Le rôle du notaire dans l’accompagnement des directions juridiques

Incontournables pour la réalisation de bon nombre d’actes légaux, les notaires peuvent également être sollicités pour un grand nombre de questions d'ordre juridique. Selon un sondage exclusif Harris Interactive pour BFM Business et l'Opinion, plus de sept Français sur 10 sont favorables à un élargissement du domaine de compétence des notaires. Cependant, on constate que l’activité notariale reste assez méconnue en ce qui concerne le droit des sociétés. 

À travers cet article, nous vous proposons d’effectuer un retour sur l’origine du notariat, et d’analyser l’évolution de ses compétences en droit des affaires.

Notaire : un métier qui a traversé le temps !

Bien avant l’ordonnance du 2 novembre 1945 qui édicte les fondamentaux de la fonction notariale, la naissance de la profession remonte à très loin, jusqu’au Bas-Empire Romain pour ainsi dire. À cette époque, on notait déjà la présence d’un grand nombre de  fonctionnaires qui, à l’image des notaires d’aujourd’hui, identifiaient des contrats au nom de l’État. Ce développement de la profession continue avec l’avènement du Royaume de France et il se concrétise par l’ordonnance de Villers-Cotterêts, au Siècle des Lumières. 

                                          Signature d’un acte notarié au Moyen-Âge (source : Bibliothèque Augusta de Pérouse – Italie)

Nous nous retrouvons donc en 2022, face à cet officier public et ministériel chargé d’authentifier les actes pour le compte de ses clients, qui a également un rôle de conservation des actes et de conseil juridique. Or, parfois, le recours à cet officier est obligatoire vis-à-vis de certains actes juridiques, dont ceux publiés au service de la publicité foncière. 

Les actes publiés au service de la publicité foncière : une formalité inhérente au métier de notaire 

Anciennement appelé “la conservation des hypothèques”, le Service de la publicité foncière est un organe administratif et fiscal chargé d’enregistrer des actes qui contiennent le cadastre immobilier. Toute acquisition ou vente d’un bien doit y être publiée. Le notaire est chargé de transmettre une copie de l’acte au service de la publicité foncière, à des fins de conservation. Cette publication est faite par le notaire en cas de démembrement de propriété, de cession, de transmission successorale, ou de donation.

La dématérialisation des actes publiés au service de la publicité foncière 

Il est également important de rappeler qu’initialement, les actes publiés au service de la publicité foncière s’effectuaient de façon physique. Cependant, le décret du 4 mai 2017 a changé la donne, obligeant les notaires à effectuer les dépôts par voie électronique à partir du 1 janvier 2018, notamment pour les attestations immobilières après décès, actes de vente, ou de servitude. Cette dématérialisation a réduit les délais de traitement et a considérablement accru la sécurité des démarches effectuées, ce qui prouve que le Digital constitue bel et bien un levier décisif pour optimiser l’activité des professionnels du droit. 

Le notaire : un conseiller avisé pour les directions juridiques ?

“Les écrits restent. Ceux des notaires vous protègent”

Il est vivement recommandé de recourir à un notaire pour toute transaction ou démarche qui implique un patrimoine important. De ce fait, votre direction juridique se protégera contre l’occurrence de clauses illégales. Pour aller plus loin, nous pouvons également dire que cela vous permettra de vous prémunir contre les transactions menées par des individus dont l’identité n’est pas exacte, ou encore de vous protéger contre les pertes financières ostensiblement causées en cas de méconnaissance d’un texte de loi spécifique à une opération que vous avez mené.

Le rôle du notaire dans la protection présente et future des directions juridiques 

Le rôle des notaires auprès des directions juridiques, à une échelle professionnelle comme privée, n’est pas négligeable. De ce fait, il n’est pas improbable que les notaires aient à résoudre une pluralité de questions susceptibles de se poser par une direction juridique. 

À titre d’exemple, quelques problématiques récurrentes :

• Le régime matrimonial du dirigeant est-il bien adapté ? 
• Quelles procédures faut-il adopter en cas de divorce ?
• Comment organiser la succession du chef d’entreprise ? 
• Que prévoir si ce dernier est hospitalisé ? 

Pour se préparer au mieux à ce type de situations qui sont, par ailleurs, beaucoup plus fréquentes qu’on ne le pense lors d’une vie sociale, le recours à un notaire représente une sage décision. En outre, pour effectuer une transmission de société au bénéfice de ses enfants ou de ses salariés, il est important de se faire accompagner par un notaire qui maîtrisera au mieux la législation en vigueur, à l’instar du pacte Dutreil à l’article 787 B du Code Général des Impôts.

Les questions relatives au domaine de la famille 

Certaines études notariales sont spécialisées en droit de la famille. Le notaire y intervient pour authentifier les actes et contrats passés au sein de la famille. Il établit ainsi les contrats de mariage et/ou les conventions de PACS. Il se charge par ailleurs du changement de régime matrimonial et a un rôle important dans le divorce, notamment pour la liquidation du régime matrimonial et la séparation des biens. Il pourra aussi jouer un rôle de médiateur pour la meilleure gestion du patrimoine familial.

En principe, le recours à ce dernier est inévitable pour tout ce qui a trait aux donations. En vertu de l’article 931 du Code civil, du moment que la donation est contractée par écrit, elle doit être passée devant un notaire, sous peine de nullité. Le calcul et la perception des droits en question seront alors à la charge du notaire. Plus spécifiquement, le notaire devra nécessairement être sollicité pour une donation entre époux, une donation-partage, et/ou une donation de droits immobiliers ou d’immeubles.

Cependant, pour les dons manuels et familiaux de sommes d’argent, le passage par un notaire n’est pas obligatoire. En effet, ces derniers peuvent être formalisés par une simple déclaration : le formulaire n°2735 déposé au service chargé de l’enregistrement du domicile du donataire. Recourir à un notaire pour la réalisation de ces opérations permet malgré tout de rendre ces donations authentiques. Par la même occasion, cela permet aux intéressés d’être conseillés au mieux sur les taxes et impôts à venir. 

De même, aucune obligation de passer par un notaire n’existe pour l’établissement de testaments, néanmoins le passage devant le notaire permet de limiter les risques de conflits en augmentant de la même manière la force probante de l’acte. En outre, le notaire est l’interlocuteur privilégié des successions. Il établit la liste des héritiers ou légataires, recherche les testaments ou donations, répertorie le patrimoine et les dettes pour réaliser le partage en cas de solde positif.

Les questions relatives au domaine de l’immobilier 

Le notaire, en plus d’être spécialiste des actes de famille (donation-partage, donation entre époux, contrat de mariage, succession…), peut analyser le domaine de l’immobilier via plusieurs regards. Ainsi, il maîtrise des sujets qui peuvent varier, tels que l’insaisissabilité des biens immobiliers. Par conséquent, cette large vision lui confère de meilleures connaissances du secteur de l’immobilier, ce qui lui permet d’apporter des conseils avisés aux directions juridiques et de constituer une réelle valeur ajoutée auprès des professionnels du droit. Ainsi, pourrait-il anticiper les problématiques dans lesquelles peuvent se retrouver les directions juridiques, dont la suivante : faut-il financer une acquisition par un emprunt ou un crédit-bail ? 

L’acte authentique du notaire : un gage de qualité supplémentaire ?

Le fait d’effectuer des opérations devant un notaire, même quand cela n’est pas forcément exigé, présente des avantages. En effet, l’acte authentique du notaire a une force de jugement impactante. Grâce à sa vision globale du patrimoine du chef d’entreprise et de toute direction juridique qui s’ensuit, le notaire parvient à proposer les solutions fiscales et juridiques les mieux adaptées. 

La profession de notaires est-elle de plus en plus orientée vers le droit des affaires ? 

Traditionnellement, le notaire est connu pour être spécialisé dans les actes familiaux et dans le secteur de l’immobilier. Cependant, selon Notaires Conseil d’Entreprise (NCE), la profession tend à évoluer de plus en plus pour devenir un interlocuteur privilégié du chef d’entreprise. Il peut apporter des solutions juridiques et fiscales sur-mesure. Certains notaires en sont conscients et n’hésitent pas à se former sur le sujet pour favoriser cette transformation. De ce fait, ils reçoivent des formations mensuelles sur plusieurs problématiques liées au droit des affaires. En ayant accès à une documentation complète et régulièrement mise à jour, les notaires bénéficient donc d’une expertise supplémentaire, qui fera plus d’un heureux au sein des directions juridiques ! 

La rémunération des notaires, vers un rayonnement de la profession ?

Les frais de notaire comprennent les droits (des taxes dues à l’Etat et aux collectivités), les débours (sommes dues à des tiers), et finalement la rémunération en tant que telle du notaire (réglementée par la loi, en fonction des 96 rubriques d’actes existantes). Ainsi, contrairement aux honoraires des avocats qui n’ont ni barèmes, ni fourchettes de prix, et qui sont souvent calculés à l’heure, le notaire se doit de respecter des honoraires réglementés. En effet, en dehors de la rédaction des baux commerciaux ou de consultations juridiques dont la rémunération est libre, ils disposent d’honoraires pouvant être : 

• Soit fixes pour les actes sans enjeux financiers,
• Soit à tarif proportionnel aux montants traités pour le reste. 

Grâce à cette transparence, il est donc possible de prévoir les modalités de paiement des honoraires, avant de se faire assister par ce professionnel du droit. Cela constitue un point particulièrement attractif pour les directions juridiques qui se tournent vers les notaires.

Cap sur 2023 : le transfert vers la compétence notariale dans le cadre des apostilles 

Le décret du 17 septembre 2021 prévoit la mise en place d’une nouvelle procédure qui s’effectuera auprès des notaires, à l’exception des procédures relatives à certains territoires ultra-marins et du cadre des demandes d’entraide en matière pénale. 

En effet, le Conseil Supérieur du Notariat devra, à partir du 1er janvier 2023, tenir un fichier électronique centralisé, enregistrant les apostilles et les légalisations délivrées sous forme dématérialisée. Le futur arrêté du Ministère des Affaires Étrangères et du Ministère de la Justice, auquel renvoie le décret dans son article 15, fixera le montant de ces formalités (jusque-là gratuites) si l’on néglige le coût de l’enveloppe timbrée jointe à la demande matérialisée. 

Cependant, ces rôles d’officier public et d’expert en droit immobilier du notaire, qui font que ce dernier est, in fine, chargé d’authentifier les actes juridiques, ne le mettent pas en concurrence avec les autres professions juridiques, au vu des particularités des situations retrouvées en droit des affaires. 

Conclusion 

Le notaire est chargé de traiter de nombreuses thématiques liées aux directions juridiques. Il apporte notamment ses conseils en droit des sociétés pour des questions de :

• Création de société, transmission, fusion et cession, 
• Cession de fonds de commerce avec une dispense possible d’enregistrement auprès des impôts,
• Déclarations et insaisissabilité,
• Succession,
• Fiscalité,
• Bail commercial (son caractère exécutoire),
• Incidence fiscale, patrimoniale et familiale sur une société, 
• Divorce et impacts sur la société.

Son expertise constitue un appui supplémentaire à destination des directions juridiques qui souhaitent atteindre sereinement leurs objectifs de développement. Alors n’hésitez plus et faites-vous assister par un notaire pour assurer votre développement dans les meilleures conditions !