À l’ère du numérique, assurer la sécurité et l’authenticité de vos documents juridiques est indispensable. Il peut être cependant difficile de savoir avec certitude quelle signature adopter en fonction du type de document à signer.
Les actes signés manuscritement sont-ils acceptés sur le Guichet Unique ?
En plus de répondre à cette question, cet article vous aide à mieux appréhender les subtilités de la signature électronique afin de garantir la sécurité de vos actes et la validité du document de synthèse afin de réduire les risques de rejet auprès des Greffes.
Table des matières
Distinction entre la signature des actes et la signature du document de synthèse sur le Guichet Unique
Avec la digitalisation croissante des procédures administratives, le Guichet unique s’impose comme un outil essentiel. Grâce à lui, les formalités en droit des sociétés peuvent se faire de manière totalement dématérialisée. Cette procédure dématérialisée, impose une étape de signature qui se fait soit en quelques clics avec l’authentification FranceConnect+, soit en signant électroniquement le document de synthèse émis par le Guichet Unique. C’est ce que l’on appelle couramment « signer la formalité ».
La signature de la formalité est donc à différencier de la signature des actes qui sont joints au dépôt de la formalité. Ces deux aspects sont à bien distinguer car ils répondent à des contraintes techniques et juridiques différentes.
Signature des actes
La signature des actes concerne les documents impliquant des obligations contractuelles ou légales. Par exemple, la signature d’un procès-verbal est une signature d’acte. Les actes font partie des pièces justificatives déposées sur le Guichet Unique au moment de réaliser une formalité. Le Guichet Unique n’impose aucune contrainte technique sur la signature de ces actes.
En revanche, ces actes ont une portée juridique plus large que la réalisation pure et simple de la formalité. Il est donc important d’utiliser le bon niveau de signature afin de garantir leur légitimité et d’assurer la sécurité juridique. Ce niveau de signature est parfois même revu par les greffiers au moment de la validation de la formalité par les tribunaux de commerce. Un mauvais niveau de signature peut entraîner un rejet.
Signature de la formalité
La signature de la formalité est souvent associée, à la signature du document de synthèse émis par le Guichet Unique. Le document de synthèse est un document récapitulant l’ensemble des informations renseignées par le déposant sur les formulaires du Guichet Unique des entreprises.
À l’inverse de la signature des actes, le Guichet Unique impose une contrainte technique forte sur la signature de la formalité / la signature du document de synthèse. En effet, si le niveau ou le type de signature utilisé n’est pas le bon, la formalité ne peut pas être déposée sur le Guichet Unique des entreprises. Elle reste donc bloquée dans un mode « projet ».
Deux options sont donc possibles pour « signer une formalité » :
- Signer le document de synthèse de la formalité avec une signature électronique avancée avec certificat qualifié,
- Utiliser l’authentification FranceConnect+ .
Signature électronique : la garantie juridique
En quoi consiste la signature électronique ?
Une signature électronique est une version numérique de la signature manuscrite. Elle permet de signer des documents en quelques clics et sans contact physique. Elle a trois objectifs :
- garantir l’intégrité d’un document
- authentifier l’auteur
- fournir la preuve du consentement
Pour atteindre ces objectifs, la signature électronique doit répondre aux caractéristiques suivantes :
- authentique : l’identité du signataire doit pouvoir être vérifiée de manière certaine ;
- infalsifiable : une personne ne peut pas se faire passer pour une autre ;
- non réutilisable : la signature est liée au document signé et ne peut être transférée à un autre document ;
- inaltérable : une fois le document signé, il ne peut plus être modifié ;
- irrévocable : le signataire ne peut pas contester avoir signé le document.
Quel est l’intérêt de la signature électronique ?
L’utilisation de la signature électronique transforme radicalement les processus administratifs, notamment avec l’INPI.
Malgré les défis que son intégration peut représenter, les bénéfices en termes de simplification des processus, de sécurité et de suivi sont significatifs. En adoptant cet outil numérique, les entreprises améliorent la gestion de leurs formalités et répondent plus facilement aux exigences légales.
La signature électronique et le règlement eIDAS
Depuis le 1er juillet 2016, le règlement européen eIDAS a établi un cadre légal pour l’utilisation des signatures électroniques. Il est venu harmoniser les règles à l’échelle de toute l’Union européenne.
Ce règlement définit quatre niveaux de sécurité pour les signatures électroniques :
- simple
- avancé
- avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié
- qualifié
Bon à savoir : Les niveaux 3 et 4 sont les plus recommandés pour les entreprises. Ils sont valides devant les tribunaux, car ils garantissent l’identité des signataires et respectent le RGPD.
La valeur juridique de la signature électronique
La signature électronique dispose d’une véritable valeur juridique.
L’article 1387 du code civil dispose que « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
Tous les types de signatures électroniques n’offrent pas le même degré de force probante. C’est ce que précise l’article 1367 du Code civil qui dispose que « Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. » En effet, selon le niveau de la signature électronique, la fiabilité de l’identité du signataire et la sécurité du dispositif varient.
Le décret du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique affirme que seul le niveau le plus élevé (la signature électronique qualifiée) dispose de la même valeur que la signature manuscrite.
Signature scannée : une valeur probatoire insuffisante
Qu’est-ce qu’une signature scannée ?
Une signature scannée est une image numérique d’une signature manuscrite originale. Pour l’obtenir, il suffit de signer sur papier, de scanner la signature et de l’enregistrer en format image sur votre ordinateur.
Pour signer un document, il faut ensuite copier et coller cette image sur le document.
La valeur juridique de la signature scannée
La signature scannée peut être assimilée à une signature simple. Cette méthode n’offre pas les mêmes garanties qu’une signature manuscrite et n’a aucune force probante.
Une signature scannée peut être falsifiée. Rien ne certifie que d’autres personnes n’accèdent pas à l’image pour l’utiliser sur un autre document. Elle ne permet pas d’identifier clairement son auteur, ne respectant pas les conditions de validité de la signature exigées par le Code civil. La valeur probatoire insuffisante de la signature scannée a été confirmée à plusieurs reprises par les tribunaux.
Il est toutefois à noter qu’un document signé avec une signature scannée, tel qu’un Procès Verbal d’Assemblée Générale, peut être recevable en justice comme commencement de preuve par écrit. Cependant, ce commencement de preuve doit être soutenu par d’autres éléments pour être retenu.
La position de la Cour de cassation
Dans un arrêt rendu par la Cour de cassation le 13 mars 2024, celle-ci a affirmé que la signature scannée ne permettait pas d’identifier son auteur, ni de prouver son consentement aux obligations découlant de l’acte signé.
Pour revenir sur les faits, une société a saisi la justice pour obtenir l’exécution d’une promesse unilatérale de vente par les personnes qu’elle attaquait. La cour d’appel a rejeté les demandes du requérant, estimant que la promesse ne pouvait pas être exécutée car l’acte avait été signé avec des signatures scannées.
La cour a conclu que ce mode de signature ne permettait pas d’identifier « avec certitude » les auteurs des signatures. La société requérante a alors formé un pourvoi en cassation.
La Cour de cassation a rejeté ce pourvoi, affirmant que la signature scannée n’offre pas la même fiabilité qu’une signature électronique. Elle a jugé que la signature scannée ne permet ni d’identifier l’auteur de la signature, ni de prouver son consentement aux obligations découlant de l’acte signé.
Bien que le juge ne puisse pas rejeter une signature uniquement parce qu’elle est de niveau simple, il est essentiel de fournir des preuves attestant de sa fiabilité. Cela peut par exemple se faire grâce à un fichier délivré par le fournisseur qui gère le processus de signature électronique.
Les preuves sont indispensables car elles permettent de certifier l’identité du signataire et d’assurer l’intégrité des données.
Comment signer une formalité sur le Guichet Unique ?
Avant la transition vers l’INPI et le Guichet unique, les formalités d’entreprise étaient gérées par Infogreffe. Aujourd’hui, l’ensemble des démarches est traité via l’INPI.
Au cœur de ce système, la signature électronique joue un rôle essentiel, garantissant la sécurité et l’efficacité dans le dépôt des dossiers et la gestion des formalités.
La signature des formalités de création d’entreprise
Pour signer une formalité de création d’entreprise, le type de signature électronique requis est qualifié de simple.
La signature est créée automatiquement lorsque le déclarant clique sur le bouton dédié sur le site du Guichet unique. Suite à cette action, la formalité change de statut et passe à la phase de validation, devenant ainsi non-modifiable.
La signature des formalités de modification, de cessation ou de dépôt des comptes annuels
Pour signer les formalités de modification, de cessation ou de dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique, la situation est différente. Deux options sont envisageables :
- L’utilisation d’une signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié
Vous devez vous connecter sur le site du Guichet unique via FranceConnect ou INPIConnect. Vous pouvez ensuite procéder à votre formalité. À la fin de la procédure, pour la signature, vous devrez :
- télécharger et vérifier la synthèse de la formalité ;
- signer électroniquement la synthèse en utilisant un fournisseur de signature électronique avancée ;
- réimporter la synthèse signée sur le Guichet unique ;
- cliquer sur le bouton correspondant à votre formalité pour signer.
Coup de pouce : pour choisir un organisme fournisseur de signature électronique avancée, le site francenum.gouv.fr liste les solutions disponibles.
- Si vous ne possédez pas de signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié, vous pouvez réaliser ces formalités en vous connectant au Guichet unique via FranceConnect+
FranceConnect+ est un service d’identification gratuit mis à disposition par l’État. Pour l’utiliser, vous devez vous connecter via votre identité numérique La Poste.
Si vous possédez déjà une identité numérique La Poste, vous pouvez simplement entrer vos informations de connexion. Si vous n’en avez pas, il vous faudra en créer une. Pour cela, vous devez disposer d’une carte d’identité française ou d’un titre de séjour de moins de cinq ans.
Une fois connecté, vous pouvez effectuer la formalité que vous souhaitez. Il vous sera ensuite demandé, à la fin de la procédure :
- de télécharger et de vérifier la synthèse ;
- de cocher la case « Je confirme que les informations de la formalité sont exactes » ;
- de cliquer sur le bouton correspondant à votre formalité pour signer.
Adopter la signature électronique appropriée n’est pas seulement une question de conformité. C’est également une nécessité pour sécuriser vos transactions et protéger vos droits. L’essentiel est de choisir le type de signature en connaissance de cause, en fonction de vos besoins et des exigences légales. Une signature adaptée est gage de sérénité !
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