Domiciliation d’une société : quelles sont les étapes ?

La domiciliation société est une étape clé au démarrage de votre activité. En effet, toute société est nécessairement dotée d’un siège social : en clair, c’est l’adresse administrative de votre entreprise, son domicile juridique. Il déterminera notamment le tribunal compétent en cas de litige, la loi applicable, le lieu de réunion des associés…, et devra apparaître sur vos factures, devis et courriers. Attention, pas de domiciliation, pas d’immatriculation!

Il existe plusieurs solutions pour effecteur une domiciliation société: à votre domicile, au sein de vos locaux commerciaux ou ceux d’une autre entreprise, ou encore par le biais d’une société de domiciliation. Pour vous permettre d’y voir plus clair, LegalVision revient aujourd’hui avec vous sur les différentes possibilités de domiciliation!

Dans cet article, LegalVision met à votre service son expertise juridique pour vous aider à tout comprendre sur ce sujet. Vous trouverez ci-dessous un résumé des points essentiels à retenir :

Domicilier sa société dans des locaux commerciaux
Domicilier sa société par le biais d’une société de domiciliation
Domicilier sa société à son domicile

Domicilier sa société dans des locaux commerciaux

Domiciliation société dans les locaux commerciaux de sa société

C’est la solution la plus évidente: vos locaux représentent le domicile juridique de votre société. Elle est d’autant plus logique que le siège social doit être réel, c’est-à-dire symboliser le lieu où s’exerce de façon effective l’activité de la société: lieu de réunion des assemblées générales d’associés, lieu d’accomplissement des services administratifs (comptabilité, juridique…), lieu de paiement des impôts… Les juges n’hésitent pas à écarter un siège social fictif au profit de l’identification d’un siège social réel.

Attention, la jouissance du local doit être justifiée: contrat d’électricité, contrat de bail.. Il n’est pas nécessaire d’être propriétaire des locaux mais il faut pouvoir prouver une occupation réelle desdits locaux.

Il faut également impérativement vérifier qu’il n’y ait pas d’obstacles conventionnels ou légaux à la domiciliation. Cela serait le cas si une clause du bail interdisait la domiciliation, ou si celle-ci était impossible en vertu des règles d’urbanisme.

Enfin, il faudra produire une attestation de domiciliation (ne pas confondre avec le contrat de domiciliation, cf infra) au moment de l’immatriculation au RCS. Celle-ci devra comporter:

• le nom, présent et adresse du représentant légal,
• L’adresse (qui correspond au siège social)
• Un numéro SIREN ou le numéro unique d’identification de l’entreprise,
• La dénomination sociale de l’entreprise.
• Un justificatif de domicile de moins de trois mois.

Cette attestation devra être datée et signée par le représentant légal.

Domiciliation société dans les locaux d’une autre entreprise

Une société peut aussi déclarer sa domiciliation dans les locaux d’une autre entreprise (par exemple, entre sociétés d’un même groupe). Attention, si cette dernière n’est pas propriétaire, il faudra, préalablement à toute immatriculation, obtenir l’accord écrit du bailleur.

Domicilier sa société par le biais d’une société de domiciliation

En l’absence de locaux commerciaux (parce qu’ils ne sont pas toujours nécessaires à l’activité, ou trop coûteux à son démarrage), des solutions alternatives s’offrent à vous. Il est tout d’abord possible de domicilier sa société par le biais d’une société de domiciliation: c’est une société spécialisée, agréée par le préfet du département (ou le préfet de police à Paris) et immatriculée au RCS.

Qu’est-ce qu’une société de domiciliation?

Tout simplement, elle vient dépanner une société qui n’aurait pas de siège social. Elle vise à permettre aux sociétés d’installer leur siège dans ses locaux, en leur fournissant l’adresse nécessaire à leur immatriculation. Elle peut aussi fournir des services annexes, tels qu’un accueil téléphonique, des services postaux, des salles des réunion…

L’avantage est que le recours à une société de domiciliation est bien moins coûteux que la location de locaux commerciaux. Attention au coût des services annexes cependant, qui pourront venir alourdir le coût total de la domiciliation.

Quelles formalités en cas de recours à une société de domiciliation?

Un contrat de domiciliation est alors conclu entre l’entité et la personne physique ou morale immatriculée au RCS ou RM qui sera hébergée dans ses locaux. Ce contrat doit avoir une durée supérieure à 3 mois, renouvelable par tacite reconduction (sauf résiliation avec préavis). Il précise les modalités d’installation du siège du domicilié dans les locaux de l’entreprise et rappelle les droits et obligations de chaque partie à l’acte; il est daté et signé par la société de domiciliation.

Le domiciliataire (la société de domiciliation, qui héberge) doit respecter quelques principes de base. En effet, il devra mettre à disposition de la société domiciliée une pièce pour assurer la confidentialité nécessaire, permettre la réunion régulière des organes de direction, d’administration ou de surveillance de la société. Enfin, il devra rendre possible la consultation et la conservation des documents administratifs relatifs à l’activité.

Ce contrat de domiciliation devra être présenté lors de la demande d’immatriculation de la société au RCS.

Domicilier sa société à son domicile

Domiciliation société et domicile du représentant légal de la société

est possible de fixer l’adresse administrative de la société au domicile du représentant légal. Attention, le représentant légal s’entend du dirigeant (le Président de SAS, le directeur général ou le Président du directoire de SA, ou le gérant de SARL, par exemple) et non d’un des associés.

peut là encore y avoir des obstacles à la domiciliation, du fait de dispositions contractuelles ou législatives. Dans ce cas, la domiciliation sera quand même possible mais seulement pour 5 ans. Cela veut donc dire que la société devra déclarer une nouvelle adresse au Greffe avant l’expiration des 5 ans, pour ne pas risquer une radiation d’office du RCS. Le dirigeant devra notifier au bailleur ou au syndicat de copropriété son intention de domicilier la société à son domicile, et ce avant de déposer la demande d’immatriculation au RCS.

Attention, ce n’est pas parce que la société est domiciliée au domicile du représentant légal que l’activité pourra se faire dans ces lieux, et cela n’occasionne pas non plus l’application du régime des baux commerciaux. L’on autorise seulement la domiciliation juridique!

Domiciliation société et domicile de l’entrepreneur individuel

Cas particulier de l’entreprise individuelle: il sera tout à fait possible de la domicilier dans le local d’habitation personnel de l’entrepreneur, sans avoir besoin d’avoir recours à un local commercial. Il importe donc peu que les locaux en question soient affectés à un usage personnel ou professionnel: les entrepreneurs individuels peuvent exercer leur activité à domicile mais sous réserve, une nouvelle fois, que le bail ou le règlement de co-propriété ne s’y opposent pas. Il en va de même pour d’éventuelles dispositions réglementaires, telles que les règles d’urbanisme. Là encore, l’entrepreneur individuel devra prévenir son bailleur ou le syndic de copropriété avant toute immatriculation.

Cependant, dans les deux cas et de la même manière que pour une domiciliation dans des locaux commerciaux, il faudra fournir une attestation de domiciliation de société  au moment de l’immatriculation.