Respecter les délais pour l’approbation et le dépôt des comptes peut être un véritable défi pour les entreprises. Si vous vous retrouvez face à des obstacles inattendus, sachez qu’une solution existe : la prorogation du dépôt des comptes.
Dans cet article, nous vous expliquons comment obtenir cette extension de délai, les raisons valables pour en faire la demande, et les démarches à suivre pour garantir la conformité de votre société tout en surmontant les imprévus administratifs.
Table des matières
Les points cruciaux à connaître sur l’approbation et le dépôt des comptes
L’approbation des comptes
L’approbation des comptes est une étape incontournable pour toute société. Cette obligation s’applique aussi bien aux sociétés avec plusieurs associés qu’aux sociétés unipersonnelles.
Elle doit être effectuée dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Cette clôture, déterminée par les statuts de l’entreprise, marque le début de la période d’approbation des comptes annuels.
L’approbation des comptes se déroule lors d’une assemblée générale extraordinaire, où les associés examinent les informations relatives à l’activité de l’entreprise, l’état de son patrimoine et les mouvements financiers de l’exercice écoulé. Pour cela, ils vont notamment consulter le bilan, le compte de résultat et les annexes comptables.
Une fois ces informations présentées, les associés doivent se prononcer sur la gestion de l’entreprise. Ils peuvent approuver ou refuser les comptes. En cas de refus, les résultats de l’exercice ne sont pas distribués, et aucun dividende n’est versé.
Le dépôt des comptes
L’approbation des comptes est l’étape précédant le dépôt. Le dépôt ne peut être effectué sans cette validation préalable.
Le dépôt des comptes consiste à transmettre les documents juridiques et comptables de l’entreprise au greffe du tribunal de commerce. Cette obligation s’applique uniquement aux sociétés commerciales (SAS, SASU, EURL, SARL…). Les sociétés civiles, telles que les SCI, en sont exemptées.
Dépôt des comptes au greffe sans prorogation : par voie électronique, les comptes annuels doivent être déposés dans les deux mois suivant leur approbation.
Les comptes annuels peuvent également être déposés en format papier directement auprès du greffe du tribunal de commerce compétent pour l’entreprise. Dans ce cas, le délai est d’un mois suivant l’approbation.
Une fois validés par le greffe, les comptes sont transmis au Registre National des Entreprises (RNE) et publiés sur DATA INPI. Le greffe procède également à la publication automatique au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc).
Bon à savoir : Depuis le 1er janvier 2023, le dépôt des comptes annuels se faisant par voie électronique doit s’effectuer via le Guichet unique.
La prorogation du délai de dépôt des comptes
Les entreprises ont six mois après la clôture de leur exercice social pour obtenir l’approbation de leurs comptes annuels. Toutefois, le dépassement de ce délai peut vite arriver. Dans ce cas, une procédure spéciale permet de demander une extension : la prorogation du délai d’approbation des comptes annuels.
Quand et comment obtenir la prorogation du délai ?
Un délai à respecter, et une raison valable et sérieuse
Pour obtenir la prorogation du délai de dépôt des comptes, il est nécessaire d’adresser une requête au président du tribunal de commerce. Il est recommandé de le faire avant l’expiration du délai légal de 6 mois. C’est ensuite au président de juger de la recevabilité de cette demande.
Les raisons pour demander une prorogation du dépôt des comptes doivent être valables et sérieuses, justifiées par des circonstances exceptionnelles ou imprévues qui compromettent la capacité de la société à respecter les délais impartis. Ces situations doivent démontrer que le retard est dû à des facteurs indépendants de la volonté des dirigeants et qui nécessitent une extension de délai pour garantir la conformité aux obligations légales. Il peut par exemple s’agir :
- d’une destruction accidentelle des documents comptables : cela peut résulter d’un sinistre, comme un incendie, qui compromet l’intégrité des dossiers nécessaires à la préparation des états financiers ;
- de conflits entre les associés : des disputes ou des divergences significatives peuvent perturber le fonctionnement normal de la société, rendant difficile l’organisation de l’assemblée générale nécessaire à l’approbation des comptes ;
- de l’absence d’un rapport d’expert : la non-disponibilité d’un rapport d’expert, essentiel pour la validation et l’établissement des comptes annuels, peut retarder le processus et nécessiter une extension du délai pour se conformer aux exigences légales.
Un dossier à constituer
Pour faire une demande de prorogation du dépôt des comptes annuels auprès du président du tribunal de commerce, plusieurs documents sont à transmettre :
- la requête en deux exemplaires originaux, datés et signés par le représentant légal ;
- la copie du bilan et du compte de résultat de l’exercice précédent ;
- s’il est établi, le bilan prévisionnel de l’exercice en cours.
Dans sa demande, le représentant légal de la société doit préciser les raisons justifiant sa demande de report. Il est vivement conseillé de proposer une estimation du délai de report souhaité.
En pratique, la prorogation est accordée pour une période de trois mois, mais la décision finale dépend du président du tribunal de commerce.
A noter : Faire une demande de prorogation entraîne des frais, dont le montant varie en fonction du département du tribunal de commerce compétent.
Quelques exemples
- Le cas d’une SAS : la prorogation du dépôt des comptes peut devenir nécessaire pour une SAS lorsque l’organisation de l’assemblée générale se révèle complexe, notamment en raison du nombre élevé d’actionnaires, qui peut inclure des personnes morales ou des ressortissants étrangers.
Dans ce contexte, la convocation et la tenue de l’assemblée peuvent nécessiter davantage de temps que prévu initialement. Pour éviter des sanctions de l’administration fiscale et des complications liées au non-respect des délais légaux, les dirigeants peuvent demander une prorogation ;
- Le cas d’un conflit entre associés : une prorogation du dépôt des comptes peut également être indispensable lorsqu’un conflit majeur entre associés empêche la convocation de l’assemblée générale dans les délais. Par exemple, si des divergences profondes sur la répartition des bénéfices ou la gestion de l’entreprise bloquent la tenue de l’assemblée nécessaire pour approuver les comptes, cela peut entraîner un retard. Dans ce cas, la prorogation permet de résoudre ces différends et d’organiser une assemblée conforme ;
- Le cas d’un sinistre ayant détruit des documents : autre situation possible pour une demande de prorogation du dépôt des comptes annuels : une inondation a détruit les documents comptables essentiels à la préparation des états financiers. Par exemple, si un sinistre tel qu’une inondation entraîne la perte ou la détérioration des dossiers nécessaires à la validation des comptes, cela peut sérieusement retarder leur préparation.
Dans cette situation, demander une prorogation permet de disposer du temps nécessaire pour reconstituer les documents perdus et préparer les états financiers.
Les risques en cas de non-dépôt des comptes annuels
En cas de non-respect des délais de dépôt des comptes annuels, la société s’expose à des sanctions civiles et pénales.
Les sanctions pénales
L’absence de dépôt est une infraction de cinquième classe. Elle est passible d’une amende de 1 500 euros, pouvant être doublée en cas de récidive (articles R247-3 du Code de commerce et 131-13 du Code pénal).
A noter : Si un commissaire aux comptes découvre que l’obligation de dépôt n’a pas été respectée, mais omet de le signaler au procureur de la République, sa responsabilité pénale peut également être engagée (article L820-7 du Code de commerce).
Les sanctions civiles
L’article L123-5-1 du Code de commerce donne au président du Tribunal de commerce la possibilité de mettre en place une astreinte, sur demande de toute personne intéressée, de son propre chef ou du ministère public, de déposer les comptes annuels.
Cela signifie qu’il peut ordonner au dirigeant de la société de déposer les comptes dans le mois suivant sa demande, avec une pénalité appliquée pour chaque jour de retard.
Si nécessaire, un mandataire peut être nommé pour exécuter cette formalité à la place du dirigeant.
Si l’injonction reste sans effet, le président constate le non-dépôt des documents et impose une astreinte à la société, en ordonnant son recouvrement. Il peut également enquêter sur la situation économique et financière de l’entreprise. À la suite de cette enquête, il peut décider de mettre en place une procédure d’alerte et d’engager une procédure de liquidation judiciaire.
Si le non-dépôt des comptes cause un préjudice, toute personne concernée peut poursuivre la société ou son dirigeant pour engager leur responsabilité civile et réclamer des dommages-intérêts.
Obtenir une prorogation du dépôt des comptes pour le dépôt des comptes peut s’avérer essentiel en cas d’imprévu. En suivant les démarches nécessaires, vous pouvez éviter des sanctions et assurer la conformité de votre société.
01 76 35 05 83 
Envoyez-nous un message