Vous hésitez à amorcer votre transformation digitale ? Vous vous questionnez encore sur les bénéfices que vous pouvez en tirer ? Vous êtes encore sceptiques et vous doutez de l’efficacité du numérique pour votre entreprise ? Pourtant de plus en plus la gestion de projet s’impose dans les organisations, peu importe leurs tailles, pour piloter leur activité.
La gestion de projets implique la collaboration d’autant de personnalités différentes que de personnes dans l’équipe. Cette diversité est à la fois source d’effervescence d’idées, de points de vue, d’approches variées face aux problématiques. Les outils digitaux permettent aux membres d’équipes hétéroclites de travailler ensemble de manière optimale.
Un bon outil de gestion de projets doit prendre en compte les méthodes de travail de l’entreprise afin que le digital s’adapte à l’humain et non pas l’inverse. Ainsi le chef de projet peut se consacrer à son cœur de métier, la gestion du projet et des ressources : connaitre les attentes et les compétences de ses collaborateurs afin de tenter de définir au mieux une méthodologie de travail et des objectifs globaux communs.
Certains outils de travail encore utilisés dans les entreprises sont à bout de souffle ralentissent les équipes, comme :
Sommaire :
Outils de travail désuets
Les fonctions importantes d’un logiciel de gestion de projet
Les bénéfices d’utiliser un logiciel de gestion de projet
Outils de travail désuets
- Le mail, bien qu’indispensable dans la plupart des entreprises en trop grand nombre surcharge les collaborateurs qui croulent sous trop d’informations désorganisées donc difficiles à exploiter. En mode projet si la communication quotidienne se fait uniquement par mail on est dépendant des retours de mails pour avancer.
- Les réunions de partage d’avancement rapide. Elles prennent du temps et le temps dans la gestion de projet c’est précieux.
- Excel et les feuilles de calcul pour visualiser l’avancée de ses projets, les tâches accomplies, à accomplir, etc… ne sont pas intuitives.
Les outils utilisés par les équipes ont évolué et ne cessent de s’améliorer grâce au numérique.
Les fonctions importantes d’un logiciel de gestion de projet
A) Synchronisation des équipes de travail
Un planning de travail individuel et commun où les dépendances sont bien prises en compte et connues des membres de l’équipe afin d’optimiser leur gestion.
Organisation des projets optimale
Le portefeuille projets est visible à tout moment pour soutenir le responsable projet dans son rôle de coordinateur.
Vision unique et individuelle des objectifs
Chaque membre de l’équipe connait ses tâches avec précision, sa zone d’action est clairement définie et le tout prend sens dans l’ensemble du projet.
Vision à 360° sur le projet
Les collaborateurs suivent en temps réel l’état complet du projet ; les tâches passées, en cours et à venir. Ils ont un état des lieux au quotidien, connaissent précisément le reste à faire, les délais et budgets en cours … ce qui leur permet de se concentrer sur leurs missions et objectifs finaux.
Planification GANTT
Les membres d’une équipe visualisent en un coup d’œil l’ensemble des tâches et des jalons du projet et améliorent ainsi leur propre organisation.
Centralisation des données
Les informations, les échanges et les documents sont centralisés et partagés en un seul et unique endroit pour permettre aux membres des équipes d’être au même niveau d’information et d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin.
Les bénéfices d’utiliser un logiciel de gestion de projet
La cohésion des équipes renforcée, grâce à des échanges en temps réel, des partages de fichiers, de conseils ou d’expériences.
La créativité est accrue. L’interaction régulière et rapide avec son équipe favorise la productivité du groupe, ses performances, accentue la créativité et l’intelligence collective.
Les dépendances projet sont mieux gérées.
Le suivi des ressources se fait en temps réel. Les délais, les budgets et les ressources humaines sont observables à tout moment pour maîtriser le bon avancement des projets et leur rentabilité.
Le travail à distance est simplifié avec un outil de gestion de projet en ligne. Il offre un espace de travail accessible de partout, permet de communiquer et de collaborer facilement, comme si tous les membres partageaient le même bureau.
Les données sont sécurisées. L’accès hautement sécurisé aux données est une priorité pour les éditeurs de logiciel métier. De plus les informations sont sauvegardées régulièrement et stockées pour éviter toute perte de données importante
En résumé une application digitale de gestion de projets vous permet de
- Très rapidement constituer vos équipes
- La centralisation et le partage des informations
- Fluidifier vos processus de validation
- Visualiser en temps réel l’avancée de vos projets et tâches
- Anticiper sur les possibles aléas et problématiques liés à la réalisation d’un projet
- Le suivi et la coordination de l’évolution de vos projets
- Le respect des délais et la maîtrise des coûts
- La simplification de la collaboration et des échanges entre les membres de l’équipe
- La centralisation et le partage des informations de travail
- La visibilité et la transparence
