Dans le domaine des formalités juridiques, la rédaction et la publication des annonces légales sont des étapes cruciales pour officialiser diverses décisions administratives des entreprises : transfert de siège social, changement de statut, modification des dirigeants, etc. Chaque décision significative de la vie d’une entreprise peut nécessiter une annonce légale précise, conforme aux règles en vigueur. Face à ce besoin, LegalVision a entrepris de développer une intelligence artificielle (IA) pour assister les formalistes dans ce processus. Entraînée sur plus de 40 000 annonces légales en deux ans et demi, cette IA est désormais capable de reconnaître, analyser et même rédiger des annonces légales. Cet article retrace ce processus innovant et explore les défis techniques associés à cette avancée.
Table des matières
Étapes de préparation et de publication d’une annonce légale
Avant de se plonger dans les détails techniques, il est essentiel de comprendre les différentes étapes menant à la publication d’une annonce légale :
- Décision de l’entreprise : L’entreprise prend une décision importante, telle qu’un transfert de siège ou une augmentation de capital, qui peut nécessiter une publication.
- Assemblée générale (AG) : Cette décision est soumise à l’approbation des actionnaires ou associés de l’entreprise.
- Procès-verbal (PV) de l’AG : Les décisions validées lors de l’AG sont consignées dans un PV, qui servira de base pour déterminer les annonces légales requises.
- Identification des résolutions nécessitant une annonce légale : Certaines résolutions, comme un changement de siège social, requièrent une publication légale.
- Rédaction de l’annonce légale : Une fois identifiées les résolutions nécessitant une publication, l’annonce légale est rédigée avec les mentions obligatoires.
- Publication de l’annonce : La région de publication, la date, et le coût sont déterminés en fonction des spécificités de l’annonce.
Ces étapes mettent en lumière la complexité de la procédure et la variété des informations nécessaires à chaque annonce. Grâce à l’IA, LegalVision automatise de nombreuses parties de ce processus, en soulageant les formalistes de tâches répétitives tout en garantissant la conformité des annonces.
Identification des résolutions nécessitant une annonce légale
Le premier défi pour l’IA est d’identifier, parmi les résolutions prises en assemblée générale, celles qui nécessitent une annonce légale. Pour cela, l’IA doit être capable de lire et d’interpréter les procès-verbaux des assemblées, des documents souvent longs et structurés de manière variée.
L’IA commence par une lecture du PV pour y identifier les résolutions et les comparer aux textes de loi afin de déterminer si une publication légale est requise. Elle s’appuie sur des grands modèles de langage (LLM), capables de comprendre et d’analyser des phrases rédigées en langage naturel. Cette technologie est cruciale, car le langage des PV n’est jamais uniforme et varie selon le rédacteur ou le type de décision.
Cette étape pose aussi des enjeux de sécurité et de confidentialité : les données traitées par l’IA doivent être stockées et analysées dans des bases de données sécurisées, garantissant la confidentialité des décisions internes de l’entreprise.
LegalVision est en phase exploratoire dans cette étape. Si l’IA a fait des progrès significatifs dans la lecture des PV, les variations de structure et de formulation des PV nécessitent un entraînement constant de l’IA sur une vaste quantité de documents. Les formalistes et les équipes techniques collaborent pour ajuster le modèle afin d’en garantir la fiabilité.
« L’IA nous permet d’automatiser des tâches répétitives et de gérer des annonces légales complexes, comme celles impliquant plusieurs modifications. Toutefois, il est essentiel de garder une supervision humaine, car le traitement d’une annonce a des répercussions réelles sur la vie de l’entreprise. À terme, notre but est de trouver l’équilibre entre automatisation et précision, sans jamais compromettre la rigueur juridique. »
Brice LEGRAND, CTO chez LegalVision
Identification des mentions et rédaction de l’annonce légale
Une fois les résolutions nécessitant une publication identifiée, l’IA doit procéder à la rédaction de l’annonce légale elle-même. Cette tâche, qui paraît simple pour une annonce standard, devient rapidement complexe lorsqu’il s’agit d’annonces aux multiples objets ou impliquant des modifications sur plusieurs éléments.
Dans le cas de modifications simples – comme un transfert de siège social sans autre modification – l’IA utilise un modèle prédéfini. Elle identifie et organise les informations essentielles pour construire l’annonce conformément aux exigences légales. Cependant, lorsque plusieurs modifications sont intégrées, l’IA doit combiner différents modèles et s’assurer de la cohérence du texte. Par exemple, un cas de modifications multiples nécessite une vraie compréhension du contenu, car plusieurs résolutions peuvent affecter les informations à publier.
Un autre aspect important est l’optimisation de la taille de l’annonce. Dans certains cas, les annonces légales sont facturées au caractère. L’IA est donc entraînée à optimiser le texte pour limiter les coûts sans compromettre la clarté ni la conformité de l’annonce.
Les modèles de LLM développés chez LegalVision permettent ainsi une rédaction fluide et précise, avec un apprentissage constant fondé sur les données réelles. Les formalistes restent néanmoins indispensables pour valider la cohérence et la conformité des annonces, en particulier pour les cas complexes où la responsabilité du traitement de l’annonce demeure essentielle.
Publication de l’annonce légale
L’étape finale de la publication rassemble plusieurs vérifications et ajustements. L’IA intervient dans le choix du département et de la date de publication, ainsi que dans l’évaluation du coût de l’annonce.
- Identification du département et choix de la date : En lisant l’annonce finale, l’IA identifie la localisation de l’entreprise et en déduit le département pour la publication. Cependant, lorsque plusieurs départements sont mentionnés, la sélection du bon département peut nécessiter une validation par un formaliste pour éviter les erreurs.
- Calcul du coût de publication : Selon le type d’annonce, l’IA évalue la catégorie de prix appropriée et applique une tarification au caractère si l’annonce comporte plusieurs éléments. LegalVision a ainsi atteint un taux de réussite supérieur à 99 % pour cette étape, grâce à une base de données d’annonces légales enrichie de plus de 100 000 documents. Cette technologie est aujourd’hui utilisée dans le cadre de partenariats avec certains éditeurs, permettant une publication en un clic via les plateformes juridiques partenaires.
L’intelligence artificielle s’impose comme un atout majeur pour les formalistes en automatisant des tâches chronophages et en réduisant les risques d’erreur humaine. Bien qu’elle permette de traiter des annonces légales de plus en plus complexes, le contrôle final par un expert reste essentiel pour garantir la conformité et la précision des informations publiées. L’IA de LegalVision continue d’évoluer, brique après brique, pour alléger le travail des formalistes tout en préservant la sécurité et la rigueur du processus juridique.
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