Dématérialisation des registres : est-ce obligatoire ? Est-ce légal ?

Initié par le décret du 31 octobre 2019, le grand mouvement de dématérialisation des registres sociaux a offert aux sociétés la possibilité de réinventer leurs modes de fonctionnement. Le format numérique, eu égard aux considérations environnementales, sécuritaires et logistiques qui y sont attachées, tend d’ailleurs à devenir un support incontournable pour la tenue de nombreux registres. Pour autant, la dématérialisation demeure aujourd’hui facultative et sa mise en œuvre suppose de respecter un cadre légal strict.

La dématérialisation : pour quelles sociétés et pour quels registres ? 

Depuis son entrée en vigueur le 4 novembre 2019, le décret du 31 octobre 2019 autorise les sociétés commerciales et les sociétés civiles à établir les procès-verbaux de décisions et les registres sur lesquels ils sont conservés sous forme électronique. Peuvent ainsi être tenus de manière dématérialisée :

• Le registre des décisions des associés dans les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite simple, les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés civiles ainsi que le registre des décisions de l’associé unique dans les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée.
• Le registre des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ainsi que le registre de présence à ces conseils dans les sociétés anonymes.
• Le registre des délibérations des assemblées d’obligataires et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital dans les sociétés par actions. 

Sous certaines conditions, le texte permet également aux commerçants qui relèvent du régime fiscal de la micro-entreprise d’établir sous forme dématérialisée le livre des recettes et le registre des achats.

À noter : par exception, avant l’entrée en vigueur du décret du 31 octobre 2019 seules les sociétés par actions simplifiées et les sociétés par actions simplifiées unipersonnelles étaient autorisées à répertorier leurs décisions dans un registre numérique.

La dématérialisation : sous quelles conditions ? 

La valeur légale reconnue aux registres dématérialisés est la même que celle des registres papiers pour autant que deux exigences soient respectées : 

L’utilisation de la signature électronique avancée

Les procès-verbaux consignés dans les registres numériques doivent être certifiés par une signature électronique avancée laquelle, aux termes de l’article 26 du règlement européen 910/2014 du 23 juillet 2014, doit répondre à quatre conditions  :

• Être liée au signataire de manière univoque ;
• Permettre l’identification du signataire ;
• Avoir été créée avec l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
• Être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

À noter : par exception, conformément à l’article R227-1-1 du Code de commerce, les statuts des sociétés par actions simplifiées et des sociétés par actions simplifiées unipersonnelles peuvent prévoir des modalités de signature électronique dont le niveau de sécurité peut différer. S’ils sont silencieux sur ce point, les quatre exigences de la signature électronique avancée s’appliquent à titre supplétif. 

La datation par un moyen d’horodatage

En application des articles R225-20 et suivants du Code de commerce, les procès-verbaux contenus dans les registres dématérialisés doivent être datés de manière électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve.