La signature électronique au sein du Guichet unique représente un élément essentiel pour faciliter et accélérer les procédures administratives. Cependant, son utilisation varie selon la nature des formalités, conformément aux réglementations européennes en vigueur.
Avec cet article, nous vous proposons d’explorer les différents niveaux de signatures électroniques, les solutions disponibles sur le marché, ainsi que les conseils de nos experts pour optimiser ce processus sur le Guichet unique des entreprises.
Nos formalistes restent disponibles pour vous aider dans la gestion et la signature de vos formalités sur le Guichet Unique de l’INPI.
Table des matières
Signature électronique : la garantie juridique
En quoi consiste la signature électronique ?
Une signature électronique est une version numérique de la signature manuscrite. Elle permet de signer des documents en quelques clics et sans contact physique. Elle a trois objectifs :
- garantir l’intégrité d’un document
- authentifier l’auteur
- fournir la preuve du consentement
Pour atteindre ces objectifs, la signature électronique doit répondre aux caractéristiques suivantes :
- authentique : l’identité du signataire doit pouvoir être vérifiée de manière certaine ;
- infalsifiable : une personne ne peut pas se faire passer pour une autre ;
- non réutilisable : la signature est liée au document signé et ne peut être transférée à un autre document ;
- inaltérable : une fois le document signé, il ne peut plus être modifié ;
- irrévocable : le signataire ne peut pas contester avoir signé le document.
Quel est l’intérêt de la signature électronique ?
L’utilisation de la signature électronique transforme radicalement les processus administratifs, notamment avec l’INPI.
Malgré les défis que son intégration peut représenter, les bénéfices en termes de simplification des processus, de sécurité et de suivi sont significatifs. En adoptant cet outil numérique, les entreprises améliorent la gestion de leurs formalités et répondent plus facilement aux exigences légales.
La signature électronique et le règlement eIDAS
Depuis le 1er juillet 2016, le règlement européen eIDAS a établi un cadre légal pour l’utilisation des signatures électroniques. Il est venu harmoniser les règles à l’échelle de toute l’Union européenne.
Ce règlement définit quatre niveaux de sécurité pour les signatures électroniques :
- simple
- avancé
- avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié
- qualifié
La réglementation européenne, représentée par l’article R.123-5 du Code de commerce et le règlement (UE) No 910/2014, vise à encadrer l’usage des signatures électroniques, définissant trois catégories distinctes en fonction du niveau de sécurité requis.
La signature électronique simple
La première, la signature électronique simple, trouve son application principalement dans les formalités de création. Elle permet une validation rapide des démarches administratives, se concrétisant souvent par la simple coche d’une case attestant de l’exactitude des informations fournies lors de la création d’entreprises ou de procédures similaires.
À noter : Les modalités de signature électronique des déclarations des formalités des entreprises sont encadrées par le décret n° 2022-1620 du 23 décembre 2022.
La signature électronique avancée
Ensuite, la signature électronique avancée répond à des exigences de sécurité plus élevées, offrant une validation sans toutefois nécessiter de certificat électronique spécifique. Ce niveau de signature est souvent utilisé pour des procédures où une sécurisation renforcée est requise, mais sans les contraintes liées à l’obtention d’un certificat électronique qualifié.
À noter : En principe, il n’est pas possible de cumuler plusieurs modes de signature pour une seule formalité.
La signature électronique qualifiée
Enfin, la signature électronique qualifiée se destine aux formalités de modification, de cessation, ou encore les dépôts des comptes. Elle implique l’utilisation d’un certificat électronique qualifié, garantissant une identification et une sécurité maximales. Ce niveau de signature assure une fiabilité et une intégrité élevées des documents, répondant aux exigences les plus strictes en matière de sécurité des transactions électroniques.
Le Guichet Unique des entreprises vous indiquera par défaut le niveau de signature attendu et cela se formalisera par un message d’erreur sur la plateforme si celui-ci n’est pas conforme :
« Votre signature n’est pas valide : votre synthèse a été signée à l’aide d’un cachet en lieu et place d’une signature telle que demandée par l’article r123-5 du code de commerce. Celle-ci n’est donc pas acceptable. » ou encore « Votre signature n’est pas valide : Votre synthèse a été modifiée, mais n’est pas signée électroniquement avec le bon niveau de certification. »
Voici des exemples de contrats qui nécessitent une signature qualifiée :
- Actes en lien avec des organismes publics,
- Actes notariés,
- Acte d’avocats,
- Actes produisant des effets hors de France et au sein de l’UE.
Les différentes solutions et plateformes disponibles pour signer électroniquement
En face à face, en ligne ou à distance, plusieurs outils de signature numérique vous permettent de signer vos documents électroniquement en toute simplicité.
Pour les formalités de création d’entreprise
Dans le contexte des formalités de création, la signature électronique dite « simple » est le standard. Cette méthode simplifiée implique que le déclarant, lors du processus de création, valide les informations fournies en cochant une case spécifique. Cette action est assimilée à une signature et à une déclaration sur l’exactitude des données transmises, offrant ainsi une validation rapide et efficace des procédures de création d’entreprises ou d’autres formalités similaires.
FranceConnect est entré dans une nouvelle étape de son développement avec l’émergence de FranceConnect+. FranceConnect+ permet de prouver son identité pour des démarches plus sensibles en signant avec une signature électronique « qualifiée » (le plus haut degré des trois niveaux de sécurité reconnus par l’UE). Le fonctionnement est très simple :
- Le signataire reçoit le document à signer, valide les CGU et est dirigé vers FranceConnect.
- Là, il sélectionne le fournisseur d’identité qu’il souhaite utiliser et s’authentifie, FranceConnect demande ensuite confirmation au signataire de l’identité présentée avant de le rediriger vers l’outil de signature.
À noter : Avec FranceConnect+, le pouvoir doit être mis au nom du mandataire.
Pour les formalités de modification ou de cessation d’entreprise
En opposition, pour les formalités de modification ou de cessation, le niveau de sécurité requis est plus élevé, exigeant la signature électronique qualifiée. Dans ce cas, le déclarant doit préalablement être muni d’une signature électronique qualifiée, délivrée par un organisme de certification reconnu. Une fois cette certification obtenue, le processus implique plusieurs étapes. Tout d’abord, le déclarant doit télécharger la synthèse PDF non modifiable du dossier concerné depuis le Guichet unique. Ensuite, il doit utiliser un logiciel adéquat pour apposer sa signature électronique sur ce document, garantissant ainsi son identité et l’intégrité des informations. Enfin, une fois signé, le document est téléversé sur la plateforme du Guichet unique, finalisant ainsi la formalité de modification ou de cessation avec une validation sécurisée et conforme aux normes légales et réglementaires en vigueur.
Cette distinction entre les niveaux de signature électronique pour les différentes typologies de procédures vise à assurer un équilibre entre l’efficacité des formalités et la sécurité des transactions, offrant une approche adaptée à chaque type de démarche administrative.
Quel logiciel choisir pour effectuer une signature électronique sur le Guichet unique ?
Voici quelques exemples de logiciels et de plateformes largement utilisés pour la signature électronique, offrant des fonctionnalités variées et des niveaux de sécurité adaptés :
- Adobe Acrobat Pro : Offre des options de signature électronique sécurisées, avec la possibilité de suivre le statut des documents signés et de les intégrer dans des workflows. Pour une identification et une sécurité accrues des signataires, Adobe Acrobat Pro respecte de nombreuses réglementations régionales, sectorielles et réglementaires, y compris les signatures numériques basées sur des certificats.
- DocuSign : Très populaire, il propose des solutions pour la signature électronique, la gestion des accords et la sécurisation des documents.
- HelloSign : Simple d’utilisation, cette plateforme permet de signer électroniquement des documents directement depuis des courriels ou des appareils mobiles.
- PandaDoc : Une plateforme SaaS dédiée à la gestion administrative numérique, offrant un module de signature électronique performant intégré à ses fonctionnalités.
- Eversign : Propose des solutions de signature électronique, avec des fonctionnalités avancées telles que l’intégration avec Google Drive, Dropbox, etc.
Les astuces de nos experts pour gagner du temps sur la signature de vos formalités
Il est fortement conseillé de procéder avec discernement lors du choix de l’organisme de certification pour garantir la qualité et la fiabilité du certificat électronique. L’utilisation de logiciels de signature reconnus constitue également une étape cruciale pour une validation sécurisée et conforme aux normes requises par le Guichet unique.
De surcroît, pour éviter de solliciter à plusieurs reprises vos clients pour des signatures manuscrites après avoir déjà signé électroniquement des documents, l’utilisation du Guichet unique pour effectuer vos dépôts s’avère être une solution pertinente et pratique. En effet, en centralisant vos démarches via cette plateforme, vous simplifiez grandement le processus pour tous les intervenants, réduisant ainsi les multiples demandes de validation et offrant une expérience plus fluide, tant pour votre entreprise que pour vos clients.
À noter : Un seul compte Certigreffe suffit pour réaliser les démarches de plusieurs sociétés.
Les interrogations qui subsistent encore à l’heure actuelle
La clé Certigreffe conserve sa fonctionnalité opérationnelle, demeurant ainsi un outil valide pour mener des procédures administratives courantes. En revanche, concernant Jesignexpert, sa viabilité se limite à une utilisation réservée aux experts comptables exclusivement.
Concernant l’usage de mandataires pour la signature de documents, cette pratique demeure autorisée et applicable, même dans le contexte de démarches administratives comme les dépôts sur le Guichet unique. Cette approche permet à une tierce personne d’agir au nom d’une entreprise ou d’une entité, en particulier lorsqu’il s’agit d’accomplir des formalités ou des démarches administratives nécessitant des signatures spécifiques. En optant pour un mandataire, une société peut déléguer la responsabilité de signer des documents importants ou de finaliser des procédures sans que les signataires principaux soient directement impliqués.
Conclusion
La signature électronique au Guichet unique est un outil indispensable pour simplifier les formalités administratives, mais son utilisation varie en fonction des types de procédures. Comprendre les nuances entre les différents niveaux de signature et choisir les bons outils garantit une exécution fluide et conforme aux réglementations en vigueur.
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