Tout comprendre sur votre formulaire DBE-S-2 !

La qualité d’associé vient souvent avec un certain nombre d’obligations. Plus les associés détiennent une grande proportion des parts sociales ou exercent une influence importante sur la société, plus elles seront importantes. Afin d’être en capacité de surveiller l’exécution des obligations par les associés, les juridictions doivent avoir la connaissance des différents droits sociaux possédés ceux-ci. Afin d’éviter aux juridictions de devoir vérifier les statuts de chaque société pour examiner la répartition du capital, les formulaires de Déclaration de Bénéficiaire Effectif ont été créés le 1er août 2017. Ces déclarations doivent être effectuées par toutes les entreprises françaises à l’exception des sociétés cotées. Cette déclaration a pour but de désigner l’identité des associés exerçant un contrôle sur la société. Cette DBE est composée de 3 formulaires, le formulaire DBE-S-1, le DBE-S-2 et le DBE S-bis.

D’abord, le formulaire DBE-S-1 est le formulaire principal relatif au bénéficiaire effectif d’une société. Cet imprimé est utilisé pour communiquer les informations concernant la société et son premier bénéficiaire.

Ensuite, le formulaire DBE-S-2 est utilisé en cas de pluralité des bénéficiaires effectifs. Il faudra donc un formulaire de ce type pour chaque bénéficiaire au-delà du premier.

De surcroît, le formulaire DBE-S-bis est un formulaire à joindre pour préciser les modalités de contrôle en cas de contrôle indirect d’une société.

En outre, ce document devra être déposé au greffe du tribunal de commerce compétent lorsqu’il y a une pluralité de bénéficiaires effectifs et que la société se trouve dans l’une des trois situations suivantes :

• La société est en train d’effectuer sa demande d’immatriculation suite à sa création.
• La société a reçu un récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise : elle a alors un délai de 15 jours pour effectuer sa DBE.
• L’une des informations mentionnées sur l’un des formulaires a été modifiée. Elle aura alors un délai de 30 jours pour procéder à sa déclaration.

Enfin, la Déclaration de Bénéficiaire Effectif peut être effectuée en ligne via le site Infogreffe.

Dans cet article, nous nous focaliserons uniquement sur le formulaire DBE-S-2. En effet, la complétion de ce document peut présenter certaines difficultés.

Ainsi, LegalVision vous propose un guide complet pour bien remplir votre formulaire DBE-S-2. Si vous souhaitez compléter la DBE-S-1, nous vous invitons vivement à lire notre article « DBE-S-1, les règles à connaître pour bien le compléter » .

Sommaire

I/ Les informations relatives à la société déposante à inclure dans le formulaire DBE-S-2
II/ Les informations sur les bénéficiaires effectif à inclure dans le formulaire DBE-S-2

I/ Les informations relatives à la société déposante à inclure dans le formulaire DBE-S-2

La première partie du DBE-S-2 doit contenir un ensemble d’informations relatives à la société déclarante. Plus précisément il faudra remplir les informations suivantes :

• La dénomination sociale de l’entreprise ;
• Le numéro unique d’identification SIREN suivie de la mention RCS et du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel elle est immatriculée ;
• La forme juridique de la société déclarante ;
• L’adresse du siège social de la société.

En réalité toutes ces informations sont mentionnées sur le KBIS de la société déclarante. Ce document sert de carte d’identité de l’entreprise et permet de retrouver facilement au sein d’un document unique, l’ensemble des informations à déclarer.

Il est par ailleurs possible de télécharger une copie de votre Kbis à jour sur le site « Infogreffe ». Toutefois, la demande de communication d’un Kbis est payante. Son prix est fonction du mode de communication du document :

Ainsi, pour obtenir son KBIS de cette manière, il faudra payer :

• 4,01 € pour un envoi par courrier ;
• ou bien 3,53 € pour un envoi électronique ;
• et 2,82 € pour un retrait sur place au greffe.

1. La dénomination sociale de l’entreprise

La dénomination sociale est l’appellation de la société. C’est donc le nom officiel qui lui est attribué. Cette dénomination sert principalement à identifier la société et à la distinguer de ses concurrents. Enfin, celle-ci est mentionnée dans les statuts de la société.

Vous êtes intéressé par un changement de dénomination sociale ? Nous nous occupons des formalités nécessaires.

2. Le numéro SIREN

Le numéro SIREN ou numéro unique d’identification est un numéro attribué par l’INSEE lors de l’immatriculation de la société. Il est composé de 9 chiffres. Ce numéro figure sur le Kbis de la société.

Attention : si la société est en cours d’immatriculation, il ne sera pas nécessaire de renseigner ce numéro puisque ce dernier n’aura pas encore été fourni à la société.

3. La forme juridique de la société

D’abord, cette forme correspond au statut juridique de la société. Elle est choisie par la société lors de sa création . Il existe de nombreuses formes de société que l’on divise souvent en deux catégories distinctes.

• Les sociétés de personnes (SC, SNC , SCS, SCI)
• Les sociétés de capitaux (SA, SAS, SCA, SARL)

Vous souhaitez en savoir plus sur les différentes formes de société et sur comment créer votre société ? Les services personnalisés de Legalvision sont fait pour vous.

4. L’adresse du siège social de la société

Le siège social est le lieu où l’entreprise est domiciliée. Celui-ci est mentionné dans les statuts de la société. En cas de changement de l’adresse du siège social, il sera nécessaire de le déclarer en effectuant une nouvelle déclaration de bénéficiaires effectifs avec l’imprimé DBE-S-2.

Vous envisagez de transférer votre siège social ? N’hésitez pas à nous contacter.

II/ Les informations sur le bénéficiaire effectif à inclure dans le formulaire DBE-S-2

A) L’identité du bénéficiaire effectif

La deuxième partie du DBE-S-2 devra inclure des informations relatives aux bénéficiaires effectifs de la société.

Il faudra alors indiquer :

• L’identité du bénéficiaire effectif (nom, nom d’usage, pseudonyme, prénom)
• Sa date et son lieu de naissance ;
• Sa nationalité ;
• L’adresse de son domicile personnel actuel ;
• Les modalités du contrôle exercé sur la société concernée ;
• La date à laquelle la personne physique est devenue, bénéficiaire effectif de la société.

B) Les modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif sur la société

Il existe deux moyens différents de déterminer les bénéficiaires effectifs d’une société.

1. La méthode de calcul des parts sociales

Tout d’abord, il est possible de déterminer le ou les bénéficiaires effectifs en examinant le taux de détention directe ou indirecte de chacun des associés de la société déclarante.

Ensuite, selon le Code monétaire et financier, les bénéficiaires effectifs sont les personnes qui détiennent directement ou indirectement plus de 25 % du capital et/ou des droits de vote de la société. Ainsi, l’associé disposant d’exactement 25% du capital et/ou des droits de vote de la société ne sera pas considéré comme un bénéficiaire effectif. En présence d’associés ou d’actionnaires, personnes morales, ce régime implique de remonter jusqu’aux personnes physiques remplissant ces critères.

De surcroît, il n’est pas nécessaire de posséder 25% du capital et des droits de vote. L’un ou l’autre suffit. Cette distinction est particulièrement importante en cas d’usufruit des parts sociales. En effet, par principe, le nu-propriétaire conserve le capital et l’usufruitier les droits de vote.

Toutefois, il est possible de prévoir une autre répartition spécifique dans les statuts.

De même, il est important de se rappeler qu’au sein d’une indivision, les indivisaires disposent chacun de l’intégralité des droits sur l’indivision.

Ainsi, s’il y a une indivision sur 50 % des parts d’une société, chacun des indivisaires sera considéré comme un bénéficiaire effectif. Via ce mécanisme, on peut par exemple avoir une somme des indivisions largement supérieure à 100 %. C’est par exemple le cas si 5 personnes partagent une indivision sur 50 % des parts d’une société.

Enfin, dans les sociétés anonymes (SA), les statuts peuvent, sous certaines conditions, accorder un droit de vote double à celui conféré aux autres actions. Ainsi, si un actionnaire possède 15 % des actions d’une SA, mais que celle-ci accorde un droit de vote double, il disposera de 30 % des droits de vote et sera donc un bénéficiaire effectif.

2. Les bénéficiaires effectifs ayant moins de 25 % des droits

Il est également possible qu’une personne soit considérée comme un bénéficiaire effectif lorsqu’elle exerce par d’autres moyens que la détention directe ou indirecte du capital, des pouvoirs de contrôle sur la société.

Cela est le cas dans les situations suivantes :

• Une personne détermine en fait, par les droits de vote dont elle dispose, les décisions dans les assemblées générales de la société déclarante ;
• Des associés ou actionnaires disposent du pouvoir de nommer ou révoquer les différents membres des organes de gestion de la société. Dans ce dernier cas, il faudra alors préciser par quel moyen les associés ont acquis un tel contrôle en remplissant le feuillet DBE-S-Bis qui devra être joint au formulaire DBE-S-1 et DBE-S-2. Ce contrôle peut notamment être dû à l’existence d’un pacte d’associés ou d’actionnaires ou d’un groupe familial.

Enfin, si aucune personne ne remplit les conditions précédentes, le représentant légal de la société déclarante sera alors considéré par défaut comme son bénéficiaire effectif. Toutefois, lorsque le représentant légal est une personne morale, le bénéficiaire effectif sera dans ce cas, la personne physique représentant cette personne morale.

C) La date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif de la société

D’abord, si la personne a acquis ses droits via une acquisition des parts sociales ou actions, elle devient bénéficiaire effectif à la date d’acquisition de ses droits.

Ensuite, si le propriétaire des parts les a acquis via un usufruit, cela sera alors la date de l’usufruit.

Enfin, en cas de bénéficiaire effectif dirigeant (en l’absence d’associé possédant 25% des droits de vote ou du capital), cela sera alors la date de nomination.

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