Vous souhaitez déménager votre entreprise ? Rangements, nettoyages, procédures administratives, aménagement des nouveaux locaux et déménagement peuvent s’avérer fastidieux et fatiguant. En effet, généralement, de nombreuses tâches sont à prévoir. Le déménagement de société demande donc à la fois une bonne préparation ainsi qu’une bonne organisation. Conscientes de ces difficultés, de nombreuses « start up déménagement » ont évolué sur le marché afin d’aider les professionnels et les particuliers.
Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour vous aider à tout comprendre sur ce sujet. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :
I/ Les formalités de déménagement d’entreprise
II/Les solutions 2.0 pour déménager facilement
I/ Les formalités de déménagement d’entreprise
Que le déménagement soit réalisé avec ou sans l’aide d’un professionnel, il demeure indispensable de connaître toutes les formalités à suivre. Ainsi, plusieurs étapes doivent être respectées.
A) La planification du déménagement
Le processus de déménagement implique une planification efficace. Ainsi, préalablement à la prise de décision, le chef d’entreprise doit anticiper toutes les étapes et difficultés de la transition.
1. La communication de la décision aux salariés
Les salariés doivent être informés du déménagement d’entreprise. Cette étape s’avère nécessaire afin de les préparer à organiser leur transfert.
Cette obligation légale incombe au PDG ou au gérant de l’entreprise. A cet effet, dans le cas où l’entreprise compte moins de 50 employés, il suffit de prévenir le délégué du personnel. Par contre, si l’entreprise dispose de plus de 50 salariés, il est obligatoire de consulter plusieurs comités.
La composante humaine est un important facteur à prendre en considération pendant le déménagement d’entreprise. En effet, il peut par exemple susciter conflits et appréhensions lorsqu’il est mal organisé. C’est aussi pour cette raison qu’il est important de prendre en compte et de prévenir préalablement les salariés.
2. Le respect du délai de préavis
Dans le cas où l’entreprise loue des locaux, il est nécessaire de respecter un délai de préavis avant de procéder au déménagement.
Pour résilier un bail, il est possible de donner congé par acte d’huissier ou par lettre recommandée adressée au bailleur. L’envoi de la lettre rendra la décision de déménager définitive. Ainsi, le chef d’entreprise aura jusqu’à la fin du préavis pour organiser au mieux son transfert.
Bon à savoir :
Les articles L145-4 et L145-9 du Code du commerce imposent un délai de préavis d’au moins 6 mois lorsque le bail est un bail commercial.
3. L’organisation du budget
Quelques mois avant le déménagement de société, il est souvent recommandé de réaliser une estimation de budget. A cet effet, plusieurs éléments sont à prendre en considération. Il s’agit notamment :
- des frais de l’entreprise de déménagement ;
- du coût des travaux d’aménagements du nouveau local ;
- de l’achat de nouveaux équipements.
Par ailleurs, il convient également de prévoir des frais futurs pour les nouveaux locaux (notamment coûts de nettoyage et d’entretien).
Dans tous les cas, mieux vaut effectuer une comparaison des devis des entreprises déménageurs pour avoir un aperçu des coûts des prestations appliquées sur le marché.
4. La recherche de local
Une fois l’organisation du budget réalisée, il est possible de commencer à rechercher un local pour le nouvel emplacement de l’entreprise. Ce dernier doit être adapté aux besoins de l’entrepreneur ainsi qu’à ceux de la société (emplacement stratégique, local moins cher et bureaux plus grands…).
Bon à savoir :
Pour augmenter vos chances de trouver un local adéquat, n’hésitez pas à faire une annonce sur un journal spécialisé ! Il est également possible de faire appel à une start up déménagement, ou de regarder les annonces de baux professionnels.
C’est pour cette raison qu’il convient généralement de déterminer au préalable ses besoins afin d’être plus efficace dans ses recherches.
Ainsi dans le cas où un local correspond aux attentes du chef d’entreprise, il convient de réaliser un audit. Pour cela, il est préférable de se rendre physiquement sur place et de constater par soi-même l’état des lieux avec le propriétaire de l’immeuble. Cette formalité est indispensable, surtout lorsque le local n’a jamais fait l’objet d’un usage professionnel auparavant.
Lors de la visite, il est recommandé de veiller à ce que :
- l’établissement soit apte à recevoir les infrastructures de l’entreprise ;
- l’établissement soit accessible ;
- le local respecte les normes de sécurité imposées par la loi.
5. La négociation et la signature du bail
Après avoir trouvé le local le plus adapté à ses besoins, il faut procéder à l’acquisition du bâtiment. Pour cela, il est nécessaire de passer par une phase de négociation, puis de signer ensuite le bail. Cette étape est particulièrement importante. En effet, elle permet de prouver que les deux parties au contrat remplissent bien leurs obligations légales respectives. Peuvent être négociés :
- le montant du loyer ;
- les clauses de non-concurrence et d’exclusivité ;
- l’échéance du paiement ;
- le montant des travaux à effectuer ;
- le dépôt de garantie ;
- la cession et la résiliation du bail.
Après la signature du contrat de bail, l’entrepreneur sera tenu d’informer ses collaborateurs du changement d’emplacement.
B) Les formalités spécifiques en cas de transfert de siège social
Le déménagement de société implique souvent le transfert du siège social de l’entreprise. Ainsi, afin de procéder au changement d’adresse, il convient de respecter certaines prescriptions légales. :
- tout d’abord, la décision de transfert doit être issue d’une assemblée générale extraordinaire des associés. Cette étape doit s’effectuer quelle que soit la forme juridique de l’entreprise (SARL, SA, ou SAS). Ce sont les statuts qui vont déterminer les modalités de vote au sein de l’assemblée. Ainsi, par exemple, la décision peut être prise à la majorité absolue, relative…
- ensuite, un avis de changement du siège social doit être publié dans un journal d’annonces légales (JAL) situé dans le ressort de l’entreprise. Cette procédure est indispensable pour rendre le changement de siège social opposable aux tiers.
A savoir :
L’avis doit contenir l’adresse de l’ancien siège social de l’entreprise ainsi que celle du nouveau siège social, sa dénomination sociale, et sa forme juridique.
- enfin, l’entreprise devra procéder à la déclaration du transfert de siège au greffe du tribunal de commerce. Cette déclaration doit contenir les pièces suivantes :
- un exemplaire de la décision de l’assemblée générale extraordinaire décidant du transfert de siège ;
- un exemplaire des statuts à jour de la société ;
- une demande d’inscription modifiant le siège social ;
- un justificatif de la disposition du nouveau local ;
- une attestation de publication de l’avis de déménagement au JAL.
II/ Les solutions 2.0 pour déménager facilement
Comme vous pouvez le constater, déménager une entreprise peut s’avérer complexe. Ainsi, dans le cas où l’entrepreneur n’est pas bien accompagné, les démarches peuvent être complexes. Afin d’aider l’entrepreneur à déménager sans stress, de nombreuses start up déménagement ont vu le jour en France. Voici une liste non exhaustive des sociétés qui ont bousculé le marché français.
A) Vendre le mobilier en trop avec « Les Cartons »
Un déménagement est l’occasion idéale pour faire le tri du mobilier de bureau. Vous aurez certainement envie de vous débarrasser de certains meubles usagés.
Toutefois, au lieu de les jeter, pourquoi ne pas les revendre ? C‘est à ce moment que peut intervenir la « start up déménagement » Les Cartons. Créée depuis 2016, cette plateforme met en relation des acheteurs et des vendeurs de mobilier déjà utilisés. Pour cela, vous il convient seulement de prendre une photo des meubles à vendre puis de les publier sur la plateforme de l’entreprise. Par la suite, un système se chargera de faire une estimation du prix de vos biens. Le paiement se fait en ligne et est parfaitement sécurisé.
B) Comparer le prix des déménageurs grâce à « Moverbay »
Comparateur de déménageurs en ligne, Moverbay fait partie des start up déménagement leaders dans son domaine. Cette entreprise permet de trouver les offres de service les plus abordables en fonction de la situation géographique des immeubles. Née en 2015, cette « start up déménagement » a pour principal objectif d’améliorer la recherche de déménageurs professionnels en ligne.
Si vous souhaitez utiliser Moverbay pour votre déménagement d’entreprise, il convient d’abord de renseigner votre budget et le type de prestation que vous souhaitez obtenir. La plateforme se chargera de sélectionner les prestataires en fonction de vos besoins, de vos possibilités financières et des critères légaux.
C) Transférer ses abonnements grâce à « Papernest » et «Domos Kit »
1. Papernest
Il s’agit d’une plateforme digitale permettant de simplifier les démarches concernant la souscription et la résiliation de vos différents contrats (EDF, courrier, assurances et internet).
Le service proposé est entièrement numérique. Il convient simplement de remplir un formulaire détaillant les informations de la société. La plateforme se charge de résilier kes anciens contrats, mais propose également les meilleures offres du moment en fonction du nouvel emplacement de l’entreprise (box internet, énergie, redirection de courrier). En outre, détail non négligeable : les services proposés par Papernest sont entièrement gratuits. La start up fonctionne grâce à une collaboration entre plusieurs partenaires.
2. Domos Kit
Cette « start up déménagement » offre une solution clé en main pour tout ce qui concerne la souscription et la résiliation de contrat. Elle compare également plusieurs fournisseurs d’énergie, d’assurance et de télécommunication afin de proposer les meilleures offres à ses clients. L’utilisation de Domos Kit est 100 % gratuite. La plateforme est rémunérée par les fournisseurs.
D) Se faire aider par « Les Bras en plus » et « Mydemenageur »
1. Les Bras en plus
Présente sur le marché depuis 9 ans, les « Bras en plus » est la « start up déménagement » de référence. Comme son nom l’indique, cette start up propose des services physiques pendant le déménagement. Le nombre de déménageurs mobilisé et la durée du service sont laissés au choix du chef d’entreprise. Tout comme Moverbay, il est également possible d’y trouver un comparateur des entreprises professionnelles de déménagement. A l’issue de la prestation, « Les Bras en plus » donne la possibilité de noter les professionnels auxquels vous avez eu affaire.
2 – Mydemenageur
Tout comme les Bras en plus, cette plateforme aide à « trouver des bras » pour aider lors du déménagement de l’entreprise. Cette start up a été créée afin de mettre en relation les déménageurs et les particuliers. L’inscription sur le site est gratuite ainsi que le dépôt d’annonce. Les prestataires peuvent choisir d’être payés par un don de meuble, un échange de service ou une participation financière.
E) Trouver un véhicule grâce à « trouve ton transport.com » et « cotransportage »,
1. Trouve ton transport.com
Cette plateforme a pour objectif de rechercher des transporteurs pour les professionnels et les particuliers. Son fonctionnement repose sur un système d’enchères. Ainsi, lorsqu’une personne dépose une annonce sur le site web de l’entreprise, les déménageurs font une offre. L’entrepreneur n’a plus qu’à sélectionner l’offre la plus intéressante.
2 – Cotransportage
Cotransportage est une plateforme qui permet de mettre en relation les transporteurs professionnels et les particuliers souhaitant déménager. Cette société est particulièrement intéressante dans la mesure où elle exploite les camions de livraison sur leur chemin de retour.
Il s’agir donc d’une manière à la fois économique et écologique de profiter des camions vides retournant de leur point de livraison. A cet effet, cette start up déménagement permet de réduire les frais de déménagement jusqu’à 60 %.
Vous souhaitez transférer votre siège social ? N’hésitez pas et faites appel à LegalVision !
