Conséquences d’une perte d’un registre au format papier

La gestion d’un registre nécessite la réalisation de certaines démarches. Des démarches qui seront cependant alourdies en cas de gestion des registres au format papier. La conservation des registres au format papier implique des consultations uniquement en accès physique et limitée aux heures d’ouvertures. Ce format alourdit donc considérablement la démarche de par ses frais d’envois, délais postaux, mais surtout par les risques de perte qui s’y attachent. La consultation des registres numériques, quant à elle, est beaucoup plus simple, et nous vous la recommandons : si vos clients souhaitent les consulter, vous n’aurez plus besoin de vous déplacer, et le risque de perte des registres y est bien plus réduit, voire inexistant.

Retour sur la législation en vigueur pour la tenue d’un registre légal 

En tant que professionnels du droit, il ne vous échappe pas que l’écrit sous forme électronique dispose de la même force probante que l’écrit manuscrit. Il vous est donc possible de recourir à un archivage externalisé auprès de tiers de confiance, ou de conserver les documents de vos clients dans un fichier électronique dédié, via une solution logicielle spécifique. Depuis le décret du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, procès-verbaux, décisions des sociétés et registres comptables de certains commerçants, la liste des documents sociaux qui peuvent être dématérialisés s’est élargie. Ainsi, il est possible de dématérialiser le registre des délibérations des assemblées d’actionnaires, du conseil de surveillance ou d’administration et des assemblées d’obligataires. Cela est également possible pour le registre des décisions du Président, pour le registre de présence de l’Assemblée Générale, du Conseil d’administration et pour le registre unique du personnel (article L. 1221-14 du Code du travail). Depuis la loi de finances pour 2021, l’article 658 du Code général des impôts modifié autorise l’enregistrement des actes sous seing privé (tels que la modification du capital ou la dissolution de la société), signés électroniquement. Cela a favorisé la dématérialisation des procès-verbaux.

Les délais de conservation des registres légaux

Que ce soit sous forme manuscrite ou dématérialisée, toute entreprise doit conserver les documents primordiaux à son activité pour diverses raisons. Les documents en question serviront de preuve en cas de contrôle de l’administration ou de litige avec un fournisseur, pour être en mesure de prouver l’existence d’obligations ou de droits. Ils permettront aussi de conserver les données et l’historique de l’entreprise qui pourraient se révéler utiles en cas de contentieux. 

En fonction du registre en question, il faut respecter des délais de conservation avant de procéder à la destruction éventuelle des documents périmés le cas échéant. Il faut, à titre d’exemple, conserver les statuts de la société pendant 5 ans après la radiation de cette dernière au registre du commerce et des sociétés. En outre, il faut conserver les registres des procès-verbaux et de titres nominatifs et des changements de titre, pendant 5 ans, et ce d’après l’article 2224 du Code civil. Concernant la gestion du personnel, le registre unique du personnel doit être conservé 5 ans après le départ du salarié. Il est aussi nécessaire de conserver les registres comptables réalisés en inventaire de fin d’année pendant 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice comptable, selon l’article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce. Il est en outre obligatoire de conserver les registres fiscaux pendant 6 ans à compter de la dernière opération qui s’y trouve mentionnée ou de la date d’établissement du document.

Les sanctions pour non-conservation d’un registre au format papier

Mis à part le risque de se retrouver sans preuves en cas de litige, il n’y a pas une seule sanction prédéterminée pour la non-conservation ou perte des registres papiers d’entreprise. De fait, en cas de manquement à ces obligations, des sanctions commerciales, fiscales, voire même pénales, seront envisageables. 

En vertu de l’article 1734 du Code général des impôts, une amende de 10 000 euros est prévue en cas d’absence de transmission des documents demandés dans les délais impartis, de tenue de ces documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. De plus, l’article 1746 du Code général des impôts précise que quiconque constitue un obstacle dans la fonction des agents habilités à constater les infractions à la législation des impôts sera sanctionné par le tribunal correctionnel par une amende de 25 000 euros. En cas de récidive une peine de 6 mois de prison pourra être prononcée. 

Par ailleurs, en application de l’article L. 123-23 du Code de commerce, en cas de non-respect des règles de comptabilité, la société ne pourra plus utiliser sa comptabilité en justice. Elle pourra éventuellement être condamnée pour banqueroute pour tenue de comptabilité manifestement incomplète.

Le registre unique du personnel par établissement depuis l’embauche du premier salarié, doit, à son tour, être méticuleusement tenu sous forme numérique après consultation du comité social et économique. Pourquoi ? La perte de ces registres papiers pourrait entraîner jusqu’à 750 euros d’amende par salarié. De plus, l’employeur qui ne présente pas le DUERP (document unique d’évaluation des risques professionnels) ou le CSE (registres du comité social et économique) plus spécifiquement le registre des questions-réponses pour les entreprises de moins de 50 salariés, encourt une contravention de 450 euros.

Le faux et l’usage de faux constitue un délit pénal et est sanctionné pour une personne physique par 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende. Pour une personne morale l’amende s’élève à 225 000 euros d’amende. La destruction volontaire de pièces comptables ou leur dissimulation est de même sanctionnée par 45 000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement. La fraude fiscale, quant à elle, est sanctionnée par une amende de 500 000 euros et 5 ans de prison.

Quelle stratégie pour une meilleure tenue des registres légaux ?

Vous l’aurez compris, la non-tenue, la mauvaise tenue, ainsi que le non-respect du délai légal de conservation du registre sont susceptibles d’être assimilés à une faute de gestion. Cette faute de gestion pourra engager la responsabilité personnelle du dirigeant. 

Si l’entreprise doit respecter le délai minimal légal, elle pourra les archiver plus longtemps pour éviter les sanctions. Cependant, il est à noter que ces documents contiennent des données personnelles et sont donc soumis au RGPD. Des principes de protection et de limitation de la conservation des données existent et L’article 83.5 du RGPD prévoit une amende administrative à cet effet (elle pourra valoir 20 000 000 euros). Pour les entreprises, cette amende peut s’élever jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial total du dernier exercice. Dans le cadre de registres légaux, la probabilité est faible pour que ces montants soient atteints mais le risque est néanmoins présent.

L’archivage en amont des documents constitue, in fine, la solution à ces problèmes. Il est important de discerner juridiquement les documents qui doivent être conservés sous peine de sanction, de ceux qui ne doivent pas ou plus l’être. Le contexte règlementaire et les contraintes liées à l’archivage font que la solution préconisée par les professionnels du droit est le recours aux registres dématérialisés. Cette tenue leur assure économie et rapidité, et leur évite les pertes liées à la tenue de registres papiers.

Chez LegalVision nous vous accompagnons pour vous assurer l’intégrité des registres de vos clients, qu’ils soient papiers, ou dématérialisés, en vous proposant de nombreux services adaptés à leurs besoins.

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