Conditions de validité et mise à jour de l’extrait Kbis

Les innombrables évolutions sociétales font que les conditions de validité et de mise à jour de l’extrait Kbis constituent une facette primordiale, à ne pas sous-estimer par les praticiens du droit des affaires. Avocat en collaboration dans un cabinet d’avocats, ou notaire dans un office notarial, vous recevez des demandes d’extrait Kbis mis à jour de la part de votre banque ? Membre de la direction juridique d’une entreprise, vous recevez des demandes d’extrait Kbis mis à jour de la part de vos fournisseurs ?

Pour la même raison que votre carte d’identité doit contenir une photo récente et ressemblante, vos clients ou entreprises auront besoin de tenir leur extrait Kbis à jour. S’agit-il d’une simple question de transparence ou bien d’une réelle obligation incombant aux entreprises ? Nous vous disons tout. 

Rappel concernant l’extrait Kbis

Attestant l’inscription d’une entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés, l’extrait Kbis certifie la véracité des informations qui s’y retrouvent. Toutes les éventuelles procédures de redressement, ou de liquidation judiciaire, que le tribunal de commerce aurait instruites à son encontre, y figurent.

Il permet aux partenaires financiers d’être tenus informés de l’état actuel de l’entreprise. Ainsi, est-il exigé pour l’ouverture d’un compte bancaire, comme pour une candidature à un appel d’offres public, comme pour l’achat de matériel professionnel. Un tiers peut également demander l’extrait Kbis de l’entreprise: qu’il soit salarié, concurrent, ou investisseur, pour en savoir plus sur la situation financière, ou administrative, de la société.

Concrètement, il contient de précieux renseignements sur la raison sociale de l’entreprise, le code NAF, le numéro SIREN, le nom et le sigle du greffe de son immatriculation, ainsi que son numéro d’identification. Mais ce n’est pas tout: il contient en outre des informations concernant l’activité de l’entreprise, sa forme juridique, sa durée, sa date de constitution, son adresse, ses éventuels établissements secondaires, son ou ses commissaires aux comptes administrateurs, et dirigeants.

Dans quelle mesure un extrait Kbis est-il nécessaire ?

Cet extrait Kbis concerne toutes les entreprises ou tous entrepreneurs à activité commerciale. Contrairement à l’extrait K relatif aux personnes physiques, ce dernier est destiné aux personnes morales.

En effet, l’extrait Kbis est obligatoire pour les entreprises qui exercent une activité de service de nature commerciale, ou font de la vente de marchandise physique. Ne pas être en possession de ce document pourrait être vu comme une dissimulation, et ainsi vous causer préjudice. Voilà pourquoi toute entreprise doit s’en munir dès sa création.

Si pour ouvrir un compte bancaire professionnel au nom de la société ou pour récupérer des fonds, l’extrait Kbis est obligatoire, dans d’autres situations il n’en est pas moins utile. En effet, assureurs, fournisseurs, organismes publics, peuvent être amenés à vous le demander avant d’entamer toute démarche ou transaction.

Quelle est la durée de validité d’un extrait Kbis ?

Le changement étant à portée de main dans toute vie sociétale, il est important de modifier son Kbis en conséquence, sous un mois, en vertu des articles R. 123-45 et R. 123-46 du Code de commerce. Ainsi, tout déménagement doit être suivi par un changement du siège social mentionné sur le Kbis. Toute modification de la forme juridique, ou augmentation du capital social, de l’objet social, bref, toute modification affectant les informations mentionnées dans l’extrait Kbis se doit être mise à jour. Nous détaillons la procédure de changement de l’extrait Kbis dans ce qui suit. 

S’il n’est pas correct de parler de durée de validité strictement parlant, les nombreuses modifications qui peuvent être apportées à une société nécessitent malgré tout une mise à jour des extraits d’immatriculation. Et vos collaborateurs ne manqueront pas de vous le rappeler: en aucun cas garant de son évolution, l’extrait Kbis n’est autre qu’une capture de l’état de votre entreprise à un moment donné. En effet, lors de vos démarches commerciales, administratives, ou judiciaires, il n’est pas surprenant que vos collaborateurs exigent une version récente, datant de 3 mois au plus, de l’extrait Kbis. Il est donc intéressant d’avoir constamment en sa possession cet extrait Kbis à jour. Chez LegalVision nous vous proposons de pallier aux attentes de vos clients et collaborateurs, notamment par la fonctionnalité d’envoie périodique de l’extrait Kbis, selon vos besoins, et la fréquence moyenne de vos transactions.

Quels délais pour mettre à jour votre extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est obtenu après le dépôt du dossier au greffe du tribunal de commerce et l’immatriculation de l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés dans un délai de 1 à 8 jours ouvrables. 

*La version numérique effectuée auprès d’infogreffe coûte 3,37 euros. Le tarif mentionné est à jour en août 2022.

Si l’extrait Kbis est demandé en urgence il pourra vous être conféré un extrait Kbis provisoire dans un délai de 48 heures. 

Pour le mettre à jour il faut généralement compter 10 jours.

En tant que prestataire privé, LegalVision effectue toutes ces démarches pour vous, contactant ainsi le greffe du Tribunal de commerce, sur demande, pour vous envoyer dans des plus brefs délais et par e-mail, l’extrait Kbis demandé.

La procédure de mise à jour de l’extrait Kbis ?

Par le billet d’une AGE ou Assemblée Générale Extraordinaire, les actionnaires et associés doivent adopter les changements à opérer au sein de l’entreprise, décider de la modification de l’extrait Kbis conséquente, modification qui sera confirmée lors d’un procès verbal. Pour rappel, dans une SARL toute délibération nécessite le quorum des associés ou actionnaires, et dans une AGE il faut la majorité des voix pour adopter les décisions prises. Dans une SAS, il faudra s’en retourner aux statuts de la société. Et dans une SNC, le consentement de tous les associés ou actionnaires est requis pour opérer des modifications. Dans une EURL, l’associé unique établit un procès-verbal où il valide la modification de l’extrait.

Par la suite, il faudra faire en sorte que ces changements apportés soient publiés au journal d’annonces légales ou JAL. L’entreprise introduit une demande d’inscription modificative au RCS, et le dossier de rectification sera déposé auprès du greffe du tribunal de commerce du ressort de la société.

Mis à part les entreprises dont le siège social est en Alsace ou en Moselle, pour récupérer votre extrait Kbis nul besoin de vous rendre directement auprès du greffe du tribunal de commerce de l’entreprise, nous vous assistons dans cette démarche en ligne. Les informations contenues dans le RCS sont publiques, la dénomination sociale suffit pour y avoir accès, mais la démarche est payante. Principal interlocuteur des greffes et prestataires agréés, nous nous chargeons de sécuriser ces formalités pour vous.

Quelles sanctions pour non respect des obligations de mise à jour des Kbis ?

Cas de figure n°1 : Manquement à l’obligation de mise à jour de l’extrait Kbis sous un mois

En vertu des articles L. 123-3 à L. 123-5-2 du Code de commerce la non-conformité avec les obligations légales mentionnées dans ce Code, et notamment le manquement à l’obligation de mise à jour de l’extrait Kbis sous un mois, instaurée par les articles R. 123-45 et R. 123-46 du Code de commerce, est passible de sanctions : amendes, peines d’emprisonnement, etc.

Cas de figure n°2 : Kbis datant de plus de trois mois dans le cadre d’une demande de renseignement

Toutefois, aucune obligation légale de fournir aux administrations un extrait Kbis datant de moins de 3 mois n’est en vigueur. Il ne s’agit là que d’une pratique largement préconisée et en adéquation avec les évolutions juridiques et entrepreneuriales.

Cas de figure n°3 : Cas de dissimulation d’activité ou de non-immatriculation au RCS

Plus largement, en vertu de l’article L. 8221-3 du Code du Travail, une dissimulation d’activité pourra être retenue en cas de non-immatriculation au RCS. Cette dernière est sanctionnée, pour les personnes morales, par une amende de 225 000 euros, une dissolution, une interdiction de 5 ans ou définitive d’exercer son activité sociale ou professionnelle, un placement sous surveillance judiciaire, et bien d’autres complémentarités consultables à l’article L. 8221-5 du Code du Travail. Pour les personnes physiques, il s’agit de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende, avec des peines complémentaires telles que la confiscation des biens meubles et immeubles servant à l’infraction, prévues à l’article L. 8224-3 du Code du travail.

Alors n’hésitez plus et relayez vos demandes à un spécialiste en droit des affaires LegalVision pour bénéficier de notre service de mise à jour de l’extrait Kbis sur mesure!

Le cas des professions libérales exerçant sous forme d’une société

Vous l’aurez compris, quelle que soit  la nature de leurs activités, toutes les sociétés ont l’obligation d’être immatriculées au RCS. Un extrait Kbis est donc nécessaire pour tous les libéraux exerçant leur activité sous forme d’une société d’exercice liberal (SEL, SELARL, SELAFA, SELAS, SELCA), d’une société civile (SCM ou SCP), d’une société pluri-professionnelle d’exercice (SPE), ou de sociétés commerciales (EURL, SARL, ou SA).

Dans ces cas, l’extrait Kbis pourra être demandé au professionnel libéral, pour souscrire un contrat pour le compte de l’entreprise, un contrat de prestation de services, ou effectuer une commande par exemple. Comme mentionné plus haut, l’extrait Kbis devra être récent (de moins de 3 mois) pour permettre à vos clients d’être à jour concernant les informations telles que la personne du dirigeant de l’entreprise, ou la situation juridique de la société. 

Concernant la procédure à entreprendre pour recevoir l’extrait d’immatriculation en tant que libéral, la société dispose d’un délai de 15 jours suite au début de l’activité effective pour demander cet extrait auprès du greffe du Tribunal de commerce compétent ou de la CCI (Chambre de commerce et d’industrie). Notre plateforme d’assistance LegalVision vous accompagne dans toutes ces démarches pour vous assurer l’obtention de votre extrait Kbis dans les temps.