La gestion des registres légaux : comment s’y prendre ? 

Détermination des exigences légales et réglementaires 

Pour déterminer les exigences légales et réglementaires pertinentes, suivez les étapes suivantes :   

1. Identifiez les lois et règlements spécifiques qui s’appliquent à votre industrie (pharmaceutique, agroalimentaire, etc.) et votre entreprise.
2. Établissez une liste complète des obligations légales en matière de registres :

• Le registre unique du personnel : Ce registre est obligatoire dès l’embauche du premier salarié. Cet enregistrement, qu’il soit sous forme papier ou numérique, doit contenir des informations sur tous les employés de l’entreprise. On peut s’appuyer sur les articles L.1221-13 et L.1221-14 du Code du travail. 

• Le registre du CSE (Comité Social et Économique) : La tenue de ce registre est obligatoire à partir de 11 salariés. Il doit contenir une trace écrite des échanges entre les représentants du personnel et l’employeur au sein du CSE. La base juridique est l’article L.2315-22 du Code du travail. 

• Le registre des assemblées : Ce registre doit consigner les procès-verbaux des délibérations tenues lors des assemblées générales de l’entreprise. Les articles R. 223-24 et R.221-3 du Code de commerce en sont les fondements juridiques. 

• Le certificat représentatif de parts sociales : Ce registre est obligatoire si la répartition des parts sociales est spécifiée dans les statuts de la SARL. Dans ce cas, le certificat doit être mis à jour à chaque cession ou création de titres.   

  3. Étudiez les délais de conservation imposés par la loi pour chaque type de document (les registres de titres nominatifs, de mouvements de titres ainsi que les registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la fin de leur utilisation). 

Classification et organisation  

La classification et l’organisation des documents sont des éléments fondamentaux pour garantir la gestion efficace de l’information au sein de toute entreprise. Voici les étapes clés à suivre pour y parvenir : 

• Classification en catégories claires : Tout d’abord, il est essentiel de classer les documents en catégories claires en fonction de leur nature et de leur importance. Identifiez les types de documents les plus courants dans votre entreprise, tels que les contrats, les licences, les rapports financiers, les factures, les correspondances, etc. 

• Système de classement logique : Une fois que vous avez défini les catégories, créez un système de classement logique qui facilitera la recherche et la récupération des documents. Vous pouvez utiliser une numérotation séquentielle ou une nomenclature cohérente basée sur des critères pertinents pour votre entreprise. 

• Règles de nommage pour les documents numériques : Pour les documents numériques, établissez des règles de nommage cohérentes. Cela garantira que chaque document est identifié de manière unique et compréhensible. Par exemple, vous pouvez utiliser une combinaison de date, de nom du document et de numéro de version pour nommer vos fichiers.

En suivant ces étapes, vous créerez un système de classification et d’organisation des documents qui simplifiera la gestion de l’information au sein de votre entreprise. Cela permettra de gagner du temps lors de la recherche de documents, de réduire les erreurs et de faciliter la collaboration entre les membres de votre équipe. Un système bien organisé contribue également à la conformité aux réglementations et aux meilleures pratiques de gestion de l’information. 

Vérification et mise à jour  

La vérification et la mise à jour régulières des registres sont des pratiques cruciales pour maintenir la fiabilité, l’intégrité et la conformité des données au sein de votre organisation. Voici les étapes essentielles pour y parvenir :  

• Planification des audits internes périodiques : Établissez un calendrier pour la réalisation d’audits internes réguliers visant à vérifier la qualité, l’intégrité et la conformité des registres. Ces audits doivent être planifiés à intervalles définis en fonction de la nature de vos activités et des exigences légales applicables. 
• Définition des procédures d’audit : Élaborez des procédures d’audit détaillées qui précisent les étapes à suivre, les critères d’évaluation, et les responsabilités des personnes impliquées dans le processus d’audit. Assurez-vous que ces procédures couvrent tous les aspects nécessaires, y compris la vérification de l’exactitude des données, la conformité aux réglementations et contrats, et la sécurité des informations.

Sécurisation des registres 

La sécurisation des registres est une étape essentielle pour garantir la protection de vos informations sensibles. Pour y parvenir, suivez ces étapes :   

• Mettez en place des protocoles de sécurité stricts pour protéger les registres contre la perte, le vol ou l’accès non autorisé (par exemple : la double authentification), 
• Utiliser des mots de passe forts pour les fichiers numériques et des armoires sécurisées pour les documents papier, 
• Sauvegarder régulièrement les registres numériques dans des emplacements sécurisés. 

Les serveurs de la Papeterie Financière, basés en France, offrent également la possibilité d’utiliser une cote et un paraphe électroniques, ce qui constitue un avantage en termes de sécurité par rapport à d’autres solutions. Dans la version traditionnelle des registres, il est obligatoire d’obtenir une cote et un paraphe, et les greffes apposent leurs sceaux sur la première page pour garantir l’intégrité du registre papier. 

Actuellement, le Code monétaire et financier n’exige plus l’utilisation d’une cote et d’un paraphe, à l’exception de la Papeterie Financière, qui répond aux besoins spécifiques des avocats. Une ligne d’identité numérique a été créée au tribunal de commerce pour attribuer une référence. 

Formation du personnel 

La formation continue du personnel est une composante essentielle de la gestion efficace des registres au sein de votre organisation. Voici comment vous pouvez mettre en œuvre cette démarche :    

• Organisation de formations régulières : Planifiez et mettez en place des sessions de formation régulières pour le personnel chargé de la gestion des registres. Ces formations devraient couvrir les compétences essentielles nécessaires pour maintenir des registres précis, sécurisés et conformes aux exigences légales en constante évolution. 
• Sensibilisation de l’ensemble des employés : Faites en sorte que tous les employés de votre entreprise soient conscients de l’importance de la conformité en matière de registres et des implications légales qui y sont associées. 

La dématérialisation des registres   

Le Code monétaire et financier a introduit la possibilité de digitaliser les registres légaux. Malgré cela, plus de 80 % des registres légaux sont toujours en format papier avec cote et paraphe. Les principales parties intéressées par les solutions de dématérialisation des registres sont les directeurs juridiques, qui sont naturellement attirés par ces options. En revanche, les avocats expriment des réserves quant à la digitalisation, de même que les experts-comptables et les notaires. 

La dématérialisation des registres permet une gestion plus efficace de l’ensemble des registres liés aux sociétés. Par exemple, une direction juridique qui gère les affaires juridiques annuelles de toutes ses filiales nécessiterait au minimum deux registres papier par société gérée. De plus, au moins une assemblée générale extraordinaire doit être enregistrée dans le registre des assemblées, ce qui peut entraîner une volumétrie importante de documents physiques à gérer. La dématérialisation simplifie cette gestion en éliminant le besoin de stockage et de suivi de registres physiques, tout en permettant un accès plus rapide et une meilleure organisation des données juridiques.