Cabinet de formalités : quelles formalités peut-on leur confier ?

Les services proposés aux professionnels du droit par les cabinets de formalités

Les cabinets de formalités juridiques sont donc des partenaires essentiels offrant une gamme complète de services visant à simplifier la gestion des formalités juridiques, commerciales, annuelles ou légales.

Généralement, ils mettent une plateforme en ligne à disposition de leurs clients afin de faciliter les demandes de formalités ainsi que la transmission des documents nécessaires à sa bonne réalisation. Les délais de réalisation sont courts et les dossiers gérés prioritairement. Pour autant, la conformité des démarches est garantie.

Mais de quelles formalités juridiques parlons-nous ? Celles-ci peuvent être découpées en grandes catégories.

L’immatriculation de société

Lorsque vous assistez un client dans la création d’une nouvelle entreprise, l’immatriculation de la société est une étape cruciale. Les cabinets de formalités juridiques peuvent gérer ce processus, s’assurant que tous les documents requis sont soumis conformément aux réglementations en vigueur. Cela vous permet de vous concentrer sur les aspects juridiques de la constitution de l’entreprise, notamment sur le montage juridique ou la rédaction des statuts de l’entreprise.

Les modifications statutaires

Les entreprises évoluent, aussi les modifications statutaires sont fréquentes. Si la rédaction des statuts juridiques à la constitution de la société n’est pas un acte anodin et qu’elle doit être réalisée par un notaire, un avocat ou un expert-comptable, leur modification (une fois la décision validée par vos soins) peut être déléguée. Vous le savez, une simple modification entraîne différentes démarches (publication d’une annonce légale et demande de modification au Greffe du Tribunal de commerce, par exemple).

Les cabinets de formalités juridiques peuvent gérer les changements de statuts, que ce soit pour des changements de dirigeants, de siège social ou d’autres aspects. Ils veillent à ce que toutes les modifications soient enregistrées de manière précise, assurant ainsi la conformité de l’entreprise avec la loi.

La rédaction d’actes juridiques

La rédaction d’actes juridiques est une tâche essentielle pour votre métier. Les cabinets de formalités juridiques peuvent assurer l’édition des actes juridiques conformes à la législation en vigueur, garantissant la validité et l’efficacité des documents juridiques produits. Mais nous reviendrons plus en détail sur ce point.

Toujours est-il qu’une fois déchargé de cette partie administrative, vous avez plus de temps pour conseiller et accompagner votre client ou votre dirigeant (pour les directions juridiques) sur des aspects plus stratégiques.

La gestion des formalités administratives courantes

Autre avantage, et non des moindres, les cabinets de formalités juridiques peuvent gérer l’ensemble des formalités administratives liées à la vie des entreprises qui font appel à vos services. Cela inclut la gestion des formalités de publication légale, des formalités auprès des greffes, de dépôts des comptes annuels, etc. Cela représente un gain de temps considérable pour votre activité.

La veille juridique

Le droit des sociétés est votre cœur d’expertise. Les lois et réglementations sont en constante évolution. Une évolution constante qui, de plus, peut être très rapide. La veille juridique constitue alors un élément clé de la gestion juridique des entreprises.

Malheureusement, pris dans votre quotidien professionnel et le nombre de clients à gérer, il n’est pas toujours facile d’assurer cette veille. Les risques de non-conformité sont alors plus grands.

L’avantage de travailler avec un cabinet de formalités juridiques est que celui-ci suit de près les changements législatifs et réglementaires, informant ainsi leurs clients, c’est-à-dire vous, les professionnels du droit des sociétés, et de fait, vos clients, des nouvelles exigences légales.

Les formalités juridiques externalisées : un soutien essentiel pour les professionnels du droit

Par votre métier, vous n’êtes pas sans savoir que les grandes catégories précédemment explicitées impliquent de multiples démarches inhérentes. Au quotidien, vous êtes donc confronté à un certain nombre de formalités juridiques incontournables.

Et si vous pouviez désormais vous concentrer uniquement sur votre cœur de métier et gagner en efficacité sans pour autant nuire à vos clients ? Voici une liste non exhaustive des formalités, que vous pouvez, en tant qu’avocat, notaire, direction juridique, ou expert-comptable, externaliser avec confiance :

• inscription au Registre National des Entreprises (RNE) ou Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) : confiez la gestion des formalités administratives liées à l’inscription, la modification ou la radiation d’une entreprise à un cabinet spécialisé ;
• tenue des registres obligatoires : assurez la conformité de vos clients en déléguant la tenue des registres obligatoires, tels que le registre des procès-verbaux, à des experts en la matière ;
• légalisation de documents : économisez du temps en déléguant la légalisation de vos documents à un cabinet de formalités juridiques qui s’occupera des formalités en lien avec les notaires, les greffiers, etc. ;
• génération d’actes juridiques : externalisez l’édition, la mise à jour et la gestion d’actes juridiques, de contrats et autres documents juridiques ;
• rédaction des annonces légales : pour la publicité légale, le Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC) ou le Bulletin d’Annonces Légales Obligatoires (BALO), un cabinet de formalités juridiques vous aidera à rédiger et publier vos annonces en toute conformité ;
• suivi des échéances et notifications obligatoires : externalisez la gestion des échéances légales et des notifications, vous assurant ainsi de ne manquer aucune obligation juridique ;
• formalités fiscales et comptables : de la déclaration de TVA aux formalités liées à la comptabilité (dépôt des comptes annuels, par exemple), un cabinet de formalités juridiques peut simplifier votre gestion fiscale.

En choisissant de confier tout ou partie de ces tâches à des experts en formalités juridiques, vous optimiserez votre temps pour vous concentrer sur l’excellence de votre métier. Libérez de ces formalités chronophages, vous serez alors d’autant plus présent pour vos clients sur la partie conseil et stratégie et leur apporterez la plus-value qu’ils recherchent.

Nous conclurons avec un témoignage éloquent. Contrairement à ce que l’on peut croire, externaliser certaines missions à un prestataire ne vous fait pas perdre en qualité de service, bien au contraire comme en témoigne Philippe Joël: « En tant que responsable de la direction juridique d’une grande entreprise, mon rôle est extrêmement exigeant. La moindre erreur dans les formalités juridiques peut entraîner des répercussions majeures sur notre société. Le stress est omniprésent et la charge de travail est accablante, avec des tâches chronophages cruciales. Mon équipe se débat avec un manque de temps constant pour gérer l’ensemble des responsabilités.

C’est pourquoi notre entreprise a choisi de faire appel à un cabinet de formalités. Verdict : leur expertise en matière de formalités juridiques est inestimable. Ils nous ont déchargés de ces tâches, nous permettant de nous concentrer sur notre rôle de conseiller et de défenseur des intérêts de l’entreprise. Le soulagement est palpable et cela nous a permis de gagner en efficacité. La qualité de vie au travail de mon équipe s’est grandement améliorée d’autant plus que le cabinet est là pour nous soutenir dans les moments critiques. Ils ont vraiment allégé notre charge de travail, nous permettant de mieux servir notre entreprise. »

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