Que vous ayez une petite ou une grande entreprise, vous avez l’obligation de tenir une comptabilité de trésorerie. Celle-ci permet de garder un œil sur le flux des dépenses et des recettes prévues pour un moment donné. Pour faciliter les opérations de comptabilité, les experts ont mis en place un logiciel efficace. Avec un logiciel de comptabilité de trésorerie gratuit, la tenue de vos comptes sera fiable et sécurisée. Pour en savoir plus sur cet outil, notre blog vous dit tout.
Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour vous aider à tout comprendre sur ce sujet. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité de trésorerie ?
Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité de trésorerie ?
Comment choisir un logiciel de comptabilité de trésorerie ?
Comment utiliser un logiciel de comptabilité de trésorerie ?
Quels sont les inconvénients d’un logiciel de comptabilité de trésorerie ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité de trésorerie ?
Un logiciel de comptabilité de trésorerie gratuit est un outil qui permet de surveiller les flux de trésorerie d’une entreprise. A cet effet, il permet d’enregistrer toutes les entrées et les sorties d’argent. Il sert également à établir les budgets prévisionnels, c’est-à-dire les dépenses et les paiements prévus pour les jours ou les mois à venir.
Contrairement à ce que nous pensons, les petites comme les grandes entreprises ont toutes les deux besoin d’avoir ce type de logiciel.
Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité de trésorerie ?
Utiliser un logiciel de comptabilité de trésorerie gratuit présente de nombreux avantages. A savoir, la sécurisation et la fiabilité du processus de gestion, le gain de temps, l’adaptabilité, la simplification des échanges, la lutte contre la fraude à la TVA, etc.
La sécurisation et la fiabilité du processus de gestion de comptabilité
Employer un logiciel de comptabilité de trésorerie gratuit permet à une entreprise de sécuriser l’ensemble de son processus comptable. Ainsi, celle-ci aura un résultat fiable et exFempt d’erreurs.
En effet, les écritures comptables sont enregistrées dans des journaux préalablement paramétrés. Ainsi, les totaux se réalisent de façon automatique.
Aussi, l’équilibre algébrique de chaque écriture est vérifié par le logiciel lui-même. De ce fait, lorsque le total des débits n’est pas le même que celui des crédits, il est impossible pour l’opérateur de sortir du journal.
D’un autre côté, lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité de trésorerie, celui-ci effectue les totaux. Ces derniers seront ensuite reportés sur tous les livres comptables obligatoires (livre-journal et grand-livre). Ainsi, toutes les centralisations sont réalisées et gérées automatiquement.
Le gain du temps
En employant un logiciel de comptabilité de trésorerie gratuit, toutes les tâches sont effectuées de manière automatique. De ce fait, vous n’aurez plus à faire des contrôles manuels qui pourront alourdir le processus. Vous gagnerez ainsi plus de temps et passerez à d’autres tâches rapidement.
Pour compléter le tout, vous pouvez utiliser d’autres fonctionnalités afin de gagner plus de temps. Ce sont, par exemple, de l’intégration automatique de données, de la création de guides de saisies ou du lettrage automatique.
L’adaptabilité
Le logiciel de comptabilité de trésorerie présente aussi l’avantage d’être adaptable. En effet, il peut s’adapter à tous les besoins d’une entreprise donnée, que celle-ci soit une TPE, une PME ou une grande firme. De ce fait, le logiciel contient différents modules sur lesquels une entreprise peut ou non y souscrire.
D’un autre côté, le logiciel de comptabilité de trésorerie gratuit peut être associé avec d’autres outils de gestion. Vous pouvez par exemple le compléter avec une gestion des approvisionnements, commerciale, de la paie ou des immobilisations, un devis-facturation, etc.
La facilité des échanges
Grâce à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité de trésorerie gratuit, les échanges entre l’entreprise et l’expert-comptable se trouvent facilités. En effet, le logiciel automatise la relation entre les 2 parties et réduit l’ampleur de l’intervention humaine.
D’ailleurs, si vous utilisez un logiciel de comptabilité de trésorerie en ligne, l’expert-comptable n’aura point besoin de se déplacer pour pouvoir accéder aux données de l’entreprise.
D’un autre côté, ce logiciel en ligne facilite les différentes opérations. En effet, la présentation des tableaux et des graphiques de trésorerie aux investisseurs et aux institutions financières sera simple et claire. Aussi, le logiciel permet d’optimiser les placements et les investissements financiers lorsque la trésorerie est en surplus. Il vous alerte également lorsque la trésorerie est négative.
Ainsi, il vous sera plus facile de faire des hypothèses de trésorerie via divers scénarios, de planifier et d’ajuster les dépenses en fonction des liquidités pour faire face aux échéances ainsi que de connaitre l’état de la trésorerie sur les mois à venir.
La lutte contre la fraude à la TVA
Le logiciel de comptabilité de trésorerie permet aussi de lutter contre la fraude à la TVA. Notamment, avec le logiciel de gestion de facture, il est devenu impossible d’annuler les recettes de paiement en espèces si quelqu’un veut trafiquer les tickets de caisse.
D’ailleurs, l’usage de ce type de logiciel est devenu obligatoire pour toute personne physique ou morale soumise à la TVA. Pour en savoir plus sur cette taxe, cliquez sur ce lien.
Comment choisir un logiciel de comptabilité de trésorerie ?
Sur le marché et sur le net, il existe différents types de logiciels de comptabilité de trésorerie. Vu ces multiples modèles, il devient difficile de trouver le logiciel idéal. Pour vous aider à acquérir le logiciel qui correspond réellement à vos besoins, voici les critères de choix que vous devrez analyser.
Les critères de choix requis par la loi
En principe, pour qu’un logiciel de comptabilité de trésorerie soit fiable, il doit d’abord être inaltérable. C’est-à-dire qu’il doit conserver les données d’origine que vous avez rentrées. Aussi, il devra enregistrer toutes les modifications.
De la même façon, le logiciel doit aussi être sécurisé. En effet, il doit protéger et garantir la restitution des données dans leur état initial.
D’un autre côté, le logiciel se doit aussi d’être conservateur. Dans ce cas, il doit enregistrer et assurer une clôture journalière et mensuelle des données ajoutées.
Par ailleurs, le logiciel doit remplir une fonction d’archivage. En effet, il doit mettre tous les documents et les données dans l’archive. Cela facilitera l’administration des données.
Le prix
Lorsque vous faites vos recherches, vous trouverez des logiciels payants et gratuits. Les logiciels de compatibilité de trésorerie gratuits sont tout aussi performants que les payants. Ici, tout dépend de votre budget. Les logiciels gratuits en ligne sont aussi pratiques et simples à utiliser.
Comment utiliser un logiciel de comptabilité de trésorerie ?
Pour que le logiciel de comptabilité de trésorerie puisse bien remplir ses fonctions, il faut savoir l’utiliser correctement. Pour cela, il vous suffit de suivre ces différentes étapes.
Logiciel de comptabilité de trésorerie gratuit : le paramétrage
En premier lieu, il est recommandé de paramétrer votre logiciel de comptabilité de trésorerie. Pour ce faire, vous devez remplir toutes les données relatives à l’entreprise (siège social, dénomination sociale, numéro du SIRET…).
Également, vous devez configurer les profils en fonction des responsabilités de l’utilisateur du logiciel. Par exemple, vous pouvez instaurer un droit d’accès.
Il vous faut aussi choisir le plan de comptes applicable et le personnaliser. De la même façon, il vous faut créer et personnaliser les comptes des tiers auxiliaires.
N’oubliez pas d’ouvrir des journaux auxiliaires pour recueillir les enregistrements comptables et de planifier des sauvegardes automatiques.
Logiciel de comptabilité de trésorerie gratuit : Améliorer le processus de saisie du logiciel
Les données saisies dans le logiciel de comptabilité sont importantes. En effet, il s’agit des matières premières, ainsi que des états financiers de la société. Ainsi, pour gagner du temps lors de l’usage du logiciel, voici quelques conseils.
- En premier lieu, vous devez vous assurer que le logiciel choisi peut supporter l’import-export des données. De ce fait, vous pourrez intégrer automatiquement les données de votre logiciel depuis une autre solution de gestion. Par exemple, il sera possible de déverser de manière automatique toutes les écritures de vente depuis un logiciel de facturation, de mettre les écritures d’achat et de vente depuis un logiciel de gestion commerciale. Cela facilitera et optimisera le processus de saisie du logiciel.
- Sachez cependant que tout le processus de saisie comptable ne peut pas être automatisé. Il existe certains mouvements qui doivent être traités manuellement. Dans ce cas, il est conseillé de créer des guides de saisie personnalisés. Ceux-ci permettent de décliner automatiquement le compte de TVA et les comptes de gestion mouvementés en fonction du compte de bilan indiqué.
Pour optimiser le processus de saisie du logiciel, il est aussi recommandé de mettre en place le lettrage automatique. Celui-ci permet de gagner du temps lorsque la société emploie ses comptes auxiliaires et lorsqu’elle modifie des factures avec des montants différents.
Logiciel de comptabilité de trésorerie gratuit : préparer la clôture du compte
En utilisant le logiciel de comptabilité de trésorerie, les échanges entre la société et l’expert-comptable sont facilités. Ce dernier va enregistrer les opérations de fin d’année, réviser les comptes et renvoyer les données à l’entreprise.
Le logiciel est aussi utilisé pour clôturer l’exercice comptable. Lors de l’usage du logiciel, il faut aussi faire des sauvegardes informatiques. N’oubliez pas non plus de tester les fichiers lors des restaurations de sauvegarde. Et pour plus de fiabilité, il est conseillé de conserver les sauvegardes sur des supports distincts, dont le cloud et le disque dur. De ce fait, les risques de perdre les données seront minimisés.
Quels sont les inconvénients d’un logiciel de comptabilité de trésorerie ?
Vu ces avantages, le logiciel de comptabilité de trésorerie présente néanmoins quelques inconvénients. En effet, son utilisation nécessite des paramétrages fastidieux. Donc, si ces derniers ne sont pas réalisés correctement, des erreurs et des dysfonctionnements importants peuvent survenir.
D’un autre côté, le coût est important pour les logiciels payants.
