Autorisation de domiciliation de siège social : tout savoir avec LegalVision !

Domicilier son entreprise : première étape dans le processus de création

Une obligation

La domiciliation juridique est essentielle dans le processus de création d’entreprise. En effet, elle s’avère être indispensable pour permettre l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM) selon le type d’activité exercée par la société. Il est donc impossible de se soustraire à cette obligation.

En outre, le choix du siège social s’avère être un véritable choix stratégique. L’adresse du siège social détermine par exemple la loi applicable à la société, ou encore les tribunaux compétents en cas de litige. Pour en savoir plus sur l’importance du choix de domiciliation, n’hésitez pas à consulter notre article dédié à cet effet.

Le choix de la domiciliation : autorisation de domiciliation d’entreprise chez soi

En principe, il est possible de domicilier son entreprise chez soi, c’est-à-dire au lieu de son domicile personnel. Ainsi, lorsque aucune disposition contractuelle ou législative ne s’y oppose, le représentant légal de la société peut choisir son adresse personnelle comme siège social. En outre, cette domiciliation peut s’effectuer pour une durée indéterminée, et ce peut importe la forme juridique de la société.

Domiciliation de siège social : les obstacles

Toutefois, il peut exister des dispositions législatives ou des clauses contractuelles qui empêchent le dirigeant de choisir son adresse personnelle comme siège social de la société.

Par exemple : dans le cas où le représentant légal de l’entreprise est locataire du lieu, il est possible qu’il soit stipulé dans son contrat de location qu’il est interdit de domicilier son entreprise. Ou encore, lorsque le représentant légal est propriétaire, il est possible que les règles de copropriété constituent un obstacle à la domiciliation.

Cependant, ces obstacles ne vous empêchent pas de domicilier votre entreprise à votre adresse personnelle, seulement, cette domiciliation ne pourra pas excéder 5 années à compter de la création de l’entreprise. 

Dépasser les limites contractuelles : obtenir une autorisation de domiciliation de siège social

Autorisation de domiciliation de siège social

Dans certains cas, le représentant légal doit préalablement obtenir une autorisation de la part de son bailleur lorsque le dirigeant n’est pas propriétaire des lieux qu’il compte fixer en tant que siège social. Il est donc obligatoire d’obtenir l’autorisation du propriétaire pour la domiciliation de son entreprise.

Modèle : lettre autorisation domiciliation entreprise

La forme de la lettre autorisant la domiciliation d’une entreprise est libre, cependant, certaines mentions obligatoires doivent y figurer notamment : l’identité du signataire ; l’adresse concernée ; et enfin, l’autorisation dûment mentionnée.

Vous trouverez ci-après un exemple de lettre d’autorisation de domiciliation de siège social. Ce modèle peut être utilisé en cas de demande d’autorisation domiciliation SCI ; demande d’autorisation domiciliation SARL ; demande d’autorisation pour un autoentrepreneur par exemple.

AUTORISATION DE DOMICILIATION D’ENTREPRISE

Je soussigné(e) Madame, Monsieur ou société [ indiquer l’identité de la personne]

locataire ou propriétaire [ indiquer le statut ] d’un bien situé au [ indiquer l’adresse du bien]

autorise Madame, Monsieur ou société [ indiquer l’identité de la personne] à domicilier le siège social de son entreprise au [ indiquer l’adresse] pour exercer l’activité suivante [ indiquer l’activité exercée par l’entreprise] à compter du [ renseigner la date] et jusqu’au [le cas échéant].

Que faire en cas de refus ?

En cas de refus de la part du propriétaire, plusieurs options s’offrent à vous pour domicilier votre entreprise.

Vous pouvez par exemple faire appel à une société de domiciliation. La société de domiciliation s’avère être une alternative efficace. Elle permet par exemple de fixer votre siège social dans un lieu attractif. En effet, les sociétés de domiciliation proposent généralement un vaste choix d’adresses prestigieuses. De plus, elles proposent des contrats souples et adaptables pour un tarif avantageux.

Pour en savoir plus sur les sociétés de domiciliation, rendez-vous ici ! 

Autorisation de domiciliation de siège social : et après ?

Formalités suite à autorisation pour une domiciliation dans le cadre d’une création d’entreprise

Suite à l’obtention de l’autorisation de domiciliation, il est nécessaire de suivre une certaine procédure pour pouvoir créer son entreprise.

La rédaction des statuts

Tout d’abord, il convient de rédiger les statuts de la société. Les statuts prévoient les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement de l’entreprise. Les statuts sont rédigés par écrit et peuvent revêtir la forme d’un acte sous seing privé ou d’un acte notarié.

L’enregistrement des statuts

Cet enregistrement au service des impôts des entreprises n’est plus obligatoire depuis 2015. Cependant, elle reste une formalité à accomplir dans certains cas particuliers.

La publication dans un journal d’annonces légales

Les démarches administratives pour publier votre avis de constitution doivent être effectuées dans le département où se situe le siège social de votre entreprise.

En outre, divers éléments doivent figurer dans cette annonce légale notamment :

• la dénomination sociale ;
• la forme juridique ;
• l’adresse du siège social ;
• l’objet social ;
• le capital social ;
• la durée de vie de la société ;
• la manière dont a été rédigé l’acte de constitution de la société c’est à dire sous sein privé ou par acte notarié ;
• et enfin, la date de signature de l’acte de constitution de la société.

Dépôt du dossier au greffe du tribunal de commerce ou au CFE

Ensuite, il est nécessaire de déposer un dossier de constitution de société au greffe du tribunal de commerce (ou au CFE). Le dossier doit comporter entre autres :

• un formulaire M0 ;
• un exemplaire des statuts signé ;
• l’attestation de parution dans un journal d’annonces légales ;
• un justificatif d’occupation des locaux (il peut s’agir d’une attestation d’hébergement le cas échéant) ;
• une déclaration des bénéficiaires effectifs signée par le représentant légal ;
• l’attestation de mise à disposition des locaux le cas échéant.

Les formalités à réaliser pour le transfert de son siège social

Suite à l’autorisation de domiciliation de siège social, il est possible pour la société de procéder au transfert de son siège social. En effet, après signature de l’autorisation de domiciliation, la société pourra se domicilier à l’adresse indiquée dans l’autorisation. Pour cela, il conviendra donc de réaliser un transfert de siège social.

Décision de transfert de siège en assemblée générale

Tout d’abord, il convient de prendre une décision de transfert de siège lors d’une assemblée générale extraordinaire (AGE). En effet, les AGE permettent de modifier les statuts de la société, contrairement aux assemblées générales ordinaires (AGO) qui permettent de prendre toutes les autres décisions n’impliquant pas une modification statutaire.

Bon à savoir : 

Cette décision sera prise à la majorité qualifiée lorsque la société sera une Société Anonyme (SA). Dans ce cas, la majorité est de 2/3 des voix dont disposent les actionnaires présents et représentés.

Concernant la Société par Actions Simplifiée (SAS), aucune règle spécifique n’est prévue. Ce sont les statuts qui détermineront la marche à suivre, et quel organe sera compétent pour la prise de décision.

Enfin, si la société est une Société A Responsabilité Limitée (SARL), la décision sera prise par le gérant puis ratifiée par les associés à la majorité.

Modification des statuts de la société

En outre, il est nécessaire de procéder à la modification des statuts de la société. En effet, il faudra inscrire la nouvelle adresse de siège social dans les statuts. Un procès-verbal (PV) doit être dressé dans le but de ratifier le transfert de siège.

Publication dans un journal d’annonces légales

Il est obligatoire de procéder à la publication du changement de siège social dans un journal d’annonces légales (JAL) le mois suivant la modification. 

Il convient en effet de faire connaitre cette inscription modificative aux tiers à travers la publication d’un avis dans un journal habilité.

A noter : 

Lorsque le transfert est réalisé dans le même département que l’ancien siège social, une seule publication sera nécessaire. En revanche, lorsque le transfert s’effectue dans un département différent, il conviendra de réaliser deux publications :

• la première dans un journal d’annonces légales (JAL) du département de départ ;
• la seconde dans un journal d’annonces légales (JAL) du département d’arrivée.

LegalVision vous accompagne dans votre démarche de transfert de siège !