Toute entreprise se doit d’avoir une bonne gestion de son courrier. Elle est à la fois une garantie pour sa réputation, sa notoriété, mais surtout sa stabilité financière. Ainsi, pour faire face à la demande intransigeante des entreprises, la Poste propose aujourd’hui le service de la réexpédition de courrier. Face à la crise sanitaire actuelle, ce service permet d’assurer la sécurité, mais aussi la continuité du courrier des entreprises. Votre entreprise ferme temporairement ? La poste vous accompagne et vous propose de réexpédier votre courrier professionnel vers l’adresse de votre choix (la vôtre ou celle d’un associé). Que ce soit en Outre-mer ou en France métropolitaine. Recevez ensuite vos colis et lettre pendant 15 jours à une année. Pour profiter de ce service, il vous faut simplement constituer votre contrat de réexpédition du courrier entreprise. Envie d’en savoir plus ? LegalVision vous invite à découvrir ces quelques lignes.
I/ Réexpédition de courrier, qu’est ce que c’est ?
II/ Comment le constituer ?
I/ Réexpédition de courrier, qu’est ce que c’est ?
Il s’agit d’un service fourni par la poste ainsi que par un certain nombre de sociétés de domiciliation. La réexpédition de courrier permet, comme son nom l’indique, de transférer le courrier destiné à une adresse initiale vers une autre que vous aurez choisie. Cela évitera que votre courrier soit réexpédié à l’envoyeur ou s’entasse dans la boîte aux lettres de votre société pendant que votre entreprise est temporairement inaccessible.
A) Réexpédition temporaire et réexpédition définitive, quel contrat choisir ?
En général, la poste propose deux sortes de contrats aux entreprises. La réexpédition temporaire et la réexpédition définitive. Également, ces deux contrats sont à double portée. De ce fait, vous pourrez choisir entre quatre possibilités.
- La réexpédition temporaire nationale ;
- La réexpédition temporaire internationale ;
- Le contrat de réexpédition définitive nationale ;
- Et la réexpédition définitive internationale.
D’autres possibilités telles que le contrat de garde courrier, le pack déménagement ainsi que l’abonnement de mobilité sont aussi envisageables, mais plus spécifiques.
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La réexpédition temporaire
La réexpédition temporaire vous permet de recevoir votre courrier national et international vers une adresse temporaire que vous aurez choisie. Ce type de contrat vous permet de choisir la date du début et de la fin du service. Toutefois, la durée de votre contrat doit être comprise entre 15 jours et 1 an. Passé ce délai, vous devrez effectuer un renouvellement. Mais compris entre ces délais, vous aurez le libre choix de rompre l’accord à tout moment. Ainsi, si à cause du confinement, votre entreprise reste fermée pendant plusieurs jours, vous pouvez toujours recevoir vos colis, lettres ordinaires et recommandées, publicités et catalogues de moins de deux kilos. Ceci, en choisissant de les réexpédier temporairement à l’adresse de votre choix. Le facteur transfèrera votre courrier chaque jour dans la catégorie « lettre prioritaire ». La réexpédition des marchandises, publicités sans adresse et les envois à valeur déclarée est cependant impossible.
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La réexédition définitive
Par contre, si vous décidez de déménager votre entreprise à l’étranger de façon permanente, la réexpédition définitive est le service qui vous convient. Toutefois, votre nouveau pays de résidence doit disposer d’un service de distribution de correspondance à domicile. Votre courrier ne doit pas dépasser 2 kg. Recevez vos colis à votre nouvelle adresse pendant 6 à 12 mois, tout en bénéficiant d’un renouvellement de contrat. Cependant, sachez que tout comme la réexpédition temporaire, les objets à valeur déclarée, les Chronopost ainsi que les publicités sans adresse ne sont pas pris en charge par ce service. Enfin, n’oubliez pas d’aviser l’Administration ainsi que vos clients et fournisseurs de votre changement d’adresse. Ceci, afin qu’ils puissent effectuer une mise à jour de leurs informations.
B) Réexpédition de courrier, par la poste ou par une société de domiciliation ?
Ces deux entités proposent chacune un service réexpédition de courrier pour votre entreprise. Pour faire votre choix, découvrez leur particularité.
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Choisir le service de la poste
Vous souhaitez recevoir vos colis et lettres à l’étranger ou sur le territoire français ? La poste répond à vos besoins. La réexpédition temporaire nationale coûte environ entre 49 et 100 euros (en fonction de la durée du contrat). Pour la réexpédition vers l’étranger, les tarifs varient entre 75 et 200 euros. En ce qui concerne la réexpédition définitive, le tarif varie de 100 à 180 euros pour les courriers nationaux. Il peut aller jusqu’à 130 à 205 euros pour la réexpédition à l’étranger.
Sachez également que la poste peut vous proposer une prestation de garde courrier. Ainsi, au lieu d’être réexpédié à une adresse ou déposé à votre entreprise, votre courrier sera conservé à la poste pour une durée maximum de deux mois.
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Faire appel à une société de domiciliation
La société de domiciliation permet de domicilier votre entreprise à une adresse prestigieuse garantissant ainsi sa crédibilité. Outre la domiciliation, ces sociétés peuvent également vous proposer des services supplémentaires, dont la réexpédition de courrier. Ce dernier sera transféré à l’adresse que vous aurez mentionnée dans votre contrat.
C) Réexpédition temporaire et réexpédition définitive, les démarches administratives à effectuer
Que vous fermiez votre entreprise pour une durée déterminée, ou que vous décidiez de changer d’adresse, vous devrez effectuer certaines démarches administratives pour réexpédier votre courrier.
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Les formalités administratives en cas de réexpédition temporaire
Travaux dans les locaux, crise sanitaire, déménagement temporaire, vous pouvez à tout moment avoir recours à une réexpédition temporaire de votre courrier d’entreprise. Pour cela, vous n’aurez qu’à vous rendre dans le bureau de poste de votre choix ou sur leur site internet et bénéficier des services de réexpédition dans les cinq jours qui suivent votre demande.
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Les démarches administratives pour la réexpédition définitive
Les démarches pour la réexpédition définitive sont plus compliquées. En effet, vous devez en premier lieu, récupérer votre courrier. Soit par un suivi de la poste soit par transfert automatique. Ensuite, vous devrez informer les tiers (fournisseurs, clients et toute personne intéressée) de votre changement d’adresse. Pour vous assurer de la continuité de la réception de votre courrier, n’oubliez pas d’informer l’Administration. Notamment, le service des impôts, Pôle Emploi, CPAM, CAF, etc.)
Le site service public vous permet de remplir un formulaire de déclaration de modification de coordonné afin que vous puissiez rapidement aviser les différentes administrations et organisme privé de votre changement d’adresse.
Enfin, pour une question pratique, pensez à vous acquitter de toutes ces formalités administratives un mois avant votre changement d’adresse.
II/ Comment le constituer ?
Le contrat de réexpédition du courrier entreprise peut se faire de deux manières. Soit directement au bureau de la poste, soit en ligne, sur leur site.
A) Le choix du lieu de la souscription
Simple et efficace, la souscription directe à la poste est un choix intéressant. Mais, l’inscription en ligne a également ses avantages.
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Directement à la poste
Pour constituer votre contrat de réexpédition du courrier entreprise, vous pouvez directement passer à votre bureau de poste et demander un bordereau de souscription. À la fois rapide et efficace, cette solution vous permet d’avoir toutes les réponses à vos questions. S’il s’agit d’une réexpédition personnelle, vous n’aurez qu’à emmener uniquement votre carte d’identité. Pour une entreprise, la procédure et les pièces à fournir sont plus détaillées.
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La souscription en ligne
La souscription en ligne est la seconde solution qui s’offre à vous. Cependant, elle a quelques inconvénients. En effet, vous ne pourrez constituer votre contrat qu’une fois avoir reçu votre code d’activation. De plus, ce dernier vous sera envoyé à votre ancienne boîte aux lettres. Ainsi, si vous êtes à l’étranger et voulez avoir accès à votre courrier professionnel, pensez à donner procuration à une personne de confiance pour récupérer votre code et souscrire en votre nom.
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Contrat de réexpédition du courrier entreprise : la procédure en ligne
Pour faire la souscription en ligne, vous devez suivre la procédure suivante :
- Rendez-vous sur le site de la poste ;
- Allez vers l’espace réservé aux entreprises et professionnels ;
- Accédez à l’onglet « boutique » ;
- Cliquez sur « absence, déménagement » ;
- Choisissez le type de contrat auquel vous souhaitez souscrire (réexpédition, pack déménagement, garde de courrier, abonnement de mobilité, etc.) ;
- Remplissez votre contrat ;
- Validez votre demande ;
- Acquittez-vous du prix du contrat ;
- Enfin, recevez votre code d’activation par recommandé dans les trois jours pour valider votre souscription.
B) Les pièces à fournir pour constituer son contrat de réexpédition du courrier entreprise
En général, pour constituer votre contrat, vous devrez réunir les pièces suivantes :
- Les cartes d’identité des personnes concernées par le contrat (si vous avez fait appel à un tiers pour agir en votre nom et pour votre compte, ce dernier devra également produire sa pièce d’identité) ;
- Leurs signatures ;
- Le Kbis de la société, délivré dans les trois mois de la souscription.
Veuillez également indiquer votre numéro de téléphone sur votre dossier afin que le service de la poste puisse vous appeler et vous tenir informé du déroulement des formalités de réexpédition.
C) Le délai de souscription au contrat de réexpédition du courrier entreprise
Entre la demande de souscription au contrat de réexpédition du courrier entreprise et la confirmation de celle-ci, vous devrez compter entre 3 et 5 jours (ouvrés). En outre, sachez que vous pouvez modifier les stipulations de votre contrat dans le mois qui suit sa signature.
D) Que faire pour résilier son contrat de réexpédition du courrier entreprise ?
Pour une raison ou une autre, vous pouvez être amené à résilier votre contrat de réexpédition de courrier entreprise. Toutefois, toute interruption du contrat de votre part entraînera automatiquement son annulation. Et ce, sans que vous ne puissiez prétendre au remboursement des sommes que vous avez préalablement versé. Pour procéder à la résiliation, vous devez vous rendre au bureau de poste et remplir le bordereau de modification. Votre demande sera prise en compte dans les cinq jours (ouvrés) qui suivent le dépôt dudit bordereau. Cependant, n’ayez crainte, si vous recevez du courrier pendant cette période de transition, il vous sera quand même réexpédié.
