Déclaration de confidentialité des comptes annuels : pourquoi et comment ?

I/ L’obligation de dépôt des comptes annuels

Il s’agit d’une obligation légale. En effet, chaque année l’entreprise est censée réaliser un dépôt des comptes sociaux auprès du greffe du tribunal de commerce afin que ceux-ci soient publiés.

Cette obligation s’impose à de nombreuses sociétés, dont notamment :

• les sociétés par actions (SA, SAS, SASU) ;
• les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
• certaines sociétés de personnes ;
• les sociétés d’exercice libéral.

A l’inverse, les entreprises individuelles n’ont pas de telles obligations, à l’exception des EIRL. En effet, ces dernières sont soumises au dépôt des comptes sociaux relatifs au patrimoine affecté.

Pour autant, avant d’être déposés, ceux-ci nécessitent d’être approuvés par une assemblée générale dans les six mois ayant suivit leur clôture. Ce n’est qu’une fois cette démarche réalisée, que les comptes doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Celui-ci doit intervenir dans le mois suivant l’assemblée générale d’approbation des comptes. Cependant, ce délai peut être doublé si le dépôt intervient par voie électronique.

Dans ce cadre, le dirigeant de la société concernée doit transmettre au greffe les documents suivants :

• Le bilan ;
• Le compte de résultat ;
• Les annexes ;
• Le procès verbal de l’assemblée générale ayant proposé et voté l’affectation du résultat ;
• Le rapport du commissaire aux comptes s’il y en a un.

Dans certaines hypothèses, des documents supplémentaires doivent être joints.

Ceux-ci sont nécessaires dans le cadre des sociétés tenues d’établir des comptes consolidés. Ils concernent notamment les groupes de sociétés atteignant certains seuils.

Le dépôt des comptes sociaux étant une obligation légale, son inexécution est passible de sanctions civiles et pénales. En effet, le non dépôt peut entraîner la condamnation au versement d’une amende de 1 500€ ou de 3 000€ en cas de récidive.

Par ailleurs, tout intéressé peut demander au Président du Tribunal de commerce d’enjoindre le dirigeant de la société à effectuer le dépôt sous astreinte. Si la société reste réfractaire, le Président a également la possibilité de nommer un mandataire en charge d’effectuer cette formalité. Si cette injonction est restée infructueuse, une enquête peut être lancée sur la situation économique et financière de l’entreprise.

Au delà de ces sanctions et condamnations éventuelles, une société n’ayant pas réalisée les formalités de dépôt des comptes annuels peut voir ses demandes auprès du greffe du tribunal de commerce rejetées.

II/ Les avantages et inconvénients de la confidentialité des comptes

La confidentialité des comptes n’est pas une obligation mais une option offerte par la loi. Il vous appartiendra donc de choisir si vous souhaitez la lever. Dans ce cadre, il est nécessaire de bien comprendre les tenants et aboutissants de cette demande.

A) Les avantages de la déclaration de confidentialité 

L’avantage premier du dépôt des comptes annuels avec confidentialité est qu’il permet de garder des informations sensibles « entre les murs de l’entreprise ». En effet, la déclaration de confidentialité empêche vos partenaires commerciaux de connaître l’état de santé économique de votre structure.

Cela peut être particulièrement utile dans le cadre de difficultés économiques. En effet, certains fournisseurs pourraient être hésitants à l’idée de commercer avec une société traversant des difficultés financières. Ils peuvent estimer que commercer avec un partenaire en difficulté peut augmenter le risque de défaut de paiement.

La confidentialité permet également d’empêcher tout concurrent d’obtenir des informations précieuses sur l’état de la société. Cela peut s’avérer utile lorsque votre entreprise décide de développer une stratégie commerciale et comptable.

Enfin, cette option empêche les salariés d’obtenir de tels renseignements, et empêche ainsi qu’ils les utilisent comme fondement de quelque revendication salariale.

Cette option peut être particulièrement utile dans les années suivant la création de votre entreprise. En effet, les comptes peuvent ne pas refléter le potentiel d’une toute nouvelle structure.

B) Les inconvénients de la confidentialités des comptes annuels

Tout d’abord, la confidentialité de vos comptes entraînera la suspicion de vos fournisseurs et partenaires. En effet, comme il a été dit précédemment, ceux-ci peuvent considérer que votre entreprise ne rend pas ses comptes publics car elle se trouve dans une situation financière périlleuse. Ces doutes peuvent dès lors avoir un impact durant les relations pré-contractuelles, notamment pendant des négociations éventuelles.

Au delà du risque de perte des fournisseurs, il est possible qu’un client potentiel décide de commercer avec une entreprise concurrente car vos comptes sont confidentiels. Les raisons sont essentiellement similaires. La confidentialité des comptes peut créer la méfiance de ces acteurs. S’ils considèrent que la société est au cœur de troubles financiers, ils risquent de ne pas la choisir craignant qu’elle ne puisse mener leurs demandes à terme. Afin d’éviter toute inexécution du contrat, ils pourront être amenés à conclure une transaction avec une entreprise concurrente.

Pour autant, ces deux situations peuvent être évitées. En effet, si ces acteurs se montrent réticents lors de la période pré-contractuelle, il est possible de leur transmettre vos résultats. Dans ce contexte, vous conservez le bénéfice de la confidentialité à l’égard des agents extérieurs à la transaction.

La déclaration de confidentialité des comptes annuels au greffe présente donc avantages certains malgré quelques inconvénients. Il est néanmoins possible d’outrepasser ces derniers dans le cadre de vos relations avec des sociétés partenaires. En outre, cette option n’est pas offerte à toutes les sociétés. Il convient alors de connaître ses conditions.

III/ Déclaration de confidentialité des comptes annuels : les conditions

La possibilité de rendre confidentiels les comptes annuels n’est pas donnée à toutes les sociétés. En effet, le Code de commerce conditionne cette faculté au non dépassement de certains seuils. Deux situations doivent donc être distinguées.

A) Déclaration de confidentialité des comptes annuels micro entreprise : confidentialité totale

En ce sens, les micro-entreprises peuvent donc demander la confidentialité de leur comptes si elles remplissent deux des trois conditions suivantes au titre du dernier exercice comptable clos :

• un total de bilan inférieur à 350 000€ ;
• un chiffre d’affaires inférieur à 700 000€ ;
• moins de 10 salariés.

Dans cette situation, la confidentialité concerne la totalité des comptes annuels (bilan, annexe et compte de résultat).

B) Déclaration de confidentialité des comptes annuels petite entreprise : confidentialité partielle

En effet, des petites entreprises peuvent demander la confidentialité si elles remplissent deux des trois conditions suivantes au titre du dernier exercice comptable clos :

• avoir moins de 4 millions d’euros total de bilan ;
• un chiffre d’affaires net inférieur à 8 millions d’euros ;
• moins de 50 salariés.

A l’opposé des micro-entreprises, la confidentialité ne s’étendra ici qu’au compte de résultat. Il sera toujours possible d’obtenir le bilan comptable ainsi que les annexes d’une petite entreprise ayant opté pour la confidentialité.

De plus, des restrictions existent concernant ce dispositif. Certaines activités prohibent le recours à toute déclaration de confidentialité des comptes annuels pour ces deux catégories. Sont notamment exclues les établissement de crédit, les entreprises d’assurance ainsi que les sociétés dont les titres sont cotés.

C) L’extension de la confidentialité par la loi PACTE : le cas des moyennes entreprises

Adoptée en lecture définitive par l’Assemblée nationale le 11 avril 2019, la loi Pacte a pour objet de modifier le code de commerce afin d’étendre la confidentialité aux moyennes entreprises.

Tout comme les petites entreprises, celle-ci ne devront pas dépasser deux des trois seuils qui seront fixés ultérieurement par décret.

Dans, ce cadre elles pourront demander que ne soit rendue publique qu’une version simplifiée de leur bilan et de leurs annexes. Il est précisé par la loi que des conditions seront fixées ultérieurement par l’Autorité des normes comptables. En outre, il convient de préciser que cette loi doit encore être examinée par le Conseil constitutionnel afin qu’elle soit validée.

IV/ Modèle type de déclaration de confidentialité des comptes annuels

Il n’y a pas de formulaire déclaration de confidentialité des comptes annuels. Si vous rentrez dans les conditions mentionnées précédemment et que vous souhaitez bénéficier de ce dispositif, il vous faudra donc rédiger votre demande et la joindre au dépôt des comptes.

Ainsi, il convient de préciser certaines informations permettant au greffe d’identifier votre société afin qu’il accepte votre demande. A cet effet, Legalvision vous propose un modèle de déclaration de confidentialité des comptes annuels :

Il ne vous reste plus qu’à demander la confidentialité de vos comptes !