Les étapes clés à respecter pour changer le siège social d’une société

Des associés qui souhaitent changer le siège social d’une société doivent respecter une procédure précise auprès du greffe compétent. Lorsque l’entreprise déménage, de nombreuses démarches doivent être effectuées. Il faut tout d’abord trouver un local adapté et faire apparaître cette nouvelle adresse sur tous les documents émis par l’entreprise. Le déménagement en lui-même doit aussi être préparé en amont, avec l’établissement d’un cahier des charges qui sera suivi par l’entreprise et la société de déménagement.

Sur le plan juridique, le siège social correspond à l’adresse officielle de la société. L’adresse apparaît sur les statuts de l’entreprise. Par conséquent, ces statuts doivent être modifiés pour y inscrire l’adresse du nouveau siège social. Le déménagement d’une entreprise prend souvent du temps, c’est pourquoi nous faisons le point sur les formalités à effectuer pour changer le siège social d’une société.

Sommaire : 

Dans quels cas changer le siège social d’une société ? 
Anticiper le déménagement de l’entreprise 
Les formalités à accomplir auprès du CFE 
Le cas particulier d’un transfert de siège dans un autre pays 

Dans quels cas changer le siège social d’une société

Une entreprise change souvent de locaux pour des raisons de coûts : déplacer le siège en périphérie permet de bénéficier de loyers moins élevés. Mais, pour une entreprise destinée à recevoir des clients dans ses locaux, en choisissant une adresse dans un quartier plus animé ou plus adapté à la clientèle ciblée.

Mais le transfert de siège social peut aussi se faire dans un centre d’affaires, via une société de domiciliation. Ces centres permettent de bénéficier d’une adresse prestigieuse pour un moindre coût. Les centre d’affaires, en plus de permettre d’avoir une

Lorsqu’une entreprise démarre et ne dispose pas de suffisamment de ressources financières, il est fréquent qu’elle choisisse comme siège social le domicile d’un associé. Si la société grandit, elle pourra alors s’installer dans des locaux propres. Dans certains cas, le contrat de bail de l’associé ne permet pas de choisir son domicile comme siège social de l’entreprise. Dans ce cas, une telle domiciliation ne peut se faire que pour une durée inférieure à 5 ans. Par la suite, il faudra choisir un nouveau siège social.

Anticiper le déménagement de l’entreprise

La prise de décision par les associés : convoquer l’assemblée générale

Dans les sociétés pluripersonnelles (deux associés ou plus)

Pour changer le siège social d’une société, les associés doivent être réunis en assemblée générale. Pour cela, il faut procéder à la convocation des associés dans les délais prévus par les statuts de la société. Selon la forme juridique de l’entreprise, des conditions différentes sont applicables quant à la majorité requise pour adopter la décision de transfert du siège.

Dans la loi, il est prévu que le transfert de siège d’une SCI doit être approuvé à l’unanimité des associés. Cette règle ne s’applique que lorsque les statuts sont « muets ». Les associés peuvent choisir une majorité moins exigeante dans les statuts (un vote à la majorité des deux-tiers par exemple). En effet, l’exigence d’une unanimité est particulièrement stricte. Un seul associé pourrait bloquer la prise de cette décision.

Les conditions sont bien plus souples pour une SAS. La loi ne pose aucune règle : les conditions sont fixées dans les statuts. Ainsi, les associés sont libres de choisir : la décision de changement d’adresse du siège social d’une société peut être prise en assemblée générale mais peut être aussi une décision des dirigeants de la société. Dans ce cas, il peut s’agir d’une simple décision du président de la SAS, si les associés en décident ainsi.

Cette décision est plus encadrée dans une SARL. La loi prévoit que que le transfert peut faire l’objet d’une décision du seul gérant de la société. Cette décision doit ensuite être approuvée en assemblée générale par les associés représentant plus de 50% des parts sociales.

Dans les sociétés unipersonnelles (un seul associé)

Il s’agit ici des SASU et EURL. Un seul associé détient toutes les parts de ce type de société : la prise de la décision de changer le siège social d’une société est donc facilitée. L’associé unique décide seul du transfert de siège.

Les formalités à accomplir auprès du CFE

Que le transfert de siège soit décidé en assemblée générale ou par l’associé unique (SASU ou EURL), un procès-verbal doit nécessairement être établi.

Pour changer le siège social d’une société, le greffe demande plusieurs types de documents. Le formulaire M2 est rempli par le représentant légal de la société. Dans le cadre concernant le siège social, il y inscrit la nouvelle adresse. Le procès-verbal de changement du siège social de la société de la décision de l’assemblée générale ou de l’associé unique est joint à ce dossier. Pour prouver l’occupation des nouveaux locaux, un justificatif d’occupation des lieux doit être fourni (facture d’électricité par exemple, au nom de la société).

Il faut aussi publier une ou deux annonces légales, selon la situation de la société, et s’acquitter des frais de greffe (voir ci-dessous).

Le changement de siège social de la société dans la même zone géographique

On parle de même zone géographique lorsque le nouveau siège social se situe dans le même département que l’ancien. Pour des raisons d’information des tiers, il faut publier une annonce légale dans un JAL (Journal d’Annonces Légales). Dans ce cas, les frais de greffe suite à la modification statutaire sont de 195,38 €.

Exemple : pour un transfert de Paris à Paris. S’agissant de la même zone géographique, il ne faut publier qu’une seule annonce légale.

Le transfert de siège dans une zone géographique différente

Lorsque le nouveau siège est dans un département différent de l’ancien, il y a plus de formalités à effectuer :

• Deux annonces légales sont publiées. La première est publiée dans le ressort du greffe de l’ancien siège. La seconde dans le ressort du nouveau siège.
• Le représentant légal établit un document : la liste des sièges antérieurs de la société. Pour chaque siège social, le représentant légal donne la ville du greffe compétent et les dates d’établissement du siège. S’il s’agit du premier transfert de siège, cette information doit aussi figurer sur la liste.

Le coût est aussi plus élevé : 242,16 € de frais de greffe.

Exemple : pour un transfert de siège de Paris à Marseille. Il faut publier une annonce dans le ressort du greffe de Paris et une autre dans le ressort du greffe de Marseille. Il faudra compter environ 400 € pour ces deux publications. Le représentant légal de la société doit aussi établir un document listant les sièges sociaux antérieurs de l’entreprise.

Le cas particulier d’un transfert de siège dans un autre pays

Déplacer le siège social dans un autre pays aura pour conséquence de changer la nationalité de la société. Si le siège social n’est plus en France, la loi française ne s’appliquera plus. Ce transfert a pour conséquence la dissolution de la société en France. Comme tout transfert, ce dernier doit être déclaré au greffe. Il sera donc nécessaire de fermer la société en France, puis d’en ouvrir une nouvelle à l’étranger.

Les règles de majorité sont plus strictes pour un transfert à l’étranger. C’est une décision lourde de conséquences : il faut recueillir l’approbation de tous les associés de la société. Pour un transfert au sein d’un autre pays de l’Union Européenne, le principe de liberté d’établissement s’applique.