L’environnement de travail a changé depuis plusieurs années. On distingue clairement une transition des bureaux conventionnels à des espaces plus collaboratifs et flexibles. Les bureaux à partager séduisent de plus en plus en raison du coût élevé d’un bureau conventionnel.
Cet attrait est aussi dû au fait que la nature de l’entreprise a beaucoup changé. La technologie offre aujourd’hui une plus grande flexibilité en termes d’emplacement, de communication et de capacité. Le partage est devenu une manière de maximiser les bénéfices et de minimiser les dépenses. Le bureau partagé permet aux chefs d’entreprise de payer leurs frais sans s’engager et de changer leurs projets plus facilement.
Ce qui définit les bureaux à partager peut être source de confusion lorsque l’on connaît la diversité actuelle des types d’espaces de travail. Voici donc plus de détails à ce sujet.
Sommaire
I/ Définition : qu’est-ce qu’un bureau à partager ?
II/ Avantages des bureaux à partager
III/ Trouver des bureaux à partager
IV/ Types de contrats
I/ Définition : qu’est-ce qu’un bureau à partager ?
Aussi appelés « bureaux équipés pour la location » ou « suites exécutives », les bureaux à partager sont une solution clé en main d’espace de travail. Ces bureaux peuvent être partagés par d’autres entreprises ou professionnels et sont souvent entièrement équipés et meublés. Il s’agit donc d’une solution prête à l’emploi permettant d’établir une succursale ou d’économiser du temps et de l’argent pour les startups. Les locaux dans lesquels se trouvent ces types de bureaux sont souvent accessibles 24h/24 et 7j/7.
Le bureau à partager diffère de l’espace de coworking dans le sens ou c’est une solution qui s’adresse à des entreprises mieux établies. Les bureaux à partager accordent par exemple plus d’importance aux équipements. Le fax, la photocopieuse, l’équipement audio-visuel, la climatisation et un mobilier de bureau de qualité en sont quelques exemples. Certains bureaux à partager opèrent comme des suites exécutives avec des commodités particulières.
Parmi ces commodités, on compte l’accueil téléphonique, l’accès internet, la cuisine et les bureaux fermés séparés du reste de l’espace. Les espaces de coworking louent généralement leur espace ou des postes de travail à la journée, au mois ou plus. En revanche la plupart des entreprises et professionnels qui souhaitent partager leurs bureaux proposent la location pour une durée minimum d’un à trois mois.
Faire la distinction avec d’autres types d’espaces de travail
Les espaces de corworking et les bureaux à partager offrent tous deux un espace de travail pour des durées flexibles. Ces deux types d’espace sont déjà meublés et offrent un environnement plus professionnel qu’un bureau à domicile avec un certain nombre de commodités. Ceux-ci permettent également aux entreprises d’augmenter ou diminuer le nombre de personnes à accueillir en fonction de leur évolution. Ce sont des solutions plus économiques comparées à l’installation d’un bureau indépendant.
Les différences majeures entre l’espace de coworking et le bureau à partager sont la durée de location et la distribution des espaces. Les espaces de coworking peuvent regrouper des employés d’entreprises différentes dans une même pièce ‘ouverte’ (Open Space). A l’inverse, les bureaux partagés réservent généralement un bureau séparé (ou plusieurs) des autres pour chaque professionnel. Le choix entre ces deux solutions dépend principalement du besoin de l’entreprise et de son stade de croissance. En effet, les bureaux sont des environnements de travail privés et moins bruyants où les locataires s’installent pour des durées en moyenne plus longues. C’est pourquoi ils s’adressent naturellement aux entreprises qui souhaitent construire leur équipe, marque, produits et services en toute confidentialité.
II/ Avantages des bureaux à partager
Pour ceux qui souhaitent profiter de plus de discrétion, de confort et de professionnalisme, le bureau à partager est une solution offrant plusieurs avantages :
A) Pratique
- Le bureau à partager est idéal pour les petites entreprises ayant des employés. Cela répond également au besoin de celles qui doivent fréquemment s’entretenir avec un nombre grandissant de clients. Le bureau à partager permet de disposer d’un environnement calme et privé pour accueillir ses collaborateurs et clients.
- Cette solution permet de disposer d’espace où conserver ses documents professionnels et d’éviter de changer de bureau tous les jours. Elle offre plus de constance avec des bureaux fermés dans des locaux privés.
- Les espaces de bureau conventionnels n’offrent pas les commodités et les opportunités de réseautage des espaces de coworking. C’est toutefois le cas de nombreux bureaux partagés combinant plusieurs avantages. Les entrepreneurs peuvent réseauter lorsqu’ils le souhaitent et fermer leur porte lorsqu’ils ont besoin de confidentialité.
- Les bureaux à partager comporte moins de responsabilités dont il faut se soucier. Des services tels que le ménage et l’entretien sont souvent pris en charge par le propriétaire. C’est aussi l’une des raisons pour lesquelles les entrepreneurs ont tendance à pencher vers la location à courte durée.
B) Economique
- Les bureaux à partager sont pratiquement toujours moins chers que les bureaux conventionnels. L’achat de bureaux peut coûter très cher et la location de bureau également (en particulier dans un centre urbain). C’est pourquoi l’avantage du prix des bureaux partagés est souvent décisif dans le choix des entrepreneurs.
- Les entrepreneurs apprécient aussi l’idée de ne pas avoir à s’engager. La location de bureau conventionnel a tendance à s’étaler sur des périodes d’un an et plus. L’achat de locaux est un investissement généralement effectué dans le cadre d’un projet s’étalant sur 10 ans et plus. En revanche, les bureaux à partager offrent la possibilité de louer sur des périodes courtes. Pour les entreprises dont les besoins changent souvent, les bureaux à partager sont une option de choix.
- Grâce à la facilité d’accès aux ressources en ligne et au fort taux de roulement des startups technologiques, la création d’une start-up en partant de très peu se fait très rapidement de nos jours et avec de plus petites équipes. La demande en hausse d’espaces de travail provenant des Start-Up a fait des bureaux partagés une solution idéale pour les petits budgets. C’est aussi le choix de beaucoup d’entreprises ayant besoin de réseauter ou au futur incertain.
III/ Trouver des bureaux à partager
Vos recherches peuvent tout d’abord débuter sur plusieurs site web de partage et location de bureaux listant les annonces en France.
Après avoir trouvé un bureau qui répond à vos besoins et exigences, vous pourrez contacter l’annonceur pour planifier une visite. Si vous êtes satisfait du bureau et des commodités, le contrat de location peut être défini avec le locataire principal.
IV/ Types de contrats
Au démarrage de son activité professionnelle, l’entrepreneur peut limiter ses frais liés au local de travail en choisissant parmi différentes options. Les bureaux à partager sont l’une des options économiques à disposition pour les Start-up et les autoentrepreneurs. Par ailleurs, la domiciliation d’une entreprise peut se faire dans un bureau partagé lorsque le service est inclus dans le contrat de prestation de services.
La location de bureaux à partager est une solution très pratique offrant une grande flexibilité. Toutefois, elle est soumise à différents critères tels que la compatibilité de l’activité du locataire avec les locaux mis à disposition et d’autres. On distingue plusieurs types de contrats de location adaptés au partage de bureaux.
Le bail précaire offre l’avantage d’être plus flexible que le bail 3/6/9 ans. Avec l’accord du locataire principal, la résiliation du bail peut se faire avant la durée maximum de 3 ans du bail précaire.
Le contrat de sous-location est plus adapté aux bureaux à partager. Dans ce cas, le locataire principal loue un certain espace des locaux à un second locataire. L’autorisation de sous-louer doit être mentionnée dans le contrat. C’est donc une solution idéale pour éviter l’engagement à longue durée et limiter ses frais.
Tout comme la sous-location, le contrat de prestation de services est particulièrement bien adapté aux bureaux à partager. Celui-ci ne comporte pas les contraintes de durée de location du bail commercial. Il offre également l’accès aux bureaux, aux commodités et à d’autres services. L’espace est encore une fois loué au locataire principal avec l’autorisation écrite du propriétaire.
La durée minimale du contrat de sous-location et de prestation de services est définie par le locataire principal. La plupart des annonces exigent une durée minimum d’un à trois mois de location.
