La boite postale : réception de courrier externalisée

La boîte postale : définition 

La boîte postale est une solution de réception de courrier dans un lieu défini à l’avance, par exemple un bureau de poste, qui est offerte aussi bien aux particuliers qu’aux professionnels (personnes physiques ou personnes morales). Concrètement, il s’agit d’un casier à lettre qui est externalisée dans un autre lieu que celui d’exercice de la société en contrepartie du paiement d’un abonnement périodique (mensuel, annuel ou saisonnier). 

Cette solution intéresse le plus souvent les sociétés qui ne disposent pas nécessairement de service de gestion du courrier et qui ont besoin de disposer d’une adresse de domiciliation postale. Parfois, cette boîte postale va servir à gérer une partie du courrier afin de ne pas dévoiler son adresse. C’est aussi un moyen de sécuriser son courrier lorsque le lieu de réception fait l’objet de nombreux vols.   

Bon à savoir : lorsqu’une personne souhaite recevoir son courrier dans une boîte postale, elle doit préciser le numéro de la boîte postale avec les initiales BP.

I/ Ouvrir une boîte postale : les avantages de la boîte postale

Installée dans un bureau de poste, la boîte postale est pratique pour plusieurs raisons. Elle permet en effet de recevoir et stocker le courrier reçu, notamment pour les entreprises ne possédant pas de service de gestion et de réception du courrier. La boîte postale convient également aux personnes ne souhaitant pas dévoiler l’adresse de leur domicile à leurs correspondants pour éviter le risque d’atteinte à leur vie privée.

De surcroît, la boîte postale est avantageuse pour les personnes qui ont une activité entrepreneuriale et qui n’ont aucun local. Mais elle permet également une bonne réception du courrier pour les personnes qui changent régulièrement d’adresse.

De plus, avoir une adresse à la poste permet d’éviter que les courriers soient perdus ou renvoyés à l’expéditeur à cause d’une erreur sur l’adresse ou le nom du destinataire. Le numéro d’une boîte postale étant bien plus simple qu’une adresse complète, ce risque est fortement réduit. 

Puis, la boîte postale est une aubaine en cas de longues absences, ou d’absences répétées. Le courrier reste en effet dans la boîte postale jusqu’à ce qu’ils les récupèrent.

En outre, la boîte postale assure la sécurité du courrier mais aussi sa confidentialité grâce à son identification par numéro et au système de verrouillage que possède chaque casier.

Enfin, la boîte postale est accessible aux heures qui vous conviennent, et vous pouvez aller relever le courrier par vous-même. Vous pourrez ainsi traiter les courriers au plus tôt, sans attendre le passage du facteur. De plus, le courrier est délivré plus tôt dans les boîtes postales.

Bon à savoir : Dans le cas de la location d’une boîte postale en dehors du bureau de poste, il est possible de retirer le courrier à tout moment, 24h sur 24.

II/ Les inconvénients pour ouvrir une boîte postale

Si le recours à une boîte postale est pratique, il comporte cependant des limites. Toutefois, celles-ci, comparées aux nombreux avantages de la boîte postale, s’avèrent mineures.

D’abord, tous les bureaux de poste ne proposent pas ce service. La boîte postale se situe obligatoirement dans la même ville que l’entreprise. Une entreprise parisienne doit avoir sa boîte postale à Paris. Ainsi, une entreprise située dans une petite ville peut en être privée. 

De surcroît, pour avoir une boîte postale, il faut également une autorisation, ce qui n’est pas forcément chose facile. 

Ensuite, la boîte postale n’est pas admise comme adresse légale d’une société. Il n’est donc pas possible de recevoir les papiers officiels et certaines factures à cette adresse. Cela est un inconvénient considérable pour les entreprises.

Puis, l’espace de la boite postale est limité. Or, l’accumulation abusive du courrier peut être sanctionnée par la suspension de votre abonnement. Pour éviter ce problème, il faut vous y prendre à l’avance. Si, par exemple, vous quittez la ville ou ne pouvez pas aller récupérer votre courrier pendant un certain temps, prévenez les employés de la Poste. 

Enfin, il arrive aussi de retrouver du courrier qui ne vous est pas adressé dans votre nouvelle boîte. Cela peut intervenir dans les premières semaines de location de la boîte. Ce courrier est souvent adressé aux anciens locataires, lesquels oublient d’indiquer leur changement d’adresse postale à leurs correspondants.

III/ Comment avoir une boîte postale ?

D’abord, la boîte postale est ouverte à tous les particuliers et entreprises.

Puis, pour avoir une boîte postale, vous aurez d’abord à faire le choix entre une formule de location saisonnière ou annuelle. Les abonnements saisonniers sont utiles aux entrepreneurs qui résident temporairement dans la commune où se trouve la boîte postale. Dans ces cas, des justificatifs de résidence temporaire doivent être fournis. 

Ensuite, comme étape suivante, il s’agit de déposer votre demande sur place en vous rendant au bureau de poste de votre secteur. Cette demande peut également se faire en ligne.

Une fois le contrat de location signé, les clefs de la boîte postale ainsi que le numéro de la boîte qui fera office d’adresse à remettre à vos correspondants vous seront remis.

Notez bien : Pour chaque clef, vous allez verser une caution qui sera récupérée lorsque vous clôturerez la boîte. En cas de perte des clés, il doit y avoir changement de la serrure sur demande.

Il ne faut pas oublier d’avertir vos correspondants voire vos clients pour qu’ils adressent les courriers à la bonne adresse postale.

Puis, un mandat de procuration doit être donné à l’agence qui réceptionne le courrier reçu par l’entreprise.

Enfin, une boîte postale peut avoir plusieurs bénéficiaires et ce, dans la limite de cinq.

Attention, vous ne devez pas oublier que l’adresse postale n’est en aucun une adresse sociale, fiscale ou encore commerciale. Ce n’est pas non plus un justificatif de domicile.

IV/ Les documents requis pour créer une boîte postale

Il faut savoir que pour ouvrir une boîte postale, vous avez besoin de plusieurs documents et notamment :

• Un formulaire d’abonnement complété ;
• Et une copie d’une pièce d’identité en cours de validité (CNI, permis, passeport) ;
• Mais aussi, un extrait KBIS pour les entreprises et les associations ;
• Enfin, un justificatif de domicile pour les particuliers.

Tous ces documents sont à remettre à l’établissement postale du ressort de votre entreprise.

Si vous voulez permettre à quelqu’un d’autre d’accéder à votre boîte aux lettres, vous devez prévoir une lettre d’autorisation. Cette lettre d’autorisation doit préciser plusieurs éléments. Plus précisément, le nom de la personne qui donne l’autorisation mais aussi des personnes autorisées. En outre, les signatures de toutes les parties sont aussi requises. 

Vous pouvez apporter cette autorisation avec vous quand vous louerez votre boîte aux lettres ou à une date ultérieure.

Important : Dans le cas d’une boîte postale sans clef, il n’y que le locataire qui puisse relever le courrier.

V/ Ouvrir une boîte postale : quelles mentions pour envoyer du courrier à l’adresse d’une boîte postale ?

Pour qu’un courrier soit envoyé à l’adresse d’une boîte postale, plusieurs mentions sont exigées. Il s’agit notamment de :

• La mention « boîte postale » ou l’abréviation « B.P. » ;
• Et le numéro de la boîte postale ;
• Mais aussi le nom complet du bureau de poste ;
• Le code postal et la ville ;
• Ou encore le nom et le prénom du destinataire ;
• Et enfin, le nom de l’entreprise ;

Notez bien : Le nom du destinataire et le nom de l’entreprise sont obligatoires seulement en cas d’envoi enregistré.

VI/ Option : la boîte postale au sein d’une société de domiciliation

Lorsqu’il est difficile d’ouvrir une boîte postale, il existe une autre solution. Il s’agit de la boîte de domiciliation.

Boîte postale et domiciliation : quelles différences ? 

Il faut distinguer le service de la boîte postale et la domiciliation d’entreprise. En effet, si la boîte postale professionnelle est un service de réception de courrier qui ne fournit pas d’adresse à proprement parler mais un numéro de boîte postale (BP). Autrement dit, cette boîte postale ne peut pas être utilisée pour fixer un siège social d’une entreprise. 

La domiciliation d’entreprise est une adresse administrative, fiscale et juridique d’une société permettant de recevoir du courrier officiel. 

Cette domiciliation peut être faite en dehors du siège social de l’entreprise afin de servir d’outil de communication (à l’étranger ou dans un zone stratégique). 

A noter que l’adresse de domiciliation commerciale n’est pas nécessairement la même que celle où la société exerce son activité effective. 

Tout comme la boîte postale, la société de domiciliation reçoit et conserve le courrier à une adresse différente de celle de l’entreprise ou du domicile du particulier. Toutefois, la société de domiciliation se distingue de la boîte postale par bien des choses.

D’abord, si une boîte de domiciliation peut être délivrée par plusieurs sociétés ou organismes voire communes, il en va différemment pour une boîte postale. En effet, cette dernière peut uniquement être délivrée par la poste.

Ensuite, il existe moins de contrainte quant à l’adresse de la boîte de domiciliation. En effet, le choix de l’adresse est libre. Ainsi, ce n’est pas obligatoirement celle du lieu de l’entreprise comme pour la boîte postale.

Dans tous les cas, la société de domiciliation avec laquelle le contrat de domiciliation est signé aura plusieurs obligations. Elle est par exemple soumise à l’obligation de discrétion, de sécurité voire encore de secret quant aux courriers et correspondances.

Enfin, contrairement à la boîte postale, la société de domiciliation propose d’autres services que nous allons détailler.

A) Transfert de courrier

Le détenteur de la boîte a la possibilité de recevoir son courrier à l’adresse de son choix. Ainsi, il n’aura pas à se déplacer jusqu’à son agence de domiciliation. En effet, le courrier lui sera transféré par la suite. 

B) Siège social

Toute les entreprises doivent avoir un siège social. D’ailleurs celui-ci correspond à l’adresse juridique et administrative de la société. Il est possible de domicilier une entreprise chez un tiers. Ainsi, la société de domiciliation peut être déclarée comme siège social de votre société. Attention, seules les sociétés qui font l’objet d’un agrément délivré par le préfet peuvent proposer ce service. En cas de transfert de siège social, le centre de formalités des entreprises doit en être informé.

Le siège social : définition juridique

Par siège social d’une entreprise, l’on entend le domicile juridique de la société. C’est une obligation légale permettant d’identifier le lieu d’exercice de la société (son adresse postale principale) mais également de connaître le lieu du greffe du tribunal compétent, la loi applicable (la nationalité de l’entreprise), etc. En cas de litige, il se peut que le siège social de votre entreprise soit pris en compte pour définir le tribunal territorialement compétent.

Concrètement, le siège social correspond à une adresse juridique, fiscale et administrative d’une société. C’est donc le lieu de fonctionnement de la société et de direction effectif. A titre d’exemple, si l’organe de direction d’une société et de gestion se trouve à une adresse, il convient d’utiliser cette adresse de domiciliation pour l’entreprise.

Cette adresse administrative va figurer sur les différents documents de la société. Il peut s’agir notamment des statuts de la société, du KBIS, les contrats passés par la société, les factures, etc.

Attention : le siège social d’une société n’est pas nécessairement le lieu concret d’exploitation ou de production de l’entreprise et il se peut également qu’une entreprise possède différents lieux d’exploitation et exerce plusieurs activités commerciales. Néanmoins, une société ne peut avoir qu’un seul siège social. Il faut donc distinguer le siège social du lieu d’exploitation commercial, secondaire ou complémentaire d’une entreprise. 

Il est donc indispensable, au moment de la création d’une société, de bien réfléchir au siège social que vous souhaitez choisir afin de s’assurer d’une stabilité et de vous éviter d’effectuer les démarches relatives au transfert de siège social qui peuvent être importantes. 

C) Réception de courriers administratifs

Cette adresse postale, qui fait également office d’adresse administrative, permet aux particuliers et aux entreprises de recevoir des courriers administratifs et officiels. Ce qui alors plus avantageux qu’une boîte postale qui n’offre pas cette possibilité. 

D) Ouvrir une boîte postale : adresse prestigieuse

Avec la société de domiciliation, le choix de l’adresse se fait en toute liberté, indépendamment de la ville de résidence ou de travail. Ainsi, les entrepreneurs dont le lieu d’activité est peu valorisant ont la possibilité de compenser celui-ci par une adresse plus prestigieuse.

Dans les secteurs hautement concurrentiels, avoir une adresse prestigieuse est important. C’est l’assurance de gagner en crédibilité et en attractivité auprès de ses partenaires commerciaux.

La souscription à un contrat pour ouvrir une boîte postale au sein d’une société de domiciliation est simple.

Il faut d’abord commencer par choisir une adresse parmi celles que propose la société de domiciliation. Vous devez ensuite choisir les services complémentaires qui vous conviennent. Vient à la fin l’envoi des informations demandées. Après quelques jours, la société se chargera de vous envoyer votre contrat.

Notez bien que l’adresse de domiciliation doit figurer sur tous les documents administratifs se rapportant à votre entreprise tels que les factures, les devis et les fiches de paie. Elle doit donc être révélée à tous vos clients et correspondants.

E) Services complémentaires

La société de domiciliation, contrairement à la boîte postale, ne se charge pas uniquement de la réception de courrier. En effet, elle peut aussi offrir des autres services de plusieurs types. Par exemple, cela peut être la location de bureaux, mais aussi la réexpédition du courrier voire les transferts des appels ou encore des services de messagerie.

En définitive, pour faire votre choix entre la boîte postale et la société de domiciliation et opter pour la meilleure solution, nous vous conseillons de peser les avantages et les inconvénients en fonction de vos besoins.