Domicilier son entreprise auprès d’une boîte postale : quand une société est créée, une des premières étapes à réaliser est celle de sa domiciliation. Si la société dispose de locaux propres, elle pourra s’y domicilier mais si ce n’est pas le cas, ou si elle ne le souhaite, quelles sont ses possibilités ?
Dans cet article, LegalVision revient pour vous sur l’impossibilité de domicilier son entreprise auprès d’une boîte postale et vous présente les autres options qui s’offrent à vous.
Sommaire
Domicilier son entreprise auprès d’une boîte postale : la domiciliation
Domicilier son entreprise auprès d’une boîte postale : les autres possibilités
Domicilier son entreprise auprès d’une boîte postale : le transfert de siège social
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Domicilier son entreprise auprès d’une boîte postale : la domiciliation
Qu’est-ce que la domiciliation ?
La domiciliation correspond, pour une entreprise, à choisir son adresse administrative, c’est-à-dire à choisir l’adresse de son siège social. La domiciliation est donc indispensable.
Il faut en effet se rappeler que pour pouvoir être immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), et donc pour pouvoir exister aux yeux des tiers, l’entreprise doit disposer d’un siège social. Le siège social doit être mentionné dans les statuts de la société.
La domiciliation est donc une étape capitale. On distingue traditionnellement 2 types de domiciliation :
- la domiciliation de l’entreprise au domicile du chef d’entreprise ;
- et la domiciliation collective. La domiciliation collective est la domiciliation auprès d’une entreprise qui met à disposition ses locaux. La forme la plus courante de domiciliation collective est la domiciliation auprès d’une société de domiciliation.
Domicilier son entreprise auprès d’une boîte postale
Le fait pour une entreprise d’ouvrir une boîte postale ne correspond pas à une domiciliation. L’entreprise ne pourra en effet pas considérer cette adresse postale comme l’adresse de son siège social. Ce point mérite une attention particulière en raison des erreurs qui peuvent être commises.
Pour rappel, l’ouverture d’une boîte postale permet à une personne physique ou à une personne morale de disposer d’une boîte aux lettres externe située dans un bureau de poste.
Ce dispositif comporte plusieurs avantages, surtout pour les personnes qui changent d’adresse régulièrement ou pour les entrepreneurs qui ne disposent pas de local. En effet, grâce à cette boîte postale externe, il est toujours possible de se faire adresser du courrier et de le récupérer, peu importe les changements de domicile.
Ce dispositif comporte aussi des inconvénients. Il faut par exemple disposer d’une autorisation pour ouvrir une boîte postale, ou encore, dans le cas des entreprises, la boîte postale doit être ouverte dans la même ville.
Quoi qu’il en soit, il n’est pas possible de considérer l’adresse de la boîte postale comme l’adresse du siège social de sa société. Il n’est donc pas possible, en ce sens, de domicilier son entreprise auprès d’une boîte postale.
Domicilier son entreprise auprès d’une boîte postale : les autres possibilités
La loi encadre la domiciliation en énonçant de manière exhaustive les possibilités offertes à l’entrepreneur pour domicilier son enteprise.
Domicilier son entreprise boîte postale
Il n’est pas possible de domicilier son entreprise auprès d’une boîte postale.
Une entreprise peut ouvrir une boîte postale pour profiter des services proposés mais elle ne pourra considérer cette adresse comme le lieu de son siège social.
La domiciliation de l’entreprise au domicile du chef d’entreprise ou du gérant
Il faut distinguer selon l’entreprise concernée, selon qu’il s’agit d’une personne physique ou d’une personne morale.
L’artisan ou le commerçant individuel peut se domicilier dans son local d’habitation, et ce sans limitation de durée.
La personne morale peut être domiciliée au domicile du gérant, représentant légal. Cette domiciliation est limitée dans le temps : elle n’est possible que pour une durée de 5 ans. Il n’est cependant pas possible de domicilier une personne morale au domicile d’un associé.
Dans les deux cas, il importe peu que l’artisan, le commerçant ou le gérant soit propriétaire ou non de son logement. Il faudra cependant consulter le règlement de copropriété afin de s’assurer qu’il ne contient pas de clause prohibant l’exercice d’une activité économique.
De plus, dans le cas où le chef d’entreprise n’est pas propriétaire de son domicile, il faudra vérifier le contrat de bail. Celui-ci peut en effet interdire l’accueil de clientèle si une clause appelée « clause d’habitation bourgeoise » est insérée, ainsi que toute activité économique.
La domiciliation auprès d’une société de domiciliation
Société de domiciliation : la définition
Une société de domiciliation d’entreprise est « un prestataire de service fournissant à titre professionnel une domiciliation juridique (siège social, adresse commerciale, administrative, postale) à des personnes physiques ou morales pour l’exercice de leur activité professionnelle ».
Société de domiciliation : l’encadrement
L’activité des sociétés de domiciliation est encadrée notamment par la loi. Les sociétés de domiciliation doivent pour exercer leur activité disposer d’un agrément. Afin d’obtenir leur agrément, ces sociétés doivent satisfaire à plusieurs conditions.
Tout d’abord, les locaux de la société de domiciliation ne peuvent pas être des locaux à usage d’habitation à titre principal ou à usage mixte professionnel. Ensuite, le fondateur de la société de domiciliation ne peut avoir fait l’objet d’aucune condamnation définitive pour les infractions listées à l’article 123-11- 3 du Code de commerce.
Enfin, la société de domiciliation ou son représentant doit être propriétaire des locaux qui sont mis à disposition des entreprises domiciliées ou être titulaire d’un bail commercial. La société de domiciliation doit également mettre à disposition des entreprises domiciliées des locaux comportant une pièce propre afin de :
- garantir la confidentialité ;
- permettre la tenue de réunions des organes d’administration, de direction ou de surveillance des entreprises domiciliées ;
- rermettre la conservation des archives commerciales et juridiques des entreprises domiciliées.
Pour information, à Paris, l’agrément est délivré par le préfet de police.
Société de domiciliation : les avantages et les inconvénients
Recourir à une société de domiciliation comporte des avantages et des inconvénients.
Parmi les avantages, on peut noter le fait que c’est la société de domiciliation qui réceptionne le courrier pour le compte de l’entreprise. Elle met également à disposition des salles de réunions et souvent un service de secrétariat. Elle permet aussi à l’entreprise de bénéficier d’une adresse prestigieuse en fonction de l’adresse de la société de domiciliation.
Parmi les inconvénients, il y a le coût d’un tel service. Toutefois, il faut mettre en perspective ce coût avec celui de la location d’un bail commercial. Il faut également savoir que la société de domiciliation ne domicilie pas qu’une seule entreprise. Il peut donc être parfois plus compliqué d’organiser des réunions car il faudra tenir compte des disponibilités des salles.
Les autres formes de domiciliation collective
existe enfin d’autres formes de domiciliation collective qui moins répandues comme :
- les contrats de domiciliation pour une durée de 3 mois renouvelables ;
- la domiciliation dans les locaux d’une autre entreprise.
Dans tous les cas, comme pour la société de domiciliation, les locaux mis à disposition doivent être exclusivement à usage professionnel et ils doivent comporter une salle propre à assurer la confidentialité.
Recourir aux services d’une société de domiciliation
Une entreprise peut décider de recourir aux services d’une société de domiciliation. On considère alors qu’elle réalise une domiciliation collective : elle ne sera pas la seule entreprise à être domiciliée auprès de la société. Dans le cas d’une domiciliation collective, l’entreprise considérera que l’adresse de la société de domiciliation est l’adresse de son siège social.
Domicilier son entreprise auprès d’une boîte postale : le transfert de siège social
Le transfert de siège social est équivalent, d’une certaine manière, à un déménagement sauf qu’il concerne une entreprise. L’entreprise va quitter son adresse habituelle pour une nouvelle. Dans cette situation, l’entreprise procède à une modification de sa domiciliation et doit modifier ses statuts.
Le changement d’adresse peut arriver pour plusieurs raisons. Il faut alors qu’elle déclare son changement d’adresse. Si cette formalité n’est pas effectuée, cela peut être une cause de radiation de la société.
Le changement d’adresse, ou transfert de siège social, est soumis à une certaine procédure. Cette procédure implique notamment la modification des statuts au cours d’une assemblée. Elle implique aussi la mise à jour des statuts auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et la publication de la modification dans un journal habilité à publier des annonces légales. Cette procédure nécessite du temps car il faut respecter les formalités obligatoires. Elle a également un coût financier en raison des frais qu’elle engendre.
