Pourquoi faut-il appliquer des mesures de confidentialité strictes sur les registres légaux dématérialisés ?

Retour sur les enjeux et les caractéristiques essentiels des registres légaux dématérialisés

Les registres légaux sont des documents officiels qui enregistrent des informations importantes et sensibles sur une entreprise, telles que :

• Ses activités,
• Ses transactions,
• Ses employés,
• Ses clients.

Ces registres peuvent inclure des registres comptables, des registres de propriété, des registres de brevets, des registres d’employés, des registres fiscaux, etc.

Les caractéristiques spécifiques des registres légaux dématérialisés qui nécessitent l’application de règles de confidentialité sont les suivantes :

• Sensibilité des informations : Les registres légaux contiennent souvent des informations sensibles et confidentielles sur l’entreprise, ses partenaires commerciaux, ses clients et ses employés. Cela inclut notamment des détails financiers, des informations personnelles, des secrets commerciaux, des stratégies commerciales, etc,

• Conformité légale : Les registres légaux sont soumis à des exigences légales strictes en termes de confidentialité et de protection des données. Les entreprises sont dans l’obligation de se conformer aux lois et réglementations en vigueur concernant la confidentialité des informations commerciales, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe,

• Risques de sécurité : Les registres légaux peuvent être des cibles attrayantes pour les cybercriminels, les concurrents ou d’autres personnes mal intentionnées cherchant à accéder à des informations sensibles. La divulgation non autorisée de ces informations peut entraîner des conséquences juridiques et financières graves pour l’entreprise,

• Responsabilité de l’entreprise : Les entreprises ont la responsabilité de protéger les informations sensibles contenues dans les registres légaux, notamment par la mise en place de mesures de sécurité appropriées, telles que des contrôles d’accès, des mesures de cryptage, des politiques de sécurité des données et des protocoles de gestion des informations confidentielles.

Quelles règles de confidentialité faut-il appliquer pour garantir la sécurité des données contenues dans les registres légaux dématérialisés ?

En raison de ces caractéristiques, il est crucial d’appliquer des règles de confidentialité spécifiques aux registres légaux dématérialisés. Cela comprend notamment :

• La restriction de l’accès aux personnes autorisées uniquement,
• L’utilisation de mesures de sécurité appropriées pour protéger les informations,
• La mise en œuvre de politiques de gestion des données,
• La sensibilisation des employés à l’importance de la confidentialité des informations contenues dans les registres légaux.

Pourquoi faut-il se tourner vers des applications innovantes pour optimiser la protection de ses données ?

Dans notre société en constante évolution, les applications font partie intégrante de notre quotidien numérique. Cependant, il est important de noter que certaines applications présentent des limites en matière d’expérience utilisateur, notamment en ce qui concerne la protection des données. Pourtant, selon une étude publiée en 2022 par Cisco, 84 % des entreprises en France considèrent la confidentialité des données comme une nécessité absolue sur le plan commercial.

Le secteur juridique est témoin d’une augmentation croissante du nombre d’applications développées par des legaltechs, qui cherchent à améliorer et à garantir une expérience utilisateur sécurisée grâce à diverses mesures, telles que :

• L’authentification des utilisateurs,
• Le contrôle d’accès aux informations,
• La préservation de l’intégrité des données,
• La confidentialité des informations.

Raison n°2 : mettre en place des systèmes de sécurité adaptés en fonction des utilisateurs

La mise en place d’une gestion efficace des comptes pour accéder aux registres légaux dématérialisés est essentielle pour assurer la sécurité des données. Une gestion plus efficace des comptes permet de mettre en place un système d’authentification et d’autorisation spécifique pour chaque utilisateur. La plupart des applications émergentes développées par les legaltechs offrent la possibilité à chaque utilisateur de bénéficier de niveaux d’accès bien distincts en fonction de son rôle et de ses responsabilités. Par exemple, un avocat peut avoir accès à certaines caractéristiques et à certains documents, tandis qu’un assistant juridique peut se voir attribuer un accès restreint, limité à certaines informations.

Cette approche permet de garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations confidentielles, réduisant ainsi les risques de fuites ou de manipulations non autorisées.

La mise en place d’un système d’authentification fort

Une authentification forte et conforme aux normes technologiques garantit une sécurité renforcée et une protection optimale des données. Par exemple, avec l’utilisation de l’authentification multifacteur (MFA), la vérification à plusieurs niveaux garantit une connexion sûre et fiable.

Le choix d’une authentification conforme aux normes technologiques

On distingue généralement trois types d’authentification : simple, forte et unique.

L’authentification simple repose sur un seul facteur, tandis que l’authentification unique permet une seule identification pour accéder à plusieurs applications informatiques. L’authentification forte  exige, quant à elle, la présence de deux ou plusieurs éléments d’identification différents pour vérifier l’identité d’un utilisateur.

Une authentification conforme aux normes technologiques est un processus d’identification qui répond à des normes en matière de sécurité et de technologies, notamment celles définies par le règlement général sur la protection des données (RGPD), qui est entré en vigueur le 25 mai 2018.

Ceci comprend l’utilisation de protocoles et de techniques reconnus et éprouvés pour assurer l’intégrité, la confidentialité et l’authenticité des informations d’identification. Cette approche permet de s’assurer que l’authentification est fiable, robuste et conforme aux exigences de sécurité actuelles.

Quid de l’authentification multifacteur (MFA) ?

L’authentification multifacteur (MFA) est une méthode de sécurité qui renforce le processus de connexion en exigeant plus d’un facteur d’authentification. L’une des formes courantes de MFA consiste à se connecter à un site et à demander une confirmation avec un code de téléphone .

Dans le contexte des registres légaux dématérialisés, l’utilisation d’une telle authentification revêt une importance particulière. En effet, lorsque vous utilisez cette méthode, après avoir saisi vos identifiants de connexion, le site vous demande de confirmer votre identité en fournissant un code qui vous est envoyé sur votre téléphone. Ainsi, même si un pirate informatique parvient à obtenir les informations d’identification d’un utilisateur, il lui sera extrêmement difficile d’accéder aux registres légaux sans le code de vérification supplémentaire.