Registre des sociétés : avantages et inconvénients de le dématérialiser

La tenue des registres légaux au format dématérialisé est désormais une réalité. L’irruption de la technologie de la blockchain aura fini de convaincre le législateur de sa pertinence. Toutefois, en dépit de cette notable évolution, il existe une certaine défiance et appréhension à l’égard de cette alternative… mais est-ce vraiment justifié ?

Nous vous livrons quelques éléments de réponse ! 

Au départ était la blockchain…

Le point de départ de ce changement est l’ordonnance dite blockchain du 8 décembre 2017, qui a permis l’inscription des titres de sociétés par actions sur un dispositif d’enregistrement électronique partagé. En effet, l’article R228-8 du code de commerce précise que les registres de titres nominatifs « peuvent être tenus [..] sur support papier ou sur tout autre support durable, notamment au moyen d’un dispositif d’enregistrement électronique partagé ». L’objectif visé était de « permettre aux acteurs innovants de bénéficier d’une sécurité juridique précieuse pour leur développement ».  

Au gré des réformes, le législateur a fini par étendre cette possibilité à l’ensemble des sociétés commerciales et civiles au travers du décret du 31 octobre 2019. Il est bon de rappeler qu’un certain nombre de freins justifièrent ces tergiversations, notamment l’impossibilité jusqu’à un certain moment de faire enregistrer des actes signés électroniquement.  

Ainsi, la tenue des registres légaux au format dématérialisé a véritablement été rendue possible grâce à la technologie de la blockchain.  

Qu’est-ce que la blockchain ?  

La blockchain se définit comme un registre, une grande base de données, qui peut être partagée simultanément avec tous ses utilisateurs. Ces derniers sont tous détenteurs de ce registre et ont tous la capacité d’y inscrire des données selon des règles spécifiques fixées par un protocole informatique sécurisé grâce à la cryptographie. Chaque élément inscrit (« ancré ») dans la blockchain constituera un bloc de données, et tous ces blocs reliés les uns et aux autres forment une chaine rendant le tout indestructible et infalsifiable.  

Traitement informatique entre une transaction classique et une transaction blockchain (source : economie.gouv.fr)

La tenue de registres dématérialisés suppose cependant, sauf exception, l’utilisation de la signature électronique avancée, laquelle est la seule à garantir l’identité de la personne signataire et la datation par un moyen d’horodatage dans un souci probatoire.   

Quels sont les atouts de la dématérialisation des registres légaux ? 

1- La rapidité d’exécution des transactions : L’ancrage des mouvements et la génération des registres se font en quelques secondes seulement,

2- La sécurité du système : La technologie blockchain garantit la non-falsification des éléments grâce au réseau d’ordinateurs (nœud), 

3- L’approche collaborative : La technologie blockchain permet de donner des accès à toute personne de votre choix, lesquels accès peuvent être adaptés (droit d’écriture ou seulement droit de lecture par exemple), 

4- Les gains de productivité et d’efficacité : Toutes les informations sont centralisées et facilement générables, idéal pour préparer de grosses opérations en commun (récupération des comptes d’actionnaires, etc.),  

5- La souplesse de déploiement : Adieu les contraintes autour des registres papiers, notamment dans un cas d’urgence, le seul numéro SIREN étant suffisant pour une activation. En outre, il est possible de créer des registres à date ou de demander une reprise d’historique.  

6- Le stockage : La technologie blockchain offre une capacité de stockage illimitée, terminé les contraintes de stockage physique ! 

Quels sont les inconvénients de la dématérialisation des registres légaux ?

1- Le coût global : tandis que pour un registre papier le coût est fixe, pour un registre dématérialisé un abonnement est nécessaire. Cela peut s’avérer inadapté et inadéquat, en fonction du volume de formalités que vous avez à traiter au quotidien, qui peut être élevé ou relativement bas. 

2- La transportabilité : il est plus facile et courant de transporter un registre papier, au vue de la technologie qui est encore récente et peu connue du grand public.

3- Une formation nécessaire : comme tout nouvel outil, même si la plupart des plateformes sont très intuitives, une phase d’apprentissage est à prévoir ainsi qu’une mise à jour des compétences en continue.

4- Le risque de fraude, de piratage, ou virus : il n’est pas à négliger. Il est donc important d’opter pour un système d’archivage électronique sécurisé.

Vous souhaitez gagner en sécurité et effectuer des gains de temps significatifs dans la réalisation et la tenue de vos registres légaux ? Optez pour la dématérialisation, votre activité en tirera de nombreux bénéfices !