Le dépôt et la publication des comptes annuels d’une société

I/ L’obligation de dépôt des comptes annuels

A)  Les sociétés concernées

Le dépôt des comptes est obligatoire pour une grande part des sociétés immatriculées. En effet, ce dépôt est obligatoire pour, notamment :

• Les SARL et les EURL ;
• Les sociétés par actions, notamment pour les SAS et les SA ;
• Encore, les sociétés d’exercice libéral sont soumises à l’obligation de déposer leurs comptes ;
• Les sociétés en commandite simple (SCS),
• ainsi que des sociétés en nom collectif (SNC) dont les associés indéfiniment responsables sont des sociétés à responsabilité limitée ou des sociétés par actions simplifiées.

NB: Les sociétés étrangères peuvent être soumises à l’obligation de dépôt et de publication des comptes annuels si elle a ouvert des établissements en France.

B) Le contenu de cette obligation

Le dépôt des comptes doit intervenir chaque année. En effet, après clôture de l’exercice social, le dirigeant de la société aura un délai de six mois pour faire approuver les comptes par les associés ou les actionnaires, selon le cas. Ce délai peut toutefois être prolongé par décision de justice.

Ainsi, il appartiendra au dirigeant, dans ce délai, de convoquer une assemblée générale ordinaire. Les associés devront alors approuver les comptes. Une fois les comptes approuvés, le dirigeant devra les déposer au greffe.

NB: L’assemblée générale ordinaire (AGO) a une compétence exclusive pour l’approbation annuelle des comptes annuels et, le cas échéant, des comptes consolidés.

C) La présentation simplifiée des comptes annuels

1- Les petites entreprises

Les petites entreprises peuvent, selon certains conditions, adopter une présentation simplifiée de leurs comptes annuels. Par ailleurs, elles sont dispensées de l’obligation d’établir un rapport de gestion lors des formalités d’approbation des comptes. Cette présentation simplifiée est applicable aux comptes clôturés à compter du 11 août 2018.

Selon, le Code de commerce, sont considérées comme « petites entreprises », les sociétés commerciales ne dépassent pas, à la clôture de l’exercice, deux des trois seuils suivants :

• 6 millions d’euros pour le total du bilan;
• 12 millions d’euros pour le montant net du chiffre d’affaires;
• et enfin 50 pour le nombre moyen de salariés au cours de l’exercice.

2- les entreprises moyennes

Depuis la loi pacte, les « entreprises moyennes » ont la possibilité d’adopter une présentation simplifiée de leur compte de résultat et ne rendre publique qu’une version simplifiée de leur bilan et de leur annexe.

Selon le Code de commerce, une entreprise est moyenne si deux des trois seuils ne sont pas dépassés :

• 20 millions d’euros de total de bilan;
• 40 millions d’euros de chiffre d’affaires hors taxe ;
• et enfin un nombre moyen de 250 salariés au cours de l’exercice.

II/ Comment procéder au dépôt des comptes annuels ?

A) Quels délais ?

Le dépôt des comptes annuels doit être réaliser dans le mois suivant l’approbation des comptes annuels par l’assemblée ordinaire des associés ou des actionnaires, selon le cas.

Il convient de noter que ce dépôt peut être réalisé par voir électronique auprès d’un centre de dépôt électronique commun au greffe et à l’INPI. Toutefois, cette transmission électronique n’est possible que si elle a fait l’objet d’un accord préalable conclu par la société concernée et le greffe territorialement compétent. Dans ce cas, ce dépôt doit intervenir dans les deux mois suivant l’approbation des comptes annuels .

Exemple:

Pour un exercice social s’achevant au 31 décembre 2017 :

L’approbation des comptes pourra intervenir jusqu’au 31 juin 2018. Par ailleurs, les délais de dépôt varient selon que celui-ci est réalisé:

• Par voie classique

Dans ce cas, le dépôt et la publication des comptes annuels au greffe devra intervenir avant le 31 juillet 2018.

• Par voie électronique

En revanche, s’il est réalisé par voie électronique, le dépôt doit intervenir dans les 2 mois suivant l’approbation des comptes, soit le avant le 31 août 2018.

NB: Les documents comptables déposés en annexe au RCS peuvent être communiqués à toute personne, soit par l’INPI, soit par les greffes.

B) Quelle procédure ?

1- Dépôt par voie classique

Toute société (soumise à l’obligation de dépôt des comptes annuels) est tenue de déposer au greffe du tribunal , pour être annexé au registre du commerce et des sociétés :

• Les comptes annuels ;
• et, le cas échéant, les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe, les rapports des commissaires aux comptes sur les comptes annuels et les comptes consolidés, éventuellement complétés de leurs observations sur les modifications apportées par l’assemblée qui leur ont été soumis ;
• ainsi que la proposition d’affectation du résultat soumis à l’assemblée et la résolution d’affectation votée ou la décision d’affectation prise.

2- Dépôt par voie électronique

La réception des documents par le centre électronique est constatée par un récépissé électronique. Ensuite, La transmission des documents relatifs au dépôt des comptes annuels au greffe compétent est constatée par un certificat de dépôt remis à la société déclaration.

NB : Si le dossier est incomplet, son contenu ne peut être diffusé et la société déclarante est invitée par le greffe à fournir les pièces manquantes.

C) Quels documents à transmettre ?

La formalité de dépôt des comptes annuels impose de transmettre au greffe toute une série de documents. En effet, le greffe assurera ensuite la publication des comptes sociaux au BODACC. Ces comptes sont composés, notamment :

• Du bilan comptable de la société pour l’exercice écoulé ;
• Le compte de résultat de la société au titre de ce même exercice ;
• Et, les annexes comptables ;
• Ainsi que le procès verbal de l’AG ayant approuvé les comptes, de même que les documents traitant de l’affectation et de la distribution des résultats de l’exercice.

Il s’agit là des documents comptables devant être transmis de manière standard. Or, la situation particulière d’une société peut imposer le dépôt d’autres documents. Ainsi, il faudra assurer le dépôt :

• Du rapport du commissaire aux comptes, si la société est soumise à l’obligation d’en nommer un ;
• Encore, dans le cadre d’un groupe de sociétés, toute une série de documents devra être remise au greffe. Il s’agira, notamment, de déposer des comptes consolidés, un rapport sur la gestion du groupe, ainsi qu’un nouveau rapport des commissaires aux comptes.

En outre, il convient de noter que chacun de ces documents devra être déposé au greffe en un seul exemplaire.

NB : les documents déposés au greffe doivent être certifiés conformes par le représentant légal de la société. Il peut s’agir, selon le cas, :

• du gérant (pour la SARL);
• directeur général (pour la SAS);
• président (pour la SAS);
• ou enfin de toute personne habilitée par les textes régissant la forme de société en cause à effectuer cette certification.

III/ Existe-t-il des dérogations au dépôt des comptes annuels ?

Si le dépôt des comptes est une obligation, celle-ci connait toutefois des exceptions. En effet, il est possible, dans certains cas, de demander la non publication des comptes annuels. Néanmoins, même en cas de non publication, le dépôt des comptes annuels reste obligatoire.

A) Option de confidentialité des comptes annuels

1- Les sociétés concernées

• les micro-entreprises

Il est possible pour les sociétés répondant à la définition de la micro-entreprise de demander la non publication des comptes annuels.

Pour rappel, est considérée comme une micro-entreprise, la société qui ne dépasse pas deux des trois seuils suivants:

• Un total de bilan inférieur à 350 000 € ;
• Un chiffre d’affaires net inférieur à 700 000 € ;
• Ou, un effectif moyen inférieur à 10 salariés au cours de l’exercice.

Si une société remplie ces conditions relatives aux seuils, elle pourra demander la non publication de ses comptes annuels. Alors, si la non publication des comptes annuels est admise, le greffier ne publiera pas les comptes au BODACC. À la place, il se contentera de faire mention que les comptes ont été déposés, et qu’ils sont rendus confidentiels. De même, il ne sera pas possible de consulter les comptes de la société en se rendant au greffe.

• les petites entreprises 

Les sociétés répondant à la définition des « petites entreprises » peuvent demander que le compte de résultat qu’elles déposent au greffe ne soit pas rendu public . Cette option n’est toutefois possible que pour les comptes afférents aux exercices clos à compter du 31 décembre 2015 et déposés après l’expiration d’un délai d’un an à compter du 6 août 2015 que le compte de résultat qu’elles déposent au greffe ne soit pas rendu public.

2- les sociétés ne pouvant pas bénéficier de cette option

Certaines sociétés ne pourront pas demander cette confidentialité, même si elles répondent aux critères de la micro-entreprise ou de la petite entreprise. Il s’agit :

• des sociétés membres d’un groupe de sociétés,
• des sociétés holding,
• ou encore des sociétés dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché réglementé ;
• des personnes qui font appel à la générosité publique
• et enfin des sociétés ayant une activité d’assurance ou une activité d’établissement de crédit (banque).

B) Publication des comptes et procédure relative à la confidentialité

Pour bénéficier de la confidentialité de ses comptes annuels, la société déclarante doit déposer avec les documents comptables une déclaration de confidentialité des comptes annuels établie conformément à un modèle défini par arrêté du ministre de la Justice. Ensuite, le greffier constate le dépôt des documents comptables accompagnés de la déclaration de confidentialité.

Cette déclaration doit compter un ensemble de mentions :

• la dénomination de la société,
• son numéro d’immatriculation au RCS,
• l’identité et la qualité du représentant légal signataire,
• l’exercice social concerné par la déclaration,
• et enfin une attestation sur l’honneur que la société répond à la définition des microentreprises, qu’elle n’exerce pas une activité exclue et n’a pas pour activité la gestion des titres de participations et de valeurs mobilières.

NB : Même en cas d’option pour la confidentialité des comptes annuels, ceux-ci peuvent, toutefois, être délivrés aux organismes suivants qui conservent l’accès aux comptes annuels :

• les autorités judiciaires et les autorités administratives;
• la Banque de France ;
• les personnes morales qui financent ou investissent, directement ou indirectement dans la société déclarante (ex : les banques)