A quoi sert une attestation de mise à disposition ? Et dans quel contexte l’utiliser ?

Attestation de mise à disposition

Toute société doit obligatoirement disposer d’un siège social. Le siège social d’une société est l’adresse officielle de cette dernière afin de recevoir des courriers dès son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Le siège social peut soit être établi au domicile du gérant, soit dans un local commercial.

Siège social : qu’est-ce que c’est ? 

Par siège social d’une entreprise, l’on entend le domicile juridique de la société. C’est une obligation légale permettant d’identifier le lieu d’exercice de la société (son adresse postale principale) mais également de connaître le lieu du greffe du tribunal compétent, la loi applicable (la nationalité de l’entreprise), etc. En cas de litige, il se peut que le siège social de votre entreprise soit pris en compte pour définir le tribunal territorialement compétent.

Concrètement, le siège social correspond à une adresse juridique, fiscale et administrative d’une société. C’est donc le lieu de fonctionnement de la société et de direction effectif. A titre d’exemple, si l’organe de direction d’une société et de gestion se trouve à une adresse, il convient d’utiliser cette adresse de domiciliation pour l’entreprise.

Cette adresse administrative va figurer sur les différents documents de la société. Il peut s’agir notamment des statuts de la société, du KBIS, les contrats passés par la société, les factures, etc.

Attention : le siège social d’une société n’est pas nécessairement le lieu concret d’exploitation ou de production de l’entreprise et il se peut également qu’une entreprise possède différents lieux d’exploitation et exerce plusieurs activités commerciales. Néanmoins, une société ne peut avoir qu’un seul siège social. Il faut donc distinguer le siège social du lieu d’exploitation commercial, secondaire ou complémentaire d’une entreprise.

Il est donc indispensable, au moment de la création d’une société, de bien réfléchir au siège social que vous souhaitez choisir afin de s’assurer d’une stabilité et de vous éviter d’effectuer les démarches relatives au transfert de siège social qui peuvent être importantes. 

Qu’est-ce qu’une attestation de mise à disposition ?

Lors de l’immatriculation de votre société, vous devez être en mesure de justifier l’adresse de votre siège social. En outre, cette attestation de mise à disposition permet de prouver au greffe la réalité de votre adresse. Par la même occasion vous prouvez que vous détenez l’autorisation d’installer votre siège dans ce lieu.

En effet, l’attestation de mise à disposition vous sera demandée par le greffe au moment de l’immatriculation de la société. C’est une étape importante, à défaut de justificatif de siège social, l’immatriculation de votre société n’aura pas lieu. Par voie de conséquence, vous ne pourrez pas obtenir votre extrait Kbis.

L’attestation de mise à disposition d’un local commercial permet à une société de disposer d’une adresse officielle (un siège social) afin de pouvoir recevoir le courrier, ou encore de connaître le greffe du tribunal de commerce compétent. Cette mise à disposition du local se fait à titre gratuit, car dans le cas contraire, il faut établir un contrat de bail commercial ou un contrat de sous location. 

L’attestation de mise à disposition du local doit être signée par le dirigeant de la société qui bénéficie de ce local et du propriétaire du local. 

Les caractéristiques de l’attestation de la mise à disposition

Tout d’abord, vous devez vérifier que le local choisi est bien un local à usage professionnel ou commercial et non un local à usage d’habitation. Mais également que ce local soit disponible au moment de la prise d’activité de la société. La mise à disposition est une solution très économique. En effet, vous pourrez centraliser vos activités commerciales et vos activités de gestion dans un lieu unique. Par ailleurs, vous êtes obligé d’avoir un siège social mais cette adresse ne doit pas forcément être l’adresse à laquelle vous exercez votre activité.

Le domiciliataire doit avoir la capacité de disposer des locaux afin d’y établir son siège social. Cette capacité de disposer des locaux est conditionnée à la signature de l’attestation par le propriétaire ou le locataire des locaux. Si l’attestation de mise à disposition des locaux vous est fournie par le locataire. En plus de l’attestation, il vous faudra l’autorisation expresse du bailleur des locaux mis à la disposition du domiciliataire.

Par ailleurs, la mise à disposition peut être effectuée à titre gratuit ou à titre onéreux. Dans l’hypothèse où la mise à disposition serait à titre onéreux et que vous devez payer un local, un bail commercial ou un contrat de sous location est nécessaire. Les conditions financières devront être détaillées dans un document séparé, annexé à l’attestation de la mise à disposition de locaux.

Le contenu de l’attestation de mise à disposition

Ce document doit contenir certaines mentions obligatoires :

• Le nom de la société en création et ses coordonnées,
• L’adresse du siège social,
• La date de la mise à disposition égale ou antérieure à la date de signature des statuts,
• La signature du propriétaire ou locataire des locaux,
• L’identité et coordonnées de la société qui met son local à disposition et le nom de son gérant.

L’attestation de mise à disposition des locaux permet d’identifier les parties et définir la nature de la mise à disposition. C’est une déclaration légitime de la capacité du domiciliataire de disposer des locaux, objet de la déclaration, pour y exercer son activité.

Le contenu du contrat de mise à disposition d’un local

Le contrat de mise à disposition d’un local doit contenir les clauses suivantes :

• Désignant les locaux et l’usage auquel ils sont destinés ;
• La durée de la mise à disposition ;
• Les obligations respectives des parties, domiciliant et domiciliataire ;
• Une éventuelle clause résolutoire applicable en cas de non paiement d’une somme à son échéance ;
• Une clause indiquant le montant des sommes à payer chaque mois au propriétaire des locaux ;
• La clause rappelant le règlement intérieur des locaux

La différence entre le contrat et l’attestation de mise à disposition

Il faut mettre un exergue un point important. Il faut différencier le contrat de mise à disposition ainsi que l’attestation. L’attestation de mise à disposition permet d’assurer que la société est bien domiciliée. Cela permet de prouver la réalité de la domiciliation à l’adresse spécifiée dans le document. C’est donc une déclaration et ce document doit être présenter au RCS au moment de la création d’entreprise.

En revanche, le contrat de mise à disposition est quant à lui un contrat qui détermine les conditions d’utilisation des locaux occupés par la société. C’est un contrat engageant les deux parties et expliquant les obligations de chacune. Il doit être daté et signé par les deux parties au contrat, la société domiciliante et le domiciliataire.

Où établir son siège social ?

Le local peut être un local commercial. Dans ce cas, si vous payez ce local, il faudra un bail commercial ou un contrat de sous-location.

Si vous choisissez de domicilier votre siège social à votre domicile, il faudra fournir un justificatif d’occupation des locaux. En effet, un tel justificatif peut être une facture d’électricité ou une quittance de loyer par exemple. Pour éviter un éventuel rejet du greffe, vous pouvez accompagner le justificatif d’occupation d’une attestation de votre part. Cette attestation constituera une autorisation officielle de domiciliation de l’entreprise à votre logement. Par ailleurs, uniquement le gérant peut fixer la siège social de la société à son domicile, et non pas les associés.

Le siège social peut également être fixé dans les locaux d’une autre société ou encore dans les bureaux d’une société de domiciliation. Une société de domiciliation d’entreprise est un prestataire de service fournissant à titre professionnel une domiciliation juridique (siège social, adresse commerciale, administrative, postale) à des personnes physiques ou morales pour l’exercice de leur activité professionnelle.

Comment changer l’adresse de son siège social ?

Le siège social à une importance considérable puisqu’il détermine la nationalité de l’entreprise et du tribunal compétent.

On parle de transfert de siège social d’une société lorsqu’il y aura un changement d’adresse. Cette modification doit respecter un certain formalisme qui diffère selon la forme de la société (SARL, SA, SAS, ou encore SCI).

La décision de transférer le siège social doit faire l’objet d’une décision collective des associés. En effet, le transfert du siège social doit être décidé lors d’une assemblée générale extraordinaire (AGE) des associés. Les résolutions adoptées devront apparaître dans le procès-verbal de transfert de siège social. A l’ordre du jour de l’assemblée générale devront figurer le transfert de siège social et la modification des statuts. Par ailleurs, le procès verbal de transfert de siège social est composé de plusieurs résolutions :

A noter que la nouvelle adresse du siège social de la société ne peut pas être fixée n’importe où. Elle doit pouvoir justifier de la jouissance du ou des locaux où elle installe, seule ou avec d’autres, le siège de l’entreprise.

Le transfert du siège social de la société peut notamment être fait :

–       A l’adresse personnelle du représentant légal de la société (attestation de mise à disposition d’un logement) ;

–       A l’adresse d’une société de domiciliation commerciale (domiciliataire) ;

–       A l’adresse d’un bail commercial ou professionnel.

La première résolution sur laquelle l’assemblée générale devra statuer est le transfert du siège. L’assemblée décide de transférer, à compter d’une certaine date, le siège social à la nouvelle adresse. La seconde résolution est la conséquence de la décision prise dans la première résolution, l’assemblée modifiera l’article stipulant l’ancienne adresse. Au sein de la troisième résolution, l’assemblée confère tout pouvoir au gérant, ou au porteur d’un original ou d’une copie du PV. Le gérant sera alors en mesure d’effectuer les formalités légales.

S’agissant de la SAS, le procès-verbal de transfert de siège social SAS n’est pas systématiquement établi, la loi n’imposant aucune décision collective. Conformément aux statuts, le Président de la SAS ou tout autre organe ayant pris la décision, peut être le seul à décider de ce transfert. Il n’y a pas de nécessité de convoquer une assemblée générale extraordinaire.

Il faudra ensuite déposer un dossier de transfert de siège social auprès du Centre des formalités d’entreprise ou du greffe du tribunal de commerce dans le nouveau ressort.