Réforme de l’apostille en 2023 : cap sur la dématérialisation ! 

Comment apostiller un extrait Kbis ? 

La légalisation ou l’apostille d’un Kbis est une formalité requise par l’autorité étrangère destinataire du document. Elle permet de garantir l’authenticité du tampon, du sceau ou de la signature apposée sur le document administratif et commercial. 

À ce jour, les extraits de Kbis apostillés sont uniquement délivrés par le service dédié de la cour d’appel compétente selon le type de document, l’identité du signataire ou du certifiant. Elles peuvent être apposées sous la forme d’un tampon, d’un sceau, d’une signature ou d’une combinaison de ces éléments, sur le document original (datant de moins de 3 mois et signé par le greffe du tribunal de commerce). 

Les inconvénients du système actuel d’apostille  

En attendant la mise en œuvre de la réforme pour septembre 2023, force est de constater que le système actuel d’apostille présente certaines lacunes.

 En voici les principales  :

• L’apostille ne peut être faite que sur papier. Par conséquent, cette procédure n’est pas adaptée aux actes électroniques, 

• Les registres de signatures à vérifier ne sont pas régulièrement actualisés, 
• L’absence de dématérialisation présente une charge de travail conséquente pour les cours d’appel. 

L’ordonnance n° 2020-192 du 4 mars 2020 : symbole de la simplification de la procédure d’apostille 

Recontextualisation  

Le gouvernement a été habilité, à travers l’article 16-1 de la loi du 23 mars 2019 de programmation et de réforme pour la justice, à moderniser par ordonnance les modalités de délivrance des apostilles et des légalisations. Cela a entraîné l’adoption de l’ordonnance 2020-192 du 4 mars 2020 réformant les modalités de délivrance de l’apostille et de la légalisation. Cette dernière est complétée par le décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021, relatif à la légalisation et l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises. Ce décret apporte une définition complète de l’apostille, à savoir un certificat attestant de la véracité de la signature de l’auteur de l’acte, de sa qualité, et de l’identité du sceau ou du timbre figurant sur l’acte le cas échéant.  

Les actes concernés par la légalisation et l’apostille sont les suivants :

• Ceux émanant d’une autorité ou d’un fonctionnaire relevant d’une juridiction de l’État,  
• Ceux découlant du ministère public,  
• Ceux provenant d’un Greffier, 
• Ceux émanant d’un huissier.  

Un transfert de compétence en faveur des notaires pour 2023 ?

La procédure d’apostille devra être effectuée auprès des notaires à compter du 1er septembre 2023. Leur compétence sera officialisée par un arrêté du Ministère des Affaires Étrangères. Cependant, la compétence notariale ne s’applique pas aux procédures d’apostille relatives à certains territoires ultramarins et aux demandes d’entraide judiciaire en matière pénale (ici, le parquet des cours d’appel restera compétent).  

Nous assistons donc à un véritable transfert de compétences ainsi qu’à une avancée promue par l’État vers la dématérialisation du notariat. En effet, la compétence des cours d’appel dans le cadre des apostilles s’efface à la faveur de la déjudiciarisation des procédures. Cela a pour conséquence l’allègement des tâches incombant aux juridictions.   

Les extraits Kbis figurent parmi les actes concernés par cette mesure, avec les actes d’état civil, les actes notariés, les copies certifiées conformes par les mairies, les décisions judiciaires, et bien d’autres encore.  

Réforme de l’apostille en 2023 : vers une dématérialisation du Kbis ?

Cette nouvelle réforme instaure une procédure dématérialisée adaptée aux actes publics. Pour les actes publics qui se feront par voie électronique, la demande de délivrance d’un Kbis apostillé pourra s’effectuer en ligne, et le certificat sera remis de façon dématérialisée directement. Pour tout autre acte, une copie numérique du Kbis sera établie et le certificat sera remis sous format électronique. 

L’apostille pourra toujours être réalisée au sein d’un guichet physique ou par courrier pour ceux privilégiant le format papier. 

Mise en place d’un registre des légalisations et apostilles par les notaires  

Un fichier électronique tenu par le Conseil supérieur du notariat enregistrera les légalisations et les apostilles délivrées électroniquement.   

Ce fichier sera entièrement dématérialisé et centralisé. Il pourra être consulté gratuitement par toute autorité étrangère destinataire de l’extrait Kbis en question.  

Vers la création d’une base de données des signatures publiques au 1er janvier 2023  

Conformément à l’article 6 du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021, une base de données des signatures publiques nationale et dématérialisée a été créée par arrêté du ministre de la Justice à la date du 1er janvier 2023. Les autorités publiques dont dépendent des signataires d’actes publics devant faire l’objet d’une apostille ou d’une légalisation devront y enregistrer les données qui leur sont relatives. 

L’arrêté du Ministère de la Justice (auquel renvoie le décret du 17 septembre 2021 dans son article 15) fixera le montant de cette procédure, jusque-là quasiment gratuite (en dehors du coût de l’enveloppe timbrée jointe à la demande matérialisée). 

Conclusion 

En comparaison de la procédure d’apostille actuelle, il va de soi que la réforme de l’apostille pour 2023 constitue un allègement des procédures de légalisation et d’apostille des actes. À l’ère du numérique et avec la multiplication des échanges transfrontaliers, nous ne pouvons que saluer une telle modernisation et simplification des formalités  !