Le Guichet unique arrive : quels défis pour les professionnels du droit ?

À travers cet article, nous vous livrons toutes les informations essentielles pour identifier et relever les challenges relatifs au Guichet unique !

Recontextualisation : la loi PACTE, le point de départ du Guichet unique

Dans le contexte d’une crise sanitaire et économique enracinée depuis mars 2019, l’article 1 de la loi PACTE promulguée le 22 mai 2019 met en place un Guichet unique pour réaliser toutes les formalités d’entreprise. Son objectif : faciliter les démarches lors de la création d’entreprises, entre autres. 

Cet article est complété par plusieurs décrets d’application, dont le décret n° 2021-300 du 18 mars 2021, publié au Journal officiel le 21 mars 2021. On y retrouve des éléments de réponse quant au fonctionnement du Guichet unique mais aussi aux dépôts de formalités d’entreprises. On y apprend également davantage d’informations concernant les différentes interactions du Guichet unique avec les partenaires de l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), qui ont pour rôle l’examen des demandes : Greffes des tribunaux de Commerce, organismes de sécurité sociale,  chambres de métiers et d’artisanat, mutualité sociale agricole et centres des impôts. 

Ce Guichet unique, géré par l’INPI, constitue un portail unique qui se charge d’orienter les demandes auprès des organismes concernés, pour effectuer les formalités de création, modification ou de cessation d’activité. Cela réduit la diversité des démarches et les abus d’informations requises, et devrait en théorie vous simplifier la vie (sociale soit-elle). 

La date d’entrée en vigueur du Guichet unique est fixée au 1er janvier 2023. 

Une mise en route progressive du Guichet unique : de 2021 à 2023

En avril 2021, la phase 1 est déployée par l’INPI. Cette phase préparatoire consistait à permettre à certains mandataires de déposer des formalités au nom de leurs clients. En juillet 2021, la phase 2 est déployée. Elle ouvre le Guichet unique à tous les mandataires. Puis, début 2022, la phase 3 est déployée : c’est la généralisation de l’accès à toutes les entreprises.

Il y a un mois de cela, il était uniquement possible de réaliser les immatriculations des sociétés sur la plateforme du Guichet unique. À l’heure actuelle, il est possible de réaliser l’ensemble de vos formalités. Cette période transitoire tend à s’estomper de plus en plus rapidement pour entrer définitivement en vigueur au 1er janvier 2023. 

Phase ultime de cette transition : au 31 décembre, lorsqu’Infogreffe clôturera son espace consacré à la saisie des formalités. À compter du 1er janvier 2023, toutes les entreprises devront être immatriculées et réaliser leurs formalités juridiques sur le nouveau Registre National des Entreprises (RNE). Ainsi, il ne sera plus possible de réaliser vos formalités par courrier ou en se rendant physiquement au Centre de Formalités des Entreprises.

Vous l’avez compris : la grande dématérialisation est en marche !

Le RNE : un registre centralisant les informations relatives aux entreprises

Le  RNE, alimenté par le Guichet unique des formalités d’entreprises, succèdera au centre de formalités des entreprises, et remplacera la majorité des registres d’entreprises préexistants dont :

• Le registre des actifs agricoles (RAA), 
• Le répertoire des métiers (RM), 
• Le registre des agents commerciaux, 
• Le registre national du commerce et des sociétés (RNCS).

Cependant, le répertoire national des entreprises n’est pas concerné par ce registre. Sa bonne mise en place sera tenue par l’Institut National de la Statistique et des études économiques et des registres. 

L’accessibilité des données du Registre National des Entreprises

Les données de ce registre seront librement accessibles. Les entreprises pourront avoir connaissance des informations publiées à leur sujet en formulant une demande auprès du Guichet unique électronique, sauf pour tout document comptable couvert par une déclaration de confidentialité.

Concernant l’étendue de la publicité du Registre National des Entreprises, certains organismes auront accès à l’ensemble des informations, dont notamment :

• Les notaires, 
• Les huissiers de justice, 
• Les administrateurs et mandataires judiciaires, 
• Les organismes de sécurité sociale, 
• Les services de l’État, 
• La Direction Générale des Finances Publiques, 
• L’Institut National des Statistiques et des Études Économiques, 
• Le président du Haut Conseil du Commissariat aux comptes. 

Pour le reste des organisations, elles auront accès à certaines informations spécifiques uniquement.

Quelles entreprises devront s’immatriculer au Registre National des Entreprises ? 

Sont concernés par le Registre National des Entreprises : 

• Les agents commerciaux, 
• Les personnes exerçant une activité agricole, 
• Les entreprises étrangères sans établissement stable en France, 
• Les personnes physiques établies en France qui exercent une activité économique professionnelle régulière, 
• Les personnes qui relèvent du secteur des métiers et de l’artisanat. 

Le Registre National des Entreprises concerne également les entreprises déjà tenues de procéder à leur immatriculation au registre du commerce et des sociétés, dont : 

• Les établissements publics à caractère industriel ou commercial (EPIC), 
• Les sociétés commerciales qui ont un siège situé hors de départements Français et qui possèdent cependant un établissement dans un département Français, 
• Les sociétés et groupements d’intérêt économique possédant un siège en département Français qui jouissent d’une personnalité morale, 
• Les commerçants et les personnes physiques.

Le Registre National des Entreprises inclut également les entreprises qui n’avaient pas de registre jusque-là, à l’instar des  professions libérales.

Modalité de fonctionnement du Registre National des Entreprises (RNE)

Les deux décrets du 19 juillet 2022 (n° 2022-1014 et n° 2022-1015) apportent davantage de précisions sur la modalité de fonctionnement du Registre National des Entreprises (RNE). Le premier mentionne les informations, mentions, et pièces qui doivent y figurer, et le second les coûts des formalités pour les entreprises.

De la déclaration des entreprises jusqu’à l’inscription au Registre National des Entreprises au 1er janvier 2023

Le Registre National des Entreprises est intimement lié au Guichet Unique. Nous vous schématisons le tout en trois parties. 

Partie 1 – Le dépôt des déclarations sur le Guichet Unique

Tout commence par le dépôt du dossier de déclaration de création, modification ou de cessation d’entreprise par Internet. 

Partie 2 – Le contrôle des données effectué par les organismes concernés 

L’INPI se chargera par la suite de transmettre votre dossier à l’un des organismes suivants : 

• Les greffes des Tribunaux de Commerce pour les EIRL, les agents commerciaux, et les entreprises commerciales,
• Les caisses de mutualité sociale agricole pour les entreprises agricoles, 
• La chambre des métiers pour les entreprises relatives au secteur de l’artisanat et des métiers. 

Partie 3 – L’inscription au registre national des entreprises 

Une fois ces données validées par les organismes en question, les informations seront inscrites et les pièces déposées au Registre National des Entreprises. 

Les informations et les pièces devant figurer au Registre National des Entreprises

Les actes, informations et pièces que ces entreprises doivent déposer au sein du Registre National des Entreprises incluent notamment :

• Pour les personnes physiques : leur identité, leur adresse, leur nom commercial, le descriptif de leur activité, des précisions sur leur qualité d’artisan si c’est le cas, ainsi que des renseignements relatifs à leurs établissements.

• Pour les sociétés : leur dénomination sociale, leur forme juridique, l’adresse de leur siège social, l’identité de leurs représentants légaux, ainsi que des renseignements sur leurs établissements.

Quelques précisions sur le coût de ces formalités

Ces inscriptions donneront lieu à un paiement de droit. Montant qui s’ajoute à ceux déjà perçus lors de l’accomplissement de la formalité auprès du Registre du commerce et des sociétés.

Les enjeux de la mise en place du Guichet “véritablement” unique pour les professionnels du droit !

Une plateforme centralisée et optimisée ? 

Le 31 décembre 2022, les différents sites des centres de formalité des entreprises vont fermer, faisant ainsi du Guichet, le Guichet véritablement unique à partir du 1er janvier 2023. Il est très avantageux de mettre en place ce Guichet unique. Ainsi, les entreprises n’auront plus l’obligation de s’immatriculer auprès d’un ou parfois deux registres, en fonction des réglementations, de leur activité ou de leur forme juridique. 

Une transition qui s’annonce douloureuse pour les professionnels 

Cependant, toujours est-il que plusieurs dysfonctionnements ont été rencontrés dans l’utilisation de ce Guichet. Le projet de création d’un Guichet unique constitue la première des 23 mesures passées au crible par le comité de suivi et d’évaluation de la loi PACTE, piloté par France Stratégie, qui réunit des parlementaires, partenaires sociaux, professeurs, organismes publics et administrations. Cette primauté structurelle et organisationnelle efface d’ores et déjà le doute concernant la prééminence de ce projet et de son impact sur la profession. 

Dans son troisième et plus récent rapport de septembre 2022, le comité de suivi et d’évaluation de la loi PACTE parlait de 7.500 demandes de formalités reçues par le Guichet en juin 2022, en progression par rapport au début de l’année.

Cependant, et le comité le rappelle bien, avant la mise en place de ce guichet, 70% des formalités étaient effectuées par support papier. Il y a donc une “incertitude sur l’adaptation du guichet aux besoins des usagers”, et l’INPI “continue de signaler des difficultés”.

Le risque est que l’on amorce l’année 2023 avec un Guichet unique en partie inefficace, avec des difficultés pratiques et technologiques non résolues. 

Une inquiétude justifiée ?

Il n’est pas sans risques de vouloir refonder le système de fond en comble. En bref, cela se traduit par une inquiétude très médiatisée dans le monde des professionnels du droit. C’est finalement un système sur lequel se basait une partie importante de l’économie du pays qui est en jeu. Système qui impacte, qu’on le veuille ou non, les opportunités d’embauche, de rachat de sociétés ou de fonds de commerce, l’ouverture de comptes bancaires, votre chiffre d’affaires et celui de vos clients. Par conséquent, cela concerne le monde des affaires dans sa globalité. Sans oublier les implications sur la fiscalité des entreprises qui s’ensuivent dont, la TVA collectée et les cotisations sociales. 

La question du Registre National des Entreprises pose, quant à elle, moins problème, les modalités d’enregistrement et les droits dus étant fixés par décrets. 

Et la dématérialisation dans tout ça ?

Se faire accompagner par un prestataire pour faciliter la transition numérique

Dans un tel contexte, il peut être particulièrement judicieux de se tourner vers un prestataire afin de se faire accompagner dans l’externalisation de vos formalités juridiques. Cela vous protégera des intempéries du Guichet unique et vous permettra de maintenir un excellent niveau de fluidité dans la réalisation de vos formalités juridiques.

Des habitudes encore ancrées dans le format papier

Le Registre National des Entreprises étant réalisé par format numérique, dès lors, la dématérialisation ne sera plus un choix à partir du 1er janvier 2023, mais une obligation. Néanmoins, les chiffres ne jouent pas en cette faveur, du moins, pas encore : 70% des formalités juridiques étaient jusque-là effectuées par support papier. 

Qu’en est-il de ceux parmi la profession qui restent toujours attachés au format manuscrit ? Faire le choix d’un prestataire de confiance permettrait de simplifier leurs démarches juridiques et d’effectuer les formalités légales de leurs clients, dans les meilleurs délais. De sorte à pouvoir se concentrer, in situ, sur leur cœur de métier !