Remplir le DBE-S-bis : le guide pratique LegalVision

Dans le cadre de l’immatriculation ou du changement de contrôle de votre société, vous serez amené à remplir différents formulaires dont le DBE-S-bis.  Ce dernier correspond au feuillet joint au document relatif à un bénéficiaire effectif d’une société.  Il permet de préciser les modalités de contrôle.

En effet,  l’ordonnance du 1er décembre 2016 renforçant le dispositif français de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, a mis en place une nouvelle obligation déclarative à la charge des sociétés françaises.

Cette obligation impose ainsi aux sociétés d’identifier et de déclarer leurs bénéficiaires effectifs. Ces derniers correspondent aux personnes physiques :

• qui possèdent ou contrôlent la société,
• ou pour le compte de qui une opération ou une activité est réalisée.

Selon le nombre des bénéficiaires effectifs et la nature du contrôle exercé, le document relatif aux bénéficiaires effectifs peut comporter plusieurs feuillets:

• DBE-S-1 : il s’agit du document principal relatif au bénéficiaire effectif d’une société. Ce formulaire est utilisé pour communiquer les informations concernant la société et le premier bénéficiaire. Si vous souhaitez en savoir plus sur le DBE-S-1 n’hésitez pas à consulter notre article dédié.
• DBE-S-2 : ce document est utilisé en cas de pluralité des bénéficiaires effectifs. En effet, il faut l’utiliser autant de fois qu’il y a de bénéficiaires effectifs. Si vous souhaitez en savoir plus sur le DBE-S-2 n’hésitez pas à consulter notre article dédié.
• DBE-S-bis : il s’agit du feuillet à joindre pour préciser les modalités de contrôle.

Dans cet article, nous vous présenterons un guide complet sur le formulaire DBE-S-bis.

Quels sont les groupements concernés par cette déclaration ?

L’obligation de déclarer les bénéficiaires effectifs s’impose à toutes les sociétés et groupements économiques établis en France .  Les sociétés détenues intégralement par des associations, fondations, fonds de dotation, congrégations sont aussi tenues par cette formalité.

À défaut d’avoir accompli cette formalité, le représentant légal de l’entité peut être enjoint par le président du tribunal de déposer le document d’office ou à la requête du parquet ou de toute personne justifiant un intérêt.

ATTENTION : Le fait de ne pas déposer au greffe ou de déposer, de manière inexacte ou incomplète le document relatif au bénéficiaire effectif constitue un délit pénal. En effet, l’entité défaillante risque une peine pouvant aller jusqu’à six mois d’emprisonnement ainsi que 7 500 euros d’amende (37 500 euros s’il s’agit d’une personne morale). Par ailleurs, certaines peines complémentaires peuvent être appliquées, comme une interdiction de gérer.

La réalisation de cette formalité implique le paiement de certains frais:

• 23,62 € TTC, s’il s’agit du premier dépôt pour une société immatriculée au RCS à compter du 01 août 2017 ;
• 54,42 € TTC pour le premier dépôt pour une société immatriculée au RCS avant 01 août 2017 ;
• et enfin 46,41 TTC pour tout dépôt modifiant et remplaçant un précédent dépôt.

Sommaire

I/ DBE-S-bis : Société déclarante
II/ DBE-S-bis : Bénéficiaire effectif 
III/ DBE-S-bis : Description des modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif

I/ DBE-S-bis : Société déclarante

La première partie du formulaire DBE-S-bis est celle relative à la société déclarante. Il s’agit , en effet, d’un simple rappel des différentes informations relatives à la société précisées dans le DBE-S-1 ou le DBE-S-2 , selon le cas.

Dans cette section, il faut indiquer les informations suivantes :

• D’abord, la dénomination sociale de la société déclarante ;
• Ensuite, le N° unique d’identification (SIREN) ;
• Et enfin,  le greffe où la société est immatriculée.

Bon à savoir : toute les informations relatives à la société bénéficiaire sont contenues dans le K-bis.  Vous pouvez le télécharger sur le site infogreffe.

A) La dénomination sociale

La dénomination sociale est l’appellation ou le nom attribué à une société, tel qu’il est précisé dans les statuts, et qui permet d’identifier celle-ci et la différencier des autres structures.

Pour en savoir plus sur la définition de la dénomination sociale, vous pouvez lire notre article relatif à cette thématique.

B) Le numéro unique d’identification

Le numéro unique d’identification dit SIREN est le numéro composé de 9 chiffres attribué par l’INSEE lors de l’immatriculation de la société. Ce numéro figure sur le Kbis de la société.

Il convient de noter que si votre société est en cours d’immatriculation, il n’est pas nécessaire de renseigner ce numéro.

Pour plus d’informations sur ce numéro unique d’identification, n’hésitez pas à consulter notre article  » SIREN, NIC, SIRET : à quoi correspondent les codes délivrés par l’INSEE  » .

II/ DBE-S-bis : Bénéficiaire effectif

Les bénéficiaires effectifs à déclarer sont exclusivement les personnes physiques qui :

• détiennent directement ou indirectement plus de 25 % du capital et/ou des droits de vote de l’entité,
• ou qui exercent par tout autre moyen un pouvoir de contrôle sur les organes d’administration.

Par conséquent, en présence d’associés ou actionnaires personnes morales, ce régime oblige à remonter jusqu’aux personnes physiques remplissant ces critères.

Si aucune personne physique ne remplit ces conditions, par défaut, le ou les bénéficiaires effectifs sont la ou les personnes physiques qui occupent directement ou indirectement la position de représentant légal de l’entité déclarante.

Dans la section relatif au bénéficiaire effectif dans le DBE-S-bis, il faut juste rappeler les informations déjà indiquées dans DBE-S-1 ou DBE-S-2, selon le cas.

Il faut ainsi indiquer les éléments suivants:

• d’abord,  le nom de naissance du bénéficiaire et le nom d’usage, s’il en a,
• ensuite, le prénom principal,
• et enfin les autres prénoms.

III/ DBE-S-bis : Description des modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif

La dernière section du DBE-S-bis permet de décrire les modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif.

Ainsi, en cas de démembrement de propriété, il faut indiquer la répartition des pourcentages à la fois pour la détention du capital et celle des droits de vote, entre la nue-propriété, l’usufruit, voire la pleine propriété.

En revanche,  en cas de détention indirecte, il faut préciser les modalités du contrôle indirect sur la société déclarante. Ainsi, si des personnes morales autres que la société déclarante interviennent pour permettre ce contrôle indirect, il faut mentionner pour chacune d’elle les informations suivantes:

• sa dénomination sociale et l’adresse de son siège social,
• soit son n° unique d’identification suivi du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée,
• soit son n° et son lieu d’immatriculation dans un registre public.

Enfin, il convient de préciser les modalités du pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction de la société déclarante ou sur l’assemblée générale de ses associés ou actionnaires .

Exemple

1. Démembrement de propriété 

Soit une SAS  » LUNA «  dont de capital est réparti comme suit :

• Monsieur X detient 55 % du capital ;
• Monsieur Y détient 45 % en nue propriété ;
• et Madame Z détient 45 % en usufruit.

Monsieur X est bénéficiaire effectif de la SAS LUNA dés lors qu’il détient directement plus de 25% du capital social de la social déclarante.

En cas de démembrement, sauf disposition contraire des statuts,  le droit de vote appartient au nu-propriétaire, sauf pour les décisions concernant l’affectation des bénéfices, où il est réservé à l’usufruitier.

Par conséquent, Monsieur Y est bénéficiaire effectif de la SAS puisqu’il détient 45 % des droits de vote attachés aux 45 % des actions détenues en usufruit dans le cadre du démembrement de propriété avec Madame Z.

En revanche, Madame Z n’est pas bénéficiaire effectif dés lors qu’elle n’a pas la qualité d’associé.

2. Copropriété de parts sociales indivises 

Soit une SARL  » SUN «  dont de capital est réparti comme suit :

• Monsieur X détient 45 % du capital ;
• Monsieur Y et Madame Z détiennent 55 % du capital en indivision. Ces derniers étant représentés par un mandataire unique.

Monsieur X est bénéficiaire effectif de la SAS LUNA dés lors qu’il détient directement plus de 25% du capital social de la social déclarante.

Par ailleurs, Monsieur Y et Madame Z, représentés par un mandataire unique, sont aussi bénéficiaires effectifs. En effet, ils détiennent en indivision 55 % du capital de la Société « SUN ». Ils sont chacun bénéficiaire effectif au titre de cette détention indirecte.

En effet, selon le Code civil, les copropriétaires de parts sociales ou actions indivises sont représentés par un mandataire unique, choisi par les indivisaires ou par décision de justice.

Déclarez les bénéficiaires effectifs de votre société