La procédure disciplinaire : comment ça marche ?

Lorsque l’employeur souhaite infliger une sanction à un de ses salariés, il doit respecter ce que l’on appelle une procédure disciplinaire. La procédure disciplinaire peut être définie comme étant un ensemble de formalités à respecter pour que la sanction prononcée soit considérée comme régulière. Il est tout de même important de rappeler qu’il n’existe pas une seule et unique procédure disciplinaire : elle va différer en fonction de la sanction choisie. LegalVision vous explique alors l’essentiel sur la procédure disciplinaire en entreprise.

Sommaire :

 La nécessité d’une faute 
Les différentes sanctions disciplinaires existantes
La procédure disciplinaire
 Comment contester une sanction disciplinaire ?

 La nécessité d’une faute

Une sanction disciplinaire ne peut pas être infligée à un salarié gratuitement. Il faut que cette dernière soit justifiée. Cependant, avant de la prononcer, l’employeur doit effectuer quelques vérifications.

Les grands principes relatifs à la faute

Une faute suppose un acte, volontaire ou non, qui est contraire aux règles de discipline applicables dans l’entreprise. Elle peut aussi correspondre à une négligence ou à une faute professionnelle liée à une mauvaise exécution des règles professionnelles ou contraire au contrat de travail. Enfin, elle peut également consister en un manquement du salarié aux obligations contenues dans la législation du travail. En présence d’une telle faute, l’employeur peut alors prononcer une sanction, que le salarié soit en CDD ou en CDI.

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Cependant, avant cela, il faut que vous ayez en tête les principes suivants :

• Seul l’employeur peut apprécier si le comportement ou l’action commise par le salarié, constitue ou non une faute ;
• n’est pas possible de sanctionner deux fois le même fait fautif ;
• La sanction apportée au comportement fautif, doit être proportionnée à la faute commise par le salarié. En d’autres termes, il n’est pas possible, en cas de retard, de sanctionner le salarié par un licenciement par exemple. Cette sanction est beaucoup trop forte pour le comportement fautif en question.
• L’employeur a 2 mois à compter de la découverte des faits, pour mettre en oeuvre la procédure disciplinaire. Passé ce délai, aucune sanction ne pourra être prononcée envers le salarié.

 Les fautes justifiant une procédure disciplinaire

Peuvent notamment, justifier une procédure disciplinaire, les fautes suivantes :

• Le non-respect des règles de discipline fixées par le règlement intérieur ou par note de service,
• Le refus de se conformer à un ordre de l’employeur,
• Le non-respect de l’obligation de discrétion et de loyauté,
• Les critiques, les injures, les menaces, les violences,
• Les erreurs ou les négligences commises dans le travail.

Sachez cependant qu’un certain nombre de comportements ne pourront pas être qualifiés de fautifs. Vous ne pouvez pas, par exemple, sanctionner un salarié :

• en raison de ses opinions politiques ou syndicales,
• parce qu’il a fait valoir son droit de grève (sauf faute lourde imputable au salarié),
• parce qu’il a commis une faute dans le cadre de sa vie privée. Cependant, il existe une exception à cette affirmation, car si un comportement fautif réalisé durant la vie privée, a des répercussions au travail, l’employeur pourra alors le sanctionner. C’est le cas par exemple d’un salarié qui a bu de l’alcool chez lui, et qui est encore sous les effets de l’alcool lorsqu’il est au travail.

Les différentes sanctions disciplinaires existantes

L’employeur ne peut pas sanctionner son salarié avec n’importe quelle sanction. Si certaines sont autorisées, d’autres ne le sont pas. Vous devez alors être vigilants lorsque vous effectuez votre choix.

Procédure disciplinaire : les sanctions autorisées

Pour pouvoir utiliser différentes sanctions disciplinaires, elles doivent être prévues dans le règlement intérieur de votre entreprise. Prenons pour exemple un salarié qui cumule plusieurs retards. L’employeur veut lui infliger une procédure de mise à pied disciplinaire. Si une telle sanction n’est pas prévue dans le règlement intérieur de l’entreprise, l’employeur ne pourra pas l’utiliser pour sanctionner son salarié.

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Cependant, le règlement intérieur de l’entreprise peut prévoir toutes les sanctions disciplinaires existantes. Ainsi, il existe :

• le blâme ou l’avertissement : l’avertissement est réservé pour des faits mineurs isolés ou exceptionnels, dès lors qu’aucune conséquence sur l’activité de l’entreprise n’en a résulté. C’est le cas par exemple d’un salarié qui arrive deux fois en retard au travail. L’avertissement peut être notifié par mail ou par lettre recommandée.
• une mise à pied disciplinaire : la procédure de mise à pied disciplinaire consiste à écarter momentanément de l’entreprise un salarié qui s’est rendu coupable d’une faute d’une particulière gravité. Ne venant pas travailler, il ne touchera donc pas de rémunération le temps où il n’est pas venu au travail.
• la rétrogradation : elle constitue le passage du salarié à un poste inférieur. Cependant, puisque le salarié change de poste, son accord est nécessaire. Il peut alors refuser ou accepter. Si le salarié refuse, l’employeur peut décider de prendre une sanction moindre, mais aussi une sanction plus forte.
• la mutation disciplinaire : l’employeur, pour sanctionner le salarié, décide qu’il changera de lieu de travail. Cette sanction nécessite également l’accord du salarié puisqu’il ne travaillera plus au même endroit
• le licenciement pour faute simple, grave, ou lourde : le licenciement est la mesure par laquelle, agissant d’une manière unilatérale, un employeur met fin au contrat de travail qui le lie à un salarié.

Procédure disciplinaire droit du travail : les sanctions interdites

Sont prohibées :

• les sanctions pécuniaires ou les amendes,
• mais aussi les sanctions fondées sur un critère discriminatoire : l’origine, le sexe, la situation de famille, la grossesse etc…,
• les sanctions qui font suite à l’exercice par le salarié de son droit de retrait pour danger grave et imminent,
• sont également concernées les sanctions pour avoir subi ou refusé de subir des faits de harcèlement sexuel ;
• les sanctions pour avoir relaté ou témoigné, de bonne foi, de faits constitutifs d’un délit ou d’un crime dont il aurait eu connaissance dans l’exercice de ses fonctions ;

La procédure disciplinaire

La procédure disciplinaire varie en fonction de la gravité de la sanction. On peut alors parler de procédure disciplinaire simplifiée pour les fautes mineures, et de procédure disciplinaire lourde pour les fautes plus importantes.

Le cas spécifique du blâme et l’avertissement

Ces deux sanctions se différencient de toutes les autres, dans la mesure ou elles n’ont pas d’incidence sur le contrat de travail. Ainsi, ayant peu de répercussions, seul un courrier remis au salarié, par lettre recommandée avec avis de réception, par remise en main propre contre décharge, ou par voie dématérialisée, permet de notifier l’avertissement ou le blâme de manière régulière. Pour ces deux sanctions, on parle alors de procédure simplifiée car il n’y a pas d’entretien préalable à respecter.

Cependant, dans deux cas, une procédure disciplinaire plus rigoureuse devra être respectée :

• le cas ou la convention collective prévoit une procédure particulière pour prononcer un avertissent ou un blâme. Dans un tel cas, l’employeur devra respecter cette procédure.
• le règlement intérieur de l’entreprise peut prévoir également le respect d’une procédure plus complexe pour infliger un avertissement. Dans un tel cas, il faudra la respecter également.

Ainsi, le règlement intérieur ou la convention collective peuvent prévoir le respect de l’entretien préalable pour prononcer un avertissement par exemple.

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Procédure disciplinaire droit du travail : les autres sanctions

Pour ce qui est de la procédure de mise à pied disciplinaire, de la rétrogradation, de la mutation ou du licenciement, une procédure disciplinaire en plusieurs étapes, doit être respectée. Cette procédure est essentielle pour que la sanction soit régulièrement prononcée :

La convocation à un entretien préalable

Lorsque l’employeur envisage de prendre l’une de ces quatre sanctions, il convoque le salarié à un entretien préalable.

La lettre de convocation doit contenir des mentions obligatoires, à savoir :

• l’objet de l’entretien,
• la date, l’heure, et le lieu de l’entretien,
• de surcroît, elle rappelle que le salarié peut se faire assister par un membre de l’institution représentative du personnel dans l’entreprise. A défaut, le salarié peut se faire assister soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise, soit par un conseiller extérieur de son choix inscrit sur une liste dressée par le préfet.

La lettre de convocation à l’entretien préalable doit préciser l’adresse des services où la liste des conseillers est mise à la disposition des salariés, c’est-à-dire l’adresse de la section d’inspection du travail compétente pour l’établissement et l’adresse de la mairie du lieu du domicile du salarié ou de l’établissement si le salarié habite dans un autre département. L’adresse doit être précise.

Cette lettre est soit remise contre récépissé, soit adressée par lettre recommandée, dans un délai de 2 mois à compter du jour où l’employeur a eu connaissance des faits.

Concernant les délais entre la lettre de convocation à un entretien préalable et l’entretien : 

• L’employeur doit respecter un délai de cinq jours ouvrables entre la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la lettre de convocation et la date de l’entretien préalable pour une procédure de licenciement.
• Pour les trois autres sanctions, il n’y a pas de délai particulier à respecter entre la convocation et l’entretien. Mieux vaut tout de même par précaution, respecter un délai raisonnable ou se calquer sur le délai concernant le licenciement.

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L’entretien préalable

Au cours de l’entretien préalable, l’employeur indique les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié. Avant l’entretien préalable, l’employeur ne doit pas avoir pris sa décision. C’est vraiment lors de l’entretien que l’employeur décide s’il inflige la sanction envisagée ou non.

La notification de la sanction

La sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables après le jour fixé pour l’entretien, ni plus d’un mois après ce jour. Ces deux délais doivent donc être respectés.

Par exemple, en cas de procédure de mise à pied disciplinaire, si l’entretien préalable a lieu le mardi 2 juillet, la lettre ne peut être envoyée avant le vendredi 5 juillet. Cependant, le délai maximum expire lui, à minuit, un mois après l’entretien préalable, soit ici le 2 août. 

La sanction doit être notifiée par écrit et doit être motivée. La notification doit se faire par lettre recommandée ou lettre remise en main propre contre décharge.

Le motif doit être inscrit dans la lettre de notification : l’employeur ne saurait se contenter d’un renvoi aux propos tenus lors de l’entretien. L’absence de motivation prive la sanction de justification.

Concernant la notification d’une rétrogradation ou la mutation disciplinaire, lorsqu’une modification de contrat de travail est décidée par l’employeur, ce dernier doit obtenir l’accord du salarié qui se matérialisera par la signature d’un écrit ou d’un avenant au contrat de travail. Il est conseillé de laisser un délai de réflexion au salarié avant de prendre sa décision. Cette proposition de modification peut être envoyée avec la notification de la sanction.

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 Comment contester une sanction disciplinaire ?

Après le prononcé de la sanction, le salarié peut toujours demander à rencontrer son employeur pour lui demander l’annulation de la sanction à l’amiable. Si ce dernier refuse, plusieurs solutions peuvent éventuellement être envisagées.

Les pistes pour contester une sanction disciplinaire

• Vérifiez que la sanction disciplinaire qui vous est infligée, figure bien dans le règlement intérieur. A défaut, si ce n’est pas le cas, la sanction est nulle. En cas de mise à pied disciplinaire, vérifiez que la durée de la mise à pied est prévue par le règlement intérieur également. Sinon, cette sanction encoure aussi la nullité.
• Demandez vous également si la sanction prise à votre encontre est considérée comme proportionnée à la faute que vous avez commise. Dans le cas contraire, le conseil de prud’hommes peut annuler votre sanction.
• Vérifiez que la procédure disciplinaire a bien été lancée dans le délai de 2 mois à compter de la découverte des faits par l’employeur.
• Vérifiez que la sanction prise n’est pas discriminatoire.
• Demandez vous si la procédure disciplinaire a bien été respectée.

Les conséquences du non respect de la procédure

L’employeur qui ne convoque pas le salarié à l’entretien préalable :

• risque de voir la sanction annulée par le juge pour toutes les sanctions,
• de surcroît, l’absence d’entretien préalable n’affecte pas la cause réelle et sérieuse du licenciement. Le salarié peut seulement prétendre à des dommages et intérêts pour irrégularité de la procédure. Si la sanction est annulée, l’employeur ne peut plus, en pratique, sanctionner le salarié car les faits seront déjà prescrits.

Si des mentions obligatoires font défaut dans la lettre de convocation à un entretien préalable :

• l’irrégularité de procédure est encourue, pour toutes les sanctions, y compris pour le licenciement.

Lorsque la lettre de notification de la sanction est sans motif ou insuffisamment motivée :

• en cas de licenciement, il peut être sans cause réelle et sérieuse,
• pour les autres sanctions, l’absence de motif entraînera leur annulation.