Les 5 formalités d’entreprises les plus fréquemment réalisées par les notaires 

Dans le paysage juridique français, le notaire est un professionnel du droit incontournable dans l’exécution de la volonté des justiciables. Toutefois, il est important de ne pas oublier d’accomplir les formalités d’entreprises pouvant en découler ! 

Notaire : un officier public unique 

Pour rappel, le notaire est un officier public chargé d’authentifier les actes en apposant son sceau et sa signature. Les actes alors authentifiés auront la même force qu’un jugement prononcé et devront être conservés pendant 75 ans.  

Les domaines d’intervention du notaire 

Le notaire a un devoir de conseil à l’égard des justiciables dans les nombreux domaines non-exhaustifs suivants. 

En droit de la famille : 

– Les donations entre les époux, les donations d’immeubles et de droits immobiliers et les donations-partages,  

– Les testaments et successions, 

– Les contrats de mariage, 

En droit des affaires : 

– La création de sociétés,  

– Les cessions de fonds de commerce, 

Souvent, ces domaines peuvent nécessiter l’accomplissement de formalités spécifiques : nous vous proposons d’en découvrir quelques-unes dès à présent !   

1. Décès d’un individu lié par un mandat social dans une SCI 

L’article R123-66 du Code de commerce dispose que « Toute personne morale immatriculée demande une inscription modificative dans le mois de tout fait ou acte rendant nécessaire la rectification ou le complément des énonciations prévues aux articles R123-53 du même code », laquelle disposition renvoie aux mentions observables sur l’extrait Kbis. 

Lorsque le notaire prend acte du décès d’un individu lié par un mandat social à une SCI, la tenue de la formalité de changement de gérant est nécessaire. En effet, une société ne peut pas être privée de représentant légal car cette personne représente la société à l’égard des tiers, convoque les assemblées pour se prononcer sur les comptes annuels, et effectue d’autres actions décisives pour l’avenir de l’entreprise. À défaut, il pourrait être nécessaire de saisir le juge afin qu’il nomme un administrateur provisoire en attendant de déterminer un nouveau représentant légal, de façon à ce que la société ne périclite pas.  

2. Décès d’un individu détenteur de parts sociales dans une SCI

Lorsque le notaire prend acte du décès d’un individu détenteur de parts sociales dans une SCI, cela requiert la tenue de formalités de mise à jour des associés. En effet, les ayants droit du défunt vont se substituer à lui dans le capital social de la société, le conjoint survivant bénéficiera de l’usufruit des parts sociales détenues et les héritiers de la nue-propriété des parts sociales, sauf dispositions contractuelles contraires.  

3. Cas d’une donation-partage

Lorsque le notaire reçoit une donation-partage portant par exemple sur la nue-propriété de parts sociales consentie par des parents à leurs enfants, cela requiert la tenue de formalités de mise à jour des associés. En effet, la clé de répartition du capital social s’en trouve modifiée avec l’arrivée de nouveaux associés. Les usufruitiers percevront les fruits de l’exploitation et les nus-propriétaires seront compétents pour décider des modifications statutaires, sauf clause contraire. 

4. Changements liés aux bénéficiaires-effectifs 

Les actes établis devant le notaire au regard de l’article 635 du Code général des Impôts doivent faire l’objet d’un enregistrement auprès de la recette compétente pour être valablement déposés dans le cadre des formalités.  

La mise à jour des associés induit également l’actualisation de la situation des bénéficiaires effectifs. Les bénéficiaires effectifs sont les personnes détenant plus de 25% du capital ou des droits de vote de la société. Le nu-propriétaire peut être bénéficiaire effectif du fait de sa détention en capital, tandis que l’usufruitier peut être bénéficiaire effectif du fait de sa détention de droits de vote entendus au travers de l’affectation du résultat.  

5. Modifications relatives au changement de régime matrimonial 

Lorsqu’un notaire reçoit une demande de modification du régime matrimonial, cela requiert l’insertion d’un avis dans un journal d’annonces dans le ressort du domicile des époux pour faire courir le délai d’opposition. 

Conclusion 

En plus d’être un acteur indispensable pour les transactions immobilières et pour la vente de fonds de commerce, le notaire occupe également un rôle de premier choix dans l’accompagnement des directions juridiques. Son domaine d’intervention devrait continuer de s’élargir dans les temps à venir. En effet, selon Notaires Conseil d’Entreprise (NCE), la profession tend à évoluer de plus en plus. Affaire à suivre, donc !