Bénéficiaire effectif : l’obligation de déclaration pour toutes les entreprises

Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ?

Bénéficiaire effectif définition :

 Le bénéficiaire effectif est un terme désignant la personne physique qui exerce un contrôle effectif sur une société. Ce contrôle passe : 

• Pour une personne physique : la détention d’au moins 25 % du capital de la société ou du droit de vote ;
   
• Pour une personne morale, le contrôle effectif sur les organes de gestion et / ou de direction.

Bénéficiaire effectif définition : le but étant d’identifier les personnes physiques détenant réellement la société, un bénéficiaire effectif est une personne physique qui détient directement ou indirectement, à hauteur d’au moins 25%, les droits de vote ou le capital.

Bénéficiaire effectif personne morale :  qui sont les bénéficiaires effectifs en cas d’associé personne morale ? Il s’agira d’une personne physique exerçant par tout autre moyen un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction de la société. Si aucun bénéficiaire effectif ne peut être identifié ainsi, il s’agira alors du représentant légal de la société. Dans une SARL, il s’agit du ou des gérant(s) dans une SARL.

Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect de cette obligation ? La  déclaration d’identification des bénéficiaires effectifs fait l’objet d’une sanction pénale. En effet, le fait de ne pas déposer un document obligatoire ou le fait de déclarer des informations inexactes est puni par 7 500 euros d’amende et 6 mois de prison.

• Qui est concerné par l’obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs ? 

Cette obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs incombe aux sociétés, aux groupements d’intérêts économiques et aux associations, qui sont obligés de s’immatriculer au registre du commerce et des sociétés (RCS) en France. C’est également le cas pour une société commerciale dont le siège est situé à l’étranger et qui a un établissement en France. 

• Quand faut-il effectuer la déclaration des bénéficiaires effectifs ? 

Cette déclaration des bénéficiaires effectifs doit être effectuée au moment de la création de la société. En effet, la création implique la déclaration des personnes qui contrôlent la société. 

La déclaration doit préciser le nom, nom d’usage, pseudonymes, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse personnelle, nature et modalités du contrôle exercé sur la société et étendue de ce contrôle, date à laquelle ils sont devenus bénéficiaire effectif de la société. 

Par conséquent, tout changement concernant ce contrôle doit être aussi déclaré. Ce changement doit donc faire l’objet d’une demande d’inscription modificative. Tel sera le cas d’une modification du capital social de la société ou d’une modification qui concerne le changement d’adresse suite à déménagement, d’un changement de nom d’usage après un mariage, etc.

Bon à savoir : la déclaration doit être faite sur le site du guichet des formalités des entreprises.

Quel est l’objectif du registre des bénéficiaires effectifs ?

Cette nouvelle obligation est le résultat de la transposition en France d’une nouvelle obligation à l’échelle européenne. L’objectif principal est la lutte contre le blanchiment. Afin de renforcer la transparence des sociétés, les entreprises doivent désormais révéler l’identité des bénéficiaires effectifs. Le but est de remédier à l’opacité des personnes morales. En effet, lorsqu’une personne morale est associée d’une société, il faudra désormais dire qui est la personne physique qui se “cache” derrière celle-ci.

En effet, les informations concernant les bénéficiaires effectifs dont les données sont non confidentielles sont accessibles par le grand public sur des bases de données. Auparavant, seule l’administration fiscale et les autorités judiciaires pouvaient y accéder. 

Bon à savoir : conformément à la protection des données personnelles, les informations sont réduites aux noms, prénoms, mois et année de naissance, pays de résidence, nationalité des bénéficiaires effectifs et étendue de leurs intérêts effectifs dans la société concernée.

Cette liste devra être mise à jour au long de la vie de l’entreprise en cas de changement.  L’objectif est donc tout sauf anecdotique. De plus, il s’inscrit dans un mouvement destiné à mettre fin à certaines pratiques du monde des affaires.

Les bénéficiaires effectifs d’une société doivent être déclarés obligatoirement auprès du greffe. Ainsi, lors d’un changement de répartition de capital social, il faudra également faire une déclaration modificative relative aux bénéficiaires effectifs. Pour les entrepreneurs, il s’agit d’une nouvelle démarche à effectuer en plus des autres. Cette dernière entraîne nécessairement des coûts supplémentaires.

Bénéficiaire effectif groupe familial : lorsque plusieurs personnes d’une mẽme famille détiennent des parts sociales ou des actions de la société, cet élément peut complexifier la déclaration des bénéficiaires effectifs. En effet, il est établi que mêmme en m’absnece de pacte d’actionnaires, si ces membres détiennent en tout plus de 25 % du capital ou des droits de vote, le groupe familial est considéré comme étant un bénéficiaire effectif de la société.

Comment remplir la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Qu’est-ce que le bénéficiaire effectif d’une société ?

Il ne faut pas confondre bénéficiaire effectif et dirigeant de la société. Le contrôle est mesuré par la participation au capital de la société. Un dirigeant n’est donc pas nécessairement bénéficiaire effectif de la société. Cette situation ne se produira quand il est impossible d’identifier un bénéficiaire effectif selon les règles précédemment énoncées (détention directe ou indirecte de 25 % du capital ou des droits de vote).

La déclaration du bénéficiaire effectif ou des bénéficiaires effectifs doit être signée par le représentant légal de la société ou, s’il y a plusieurs dirigeants, par l’un d’entre eux.

Ces démarches peuvent être complexes pour les chefs d’entreprises, c’est pourquoi il est possible de réaliser cette déclaration en passant par des services de formalités juridiques en ligne.

Remplir les documents DBE-S-1 et DBE-S-2

Il faut commencer par renseigner les principales informations sur la sociétés sur le document DBE-S-1, notamment son numéro d’identification. Le numéro unique d’identification est le numéro SIREN à 9 chiffres donné par l’INSEE et qui apparaît sur le KBIS.

Le document DBE-S-1 doit permettre d’identifier un premier bénéficiaire effectif. Un certain nombre d’informations sont demandées pour chaque bénéficiaire :

• L’identité (nom et prénom) ;
• L’adresse de son domicile personnel ;
• La date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif. Si le bénéficiaire détient cette qualité depuis la création de l’entreprise, cette date correspond à la date de constitution de la société. Il peut également s’agir de la date de début d’activité ou de celle de l’immatriculation auprès du greffe.

Il est fréquent qu’une société ait plusieurs bénéficiaires. Dans ce cas, il faudra remplir autant de documents DBE-S-2 qu’il y a de bénéficiaires.

Il faudra ensuite déclarer les modalités de détention de la société par le bénéficiaire au paragraphe II 2. a. du document. Un bénéficiaire personne physique détient plus de 25 % des droits de vote ou du capital. Il faut donc cocher les cases correspondant à la situation du bénéficiaire sur le document à retourner au greffe. Il faudra aussi cocher la case “détention directe” ou la case “détention indirecte”. Un bénéficiaire peut détenir directement et indirectement la société, dans ce cas il faudra cocher les deux cases. La détention indirecte ne concerne pas les associés personnes physiques (particuliers). Elle ne concerne que les associés personnes morales. C’est à dire lorsqu’une société détient une autre société (c’est le cas des holding par exemple).

Ce document est rempli et signé par le représentant légal de la société obligatoirement lors de l’immatriculation de la société. Les frais de déclaration (mentionnés ci-dessous) s’ajoutent donc aux frais de greffe d’immatriculation de la société.

Déclarer les changements dans l’identification des bénéficiaires au greffe

De plus, l’identité ou le pourcentage de détention de chaque bénéficiaire va probablement évoluer au cours de la vie de l‘entreprise. C’est le cas notamment en cas de cession de parts sociales, lors de l’entrée ou de la sortie d’un associé de la société. L’associé qui détiendra plus de 25 %  du capital ou des droits de vote doit être déclaré comme bénéficiaire. Il faudra alors réaliser une déclaration modificative du registre des bénéficiaires afin de prendre en compte ce changement

Une nouvelle obligation déclarative pour toutes les entreprises

Concernant les formalités à accomplir par les entreprises déjà immatriculées, il faut déposer le document relatif au bénéficiaire effectif au plus tard le 1er avril 2018. Chaque entreprise doit préciser sur ce registre la date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif.

Dans ce cas là, le dépôt coûtera 54,42 €. Pour les entreprises effectuant cette démarche lors de leur immatriculation ou dans les quinze jours suivant cette dernière, cette démarche se fera pour un coût de  24,80 €.

De plus, tout au long de la vie de l’entreprise, l’entreprise doit mettre à jour la liste des bénéficiaires effectifs. Il faudra la modifier s’il y a des changements. Le dépôt du document modificatif ou complémentaire coûte 48,49 €.

Ce document n’est pas public. En revanche, certaines personnes peuvent y avoir accès. C’est le cas par exemple des institutions de lutte contre le blanchiment et le terrorisme.

Quel est le coût du dépôt de la déclaration des bénéficiaires effectifs ? 

La première déclaration en ligne des bénéficiaires effectifs coûte 17, 84 € sur le site du guichet unique et 21, 41 € sur le site infogreffe. 

Lorsqu’il s’agit d’une déclaration modificative ou complémentaire de bénéficiaire effectif, le coût est de 31, 21 € sur le site du guichet unique et de 43, 35 € sur le site infogreffe. 

• Quelles sanctions en absence de déclaration ? 

En l’absence de déclaration, le président du tribunal de commerce peut demander à la société, sous astreinte, de régulariser sa situation. Il se peut également qu’un mandataire soit désigné afin que la régularisation soit faite. 

En l’absence de régularisation, la personne en charge de cette déclaration s’expose à une amende  de 7 500 € et à 6 mois de prison et  s’expose aussi à une interdiction de gérer (maximum 15 ans) et à une privation partielle de ses droits civils et civiques. 

De plus, la société désignée responsable s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 37 500 € et à des peines complémentaires (dissolution de la société, la fermeture définitive ou pour 5 ans maximum, d’un, de plusieurs ou de tous les établissements de la société, le placement sous surveillance judiciaire pendant maximum 5 ans, etc.).