En 2024, les nouveautés liées au Guichet unique marqueront une transition significative dans la manière dont les formalités liées aux entreprises seront assurées en France. La fin de l’utilisation de la plateforme d’Infogreffe concernant la réalisation de certaines formalités présage l’ascension du Guichet unique en tant que principale interface pour l’accomplissement et la réalisation des formalités juridiques. Parallèlement, l’essor du Registre national des entreprises renforcera sa position en tant que source centrale et fiable d’informations de toutes les entreprises en France.
Table des matières
Rétrospective : les évolutions du Guichet unique depuis septembre 2023
Depuis septembre 2023, le Guichet unique a connu diverses mises à jour visant à améliorer ses fonctionnalités, notifications, périodes, exigences spécifiques et interface. Ces améliorations ont été mises en place pour rendre l’expérience des utilisateurs plus fluide et transparente. Parmi les changements notables, on compte l’inclusion des bénéficiaires effectifs partants dans les synthèses PDF, des améliorations de l’interface, des mises à jour des exigences spécifiques et la fin du dépôt de formulaires papier à quelques exceptions près.
Les mises à jour récemment effectuées sur la plateforme du Guichet unique
Le Guichet unique des entreprises a récemment bénéficié de mises à jour importantes, améliorant la précision des informations, la flexibilité des utilisateurs et la transparence dans le processus.
Mises à jour de fonctionnalités spécifiques
La synthèse PDF a été mise à jour pour inclure les bénéficiaires effectifs partants, offrant ainsi une vue complète des changements de bénéficiaires effectifs au fil du temps. Cette amélioration permet de mieux suivre et documenter les modifications importantes dans la structure de l’entreprise.
Un problème de non-prise en compte du champ « surface » dans le bloc d’activité de l’entreprise lors d’une demande de régularisation a été corrigé. Désormais, les informations liées à la surface de l’entreprise seront correctement enregistrées et prises en considération.
Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée, offrant la possibilité de modifier la date d’effet d’un document lors des formalités de dépôt d’acte(s). Cela donne aux utilisateurs une plus grande flexibilité pour ajuster les dates d’effet selon les besoins spécifiques de leurs documents.
En outre, les formes juridiques des représentants ont été mises à jour pour refléter avec précision leur statut actuel, assurant ainsi une conformité et une précision accrues dans la documentation.
Un problème d’affichage concernant les coordonnées du déposant dans la synthèse PDF des dépôts d’acte(s) a été corrigé, garantissant que toutes les informations importantes sont correctement représentées.
Enfin, l’affichage de l’onglet relatif au contrat d’appui a été corrigé pour l’une des nouvelles formes juridiques, garantissant une navigation fluide et cohérente dans le système.
Ces mises à jour visent à améliorer l’efficacité et la précision du système pour mieux servir les utilisateurs.
Mises à jour concernant les notifications et la communication aux utilisateurs
Les notifications par courriel ont été actualisées pour faciliter le suivi des changements dans le processus de traitement des formalités. Ces notifications vous permettront de rester informé des évolutions de manière plus claire et en temps réel.
De plus, une note a été ajoutée à la page de dépôt des pièces justificatives. Elle a pour but de clarifier quelles pièces seront transmises par le RNE. Cette précision vous aidera à comprendre plus facilement quelles informations seront partagées dans le cadre de vos démarches administratives. Ces ajustements ont pour objectif de simplifier le processus et de vous offrir une expérience plus transparente.
Mises à jour concernant les périodes et les données supplémentaires
La première modification permet d’élargir la période du premier exercice social jusqu’à 24 mois, offrant ainsi une plus grande flexibilité aux utilisateurs.
De plus, un problème lié à la complétion du volet social de l’entrepreneur en création a été corrigé, assurant un processus plus fluide.
Enfin, il est à présent possible de supprimer une activité ajoutée en création, rétablissant ainsi une fonctionnalité essentielle. Ces améliorations visent à simplifier et à améliorer l’expérience des utilisateurs.
Mises à jour concernant certaines exigences spécifiques
Dernièrement, des mises à jour ont été apportées aux exigences spécifiques du système. Pour les entreprises étrangères sans établissement ni salariés, il est maintenant obligatoire d’indiquer un représentant fiscal si l’entreprise est redevable de la TVA. De plus, les informations de publication légale pour les groupements européens d’intérêt économique (GEIE) sont devenues facultatives, offrant plus de flexibilité aux utilisateurs.
Des corrections ont été apportées, notamment en ce qui concerne l’obligation de fournir un SIREN pour les représentants de personnes morales étrangères en création, simplifiant ainsi le processus. Un message bloquant lié à la détection erronée d’une activité agricole lors de la cessation a été résolu, éliminant ainsi des obstacles inutiles.
Il est également désormais possible d’indiquer la confidentialité des types de pièces jointes qui ne seront pas diffusées par le RNE, renforçant la protection des données sensibles.
Enfin, l’obligation de fournir l’origine des fonds a été rétablie pour les succursales des entreprises étrangères situées en dehors de l’Union européenne et de l’Espace économique européen. Ces ajustements ont pour objectif de garantir la conformité et l’intégrité des données dans le système.
Les optimisations notables concernant l’interface du Guichet unique des entreprises
D’importantes améliorations ont été apportées à l’interface du Guichet unique des entreprises, visant à offrir une expérience utilisateur plus fluide et conviviale.
Tout d’abord, une anomalie d’affichage sur le tableau de bord a été corrigée, permettant à nouveau l’affichage du nom du déposant dans la carte d’un dossier, garantissant ainsi une meilleure lisibilité de l’information.
De plus, la commune de Saint-Flour-l’Étang a été ajoutée, élargissant ainsi la liste des communes disponibles pour une utilisation plus complète du système.
Les synthèses PDF ont également été optimisées. Désormais, le code postal de la commune de naissance des représentants et des bénéficiaires effectifs est inclus dans les synthèses PDF, ce qui renforce la précision des informations fournies.
L’ergonomie de la page des bénéficiaires effectifs a été améliorée, notamment en cas de modification, simplifiant ainsi le processus de gestion de ces données sensibles.
Enfin, les synthèses de cessation ont été mises à jour pour une meilleure cohérence et une compréhension plus claire des informations lors de la cessation d’activités. Ces optimisations ont pour but de rendre l’interface plus efficace et conviviale pour les utilisateurs.
La fin du dépôt de formulaires papier
Le dépôt de formulaires papier n’est plus autorisé, à l’exception de deux cas spécifiques :
- Formalités de modification et cessation d’entreprises étrangères,
- Formalités de création d’associations immatriculées au RCS.
Pour les notaires, cela représente un défi de taille, car leur pratique habituelle consiste à déposer des documents au format papier. Cette habitude résulte du fait qu’ils ils n’étaient auparavant pas tenus de créer un compte Guichet unique, ni à avancer les frais (le greffe émettait une facture avant de finaliser la formalité). Désormais, ils se verront contraints d’utiliser le Guichet unique à partir de 2024, ou de se tourner vers Infogreffe dans la situation actuelle. Ils sont également confrontés à plusieurs défis, dont :
- La signature électronique,
- Les nouveaux modes de paiement (auparavant, le règlement des frais du greffe se faisait par chèque ou facture, mais désormais les notaires sont tenus de créer une carte bancaire),
- L’utilisation de trames (les notaires étaient familiers avec les modèles de documents habituels pour la création ou la modification de sociétés, mais les trames actuelles incluent des éléments statistiques, ce qui rend certains champs peu clairs et difficiles à remplir).
Les autres améliorations apportées à la plateforme de l’INPI
La plateforme de l’INPI a bénéficié de diverses améliorations. La demande de signature de la synthèse liée aux bénéficiaires effectifs est désormais active en cas de modification, améliorant ainsi la sécurité du processus.
De plus, le centre partenaire a été ajouté à la « card » de formalité pour les formalités de modification et de cessation, simplifiant la navigation.
Le caractère obligatoire du numéro de sécurité sociale pour un gérant et associé indéfiniment responsable d’une société civile a été corrigé pour une conformité accrue. Les noms de domaine liés à la société ont été rapatriés sur la page des informations générales pour les personnes morales, facilitant ainsi leur gestion.
Enfin, la possibilité d’indiquer uniquement une année de naissance lors de la réalisation d’une formalité a été ajoutée, en particulier pour les dirigeants nés à l’étranger, offrant plus de flexibilité dans le processus.
Fin de l’utilisation d’Infogreffe pour certaines formalités spécifiques
Pour rappel, une mesure de secours a été mise en place le 29 juin 2023 pour garantir la continuité des services en cas de dysfonctionnements sur la plateforme du Guichet unique. Jusqu’au 31 décembre 2023, les utilisateurs ont la possibilité d’utiliser le site Infogreffe pour effectuer les opérations suivantes :
- Modifications concernant les sociétés civiles, les sociétés libérales, les personnes morales soumises à l’immatriculation au RCS, qui ne relèvent ni des CCI ni des CMA, ainsi que les établissements publics industriels et commerciaux, les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique,
- Radiations pour les sociétés civiles, les sociétés libérales, les personnes morales soumises à l’immatriculation au RCS, qui ne relèvent ni des CCI ni des CMA, ainsi que les établissements publics industriels et commerciaux, les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique (uniquement disponible sur Infogreffe).
En outre, le portail Infogreffe demeure opérationnel pour d’autres formalités spécifiques qui ne sont pas liées à des démarches déclaratives, telles que la déclaration des bénéficiaires effectifs et le dépôt d’actes. À compter de 2024, le Guichet unique deviendra la seule plateforme en ligne autorisée pour toutes ces démarches, simplifiant ainsi le processus pour les utilisateurs.
L’essor du Registre national des entreprises (RNE)
En 2024, le Registre national des entreprises, alimenté directement par le Guichet unique, renforcera son rôle prépondérant dans la gestion des données pour les entreprises. Cette année représente un jalon crucial dans son développement, consolidant sa position en tant que source d’informations centrale pour les entreprises.
À travers des mises à jour fréquentes et une collaboration plus étroite avec d’autres organismes gouvernementaux, le RNE deviendra une ressource incontournable, offrant aux entreprises un accès simplifié et fiable à des informations cruciales pour leurs activités.
Quelles sont les promesses du Guichet unique pour 2024 ?
L’entrée en vigueur du Guichet unique en 2023 a été marquée par des problèmes et des complications. Cependant, des améliorations significatives ont été apportées, avec plus d’un million de dépôts de formalités enregistrés depuis le début de l’année 2023.
Une entrée en vigueur pleine d’incertitudes
L’entrée en vigueur du Guichet unique au 1er janvier 2023 a été marquée par une série de dysfonctionnements et de complications, mettant en lumière les problèmes spécifiques qui ont émergé de cette transition. Cette réforme, prévue dans le cadre de la loi PACTE de 2019, visait à simplifier les formalités liées à la vie des entreprises, mais la réalité s’est avérée bien plus complexe.
Parmi les difficultés qui ont émergé, on peut noter la complexification des procédures, l’obligation de fournir davantage de justificatifs, et une hotline saturée, qui ont entravé la facilité d’utilisation du Guichet unique. De plus, certaines entreprises ont rencontré des problèmes graves, tels que la non-réception du numéro Siret, empêchant le lancement de leur activité, ou des délais considérablement rallongés pour des tâches vitales comme le dépôt des comptes annuels.
Le sénateur du Rhône et de la métropole de Lyon M. Gilbert-Luc DEVINAZ a eu un aperçu concret des défis auxquels les chambres de métiers peuvent être confrontées lors de sa rencontre avec la CMA Auvergne-Rhône-Alpes le 17 février 2023. Il a constaté que les professionnels en charge des entreprises qui rencontraient des problèmes, tels que la non-création d’entreprises, des modifications non enregistrées, ou des fins et cessations non confirmées, étaient sous une pression intense. Cette situation contraste fortement avec des pratiques antérieures bien gérées, et les frustrations des personnes concernées sont palpables.
Les micro-entrepreneurs ont également été affectés par cette transition, avec une augmentation significative du nombre d’étapes et de questions à traiter pour des actions qui étaient auparavant simples et rapides.
Malgré les solutions temporaires mises en place, de nombreux entrepreneurs sont toujours en difficulté. La complexité de cette réforme a mis en lumière des failles dans son protocole d’application, notamment un manque d’implication des parties prenantes et un défaut de démarche participative.
Des améliorations significatives à prévoir par l’INPI ?
Depuis son lancement le 1er janvier 2023, le Guichet unique a connu des améliorations significatives. Initialement limité aux formalités de création d’entreprises, le Guichet unique a été étendu pour inclure toutes les formalités prévues, telles que les créations, les cessations, les modifications de personnes physiques ou de sociétés, ainsi que les dépôts de comptes. Depuis le 30 juin 2023, ces services sont tous disponibles sur le Guichet unique. Pour garantir la sécurité des procédures, des solutions de continuité, telles qu’Infogreffe ou le format papier, restent exceptionnellement ouvertes jusqu’au 31 décembre 2023.
De plus, une nouvelle gouvernance a été mise en place pour le Guichet unique, impliquant étroitement tous les acteurs concernés, y compris les ministères partenaires, les organismes partenaires des formalités, les acteurs de l’assistance, et les utilisateurs, notamment les représentants des entreprises et des mandataires. Cette nouvelle organisation vise à assurer le bon fonctionnement global du Guichet unique, à améliorer en permanence l’expérience des utilisateurs, et à préparer les futures évolutions en collaboration avec l’INPI, l’opérateur du Guichet unique.
Depuis le 1er janvier 2023, le Guichet unique a enregistré plus d’un million de dépôts de formalités, y compris 950 000 créations, 246 000 dépôts de comptes annuels, 90 000 cessations, et 473 000 modifications. Ces chiffres témoignent de l’importance et de l’efficacité du Guichet unique pour simplifier les procédures administratives et améliorer l’accessibilité des services aux entreprises.
Conclusion
En 2024, des ajustements seront apportés au Guichet unique pour améliorer son efficacité, mais ces modifications ne révolutionneront pas son fonctionnement. Bien que des améliorations soient apportées, son utilisation restera complexe en raison des procédures administratives et des exigences légales associées. De plus, il est peu probable qu’Infogreffe, qui était une alternative précédemment utilisée, reste ouvert, ce qui renforcera encore davantage la nécessité d’adapter les pratiques aux nouvelles exigences du Guichet unique.
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