Définition : qu’est ce que la domiciliation ?
Le concept de domiciliation d’entreprise n’est pas toujours simple a appréhender. Il s’agit pourtant d’un passage obligatoire pour toute personne souhaitant créer une société.
N’ayez crainte ! Cet article vous en livre davantage sur la notion de domiciliation et vous détaille les démarches pour domicilier en toute confiance votre société.
Sommaire :
Définition domiciliation
Le choix de la domiciliation
Définition domiciliation
La domiciliation est le choix effectué par une personne physique ou morale du lieu d’établissement de son activité économique.
Elle permet à l’entreprise de disposer d’une adresse administrative et fiscale fixe («siège social») à laquelle elle peut recevoir une correspondance.
La domiciliation de l’entreprise peut se limiter à la localisation géographique du siège de l’entreprise: sa direction juridique, administrative, comptable et fiscale.
Le plus souvent, cependant, la domiciliation sert également à localiser l’exercice effectif de l’activité de la société.
Domicilier son entreprise, première étape de son processus de création
Ainsi, la domiciliation juridique est la première étape de création d’une entreprise : elle est indispensable pour son immatriculation au R.C.S (Registre du Commerce et des Sociétés) ou au RM (Répertoire des Métiers).
Le choix de l’adresse de domiciliation est crucial car c’est celle qui figurera sur tous les documents commerciaux (factures, devis, etc…) émis par la société.
Par conséquent, domicilier son entreprise relève des obligations qui incombent à l’entrepreneur: toute société doit avoir un domicile et doit pouvoir justifier de son existence.
En effet, la jouissance du local déclaré en tant que siège social doit pouvoir faire l’objet de preuves concrètes relatives à son occupation physique.
Avant d’entreprendre toute autre démarche, chaque créateur d’entreprise doit donc mûrement réfléchir au choix de sa domiciliation : celui-ci emportera d’importantes conséquences pour la société, notamment du point de vue fiscal.
Les sociétés domiciliées sur le territoire français se verront en effet généralement soumises au régime d’imposition français.
Domiciliation et transfert de siège social
La question de la domiciliation d’une entreprise peut se poser lors de la création de la société mais aussi en cours de vie sociale, dans le cas d’un transfert de siège social.
Le changement de siège social d’une entreprise nécessite le respect de plusieurs étapes, impliquant notamment une modification des statuts de la société.
Les étapes pour transférer son siège social
Pour transférer le siège social d’une entreprise, il faut :
- Acter le transfert de siège durant l’assemblée générale de la société
- Effectuer la publication d’une annonce légale dans un journal départemental officiel
- Déclarer le transfert de siège au Centre de Formalités des Entreprises du nouveau siège social.
Qui est compétent pour décider du transfert de siège social ?
L’organe qui peut décider du transfert du siège social dépend de la forme juridique de l’entreprise concernée.
S’il s’agit d’une :
- SARL, la décision revient au gérant. Et ce, sous réserve de sa ratification par les associés représentant plus de la moitié des parts sociales. Lorsque le transfert a lieu dans un autre ressort, la décision relève de l’assemblée générale extraordinaire.
- SA, c’est le conseil d’administration ou le conseil de surveillance qui a la main. À condition néanmoins que l’assemblée générale ordinaire ratifie cette décision. Lorsque le transfert a lieu dans un autre ressort, la décision relève de l’assemblée générale extraordinaire.
- SAS, la loi n’exige aucune décision collective. Pour connaitre l’organe compétent en la matière (président ou autre organe), il faut se référer aux statuts de la société.
- Société civile (SCI, SCP, SCM…), la décision relève de l’assemblée générale extraordinaire de la société. Celle-ci vote à la majorité, comme prévu dans les statuts.
Le choix de la domiciliation
Domiciliation d’une entreprise : le choix du domicile personnel
Qu’il s’agisse d’une entreprise individuelle ou d’une société, la domiciliation peut tout d’abord se faire dans un local d’habitation.
Domiciliation d’une entreprise individuelle
Les entrepreneurs individuels, commerçants, artisans et membres de professions civiles indépendantes, peuvent domicilier leur société a l’adresse de leur domicile personnel.
Les personnes physiques peuvent également exercer l’activité de leur entreprise dans leur local d’habitation des lors qu’aucune disposition législative ou stipulation contractuelle ne s’y oppose.
Il faut toutefois veiller à respecter les règles d’urbanisme édictées par le code de construction et de l’habitation.
La domiciliation dans un local d’habitation n’a pas de durée limitée pour les personnes physiques et peut devenir permanente.
L’entrepreneur ne dispose pas d’un autre établissement
Lorsque l’entrepreneur ne dispose pas d’un autre établissement que son domicile personnel, il peut déclarer son local d’habitation comme étant à titre exclusif l’adresse de l’entreprise.
Le local d’habitation du commerçant ou de l’artisan est donc également le domicile de l’entreprise.
Toutefois, lorsque les personnes physiques souhaitent domicilier leur activité (et non simplement leur direction juridique et administrative) dans leur local d’habitation, elles doivent préalablement obtenir une autorisation par le maire de leur commune.
Cette autorisation d’exercice d’une activité professionnelle dans une partie du local d’habitation est délivrée dans trois hypothèses :
– l’exercice d’une activité professionnelle, y compris commerciale, pourvu qu’elle n’engendre ni nuisance, ni danger pour le voisinage et qu’elle ne conduise à aucun désordre pour le bâti
– ou l’exercice d’une activité professionnelle, y compris commerciale, est autorisé dans une partie d’un local à usage d’habitation si cette activité n’est exercée que par le ou les occupants ayant leur résidence principale dans ce local et ne conduit à y recevoir ni clientèle ni marchandises
– ou l’exercice d’une activité professionnelle, y compris commerciale, est autorisé dans une partie d’un local d’habitation situé au rez-de-chaussée, si l’activité n’est exercée que par le ou les occupants ayant leur résidence principale dans ce local, qu’elle n’engendre ni nuisance, ni danger pour le voisinage et qu’elle ne conduise à aucun désordre pour le bâti
L’entrepreneur dispose d’un autre établissement
Si la personne physique dispose d’un autre établissement pour l’exercice de son activité, elle doit fixer le domicile de son entreprise a cet établissement.
Toutefois, elle pourra fixer l’adresse de l’entreprise dans le local d’habitation si aucune disposition législative ou stipulation contractuelle ne s’y oppose.
L’adresse d’une personne morale
Pour les personnes morales, la domiciliation d’entreprise au domicile personnel est plus restrictive.
D’une part, seul le représentant légal de la société peut domicilier la société à son domicile personnel. Ainsi, pour les SAS, il s’agira donc du domicile personnel du président et pour les SA, celui du Directeur Général.
La faculté de domiciliation ne peut être utilisée par des directeurs généraux délégués.
D’autre part, la durée autorisée de la domiciliation au domicile du représentant légal varie selon les cas :
- lorsque le local d’habitation est visé par une interdiction de changement d’affectation énoncée par le code de la construction et de l’habitation ou résultant du bail ou du règlement de copropriété, la domiciliation ne peut dépasser cinq ans depuis la création de l’entreprise, ou la durée du terme légal, contractuel ou judiciaire de l’occupation des locaux. A l’expiration de ces délais, la domiciliation provisoire ne peut être maintenue.
- lorsque le local d’habitation n’est pas visé par cette réglementation, la domiciliation peut être permanente.
La domiciliation collective
Domiciliation collective : notion
La domiciliation collective n’est pas un simple fait comme la domiciliation dans un local d’habitation : il s’agit d’une convention.
On parle alors de contrat de domiciliation qui est un contrat de prestations de services. Ce contrat diffère du contrat de bail ou d’une sous-location.
Ainsi, une société domiciliataire met à disposition d’une autre société (le domicilié) un local afin qu’elle y installe son siège.
Lorsque celui qui occupe les locaux exerce en son sein son activité commerciale, il s’agit d’un contrat de bail.
Le contrat de domiciliation diffère également du bail commercial. En effet, l’activité exercée par la société domiciliée n’est pas forcement de nature commerciale. Il peut s’agir d’une activité civile comme une activité de conseil.
La réglementation de la domiciliation collective a fait l’objet de nombreuses évolutions. Ces évolutions traduisent une volonté de limiter le recours aux sociétés écran tout en facilitant la création d’entreprise.
Les conditions de la domiciliation collective
Les conditions relatives aux sociétés de domiciliation
Les sociétés de domiciliation doivent avoir été agréées par le préfet du département (préfet de police a Paris).
Lors de sa demande d’immatriculation, le domicilié doit présenter le contrat de domiciliation conclu avec le propriétaire ou le domiciliataire.
Les conditions relatives au contrat de domiciliation
Le contrat est conclu entre :
- le propriétaire ou le titulaire du bail (domiciliataire) et,
- le domicilié, personne physique ou morale.
Il doit obligatoirement être écrit, d’une durée minimale de trois mois et doit être établi préalablement a la demande d’immatriculation de la société.
