La transformation digitale revêt une importance capitale pour les directions juridiques qui souhaitent améliorer la qualité de leurs services. Elle permet également de propulser les professions juridiques au premier plan de l’entreprise, instaurant ainsi une véritable collaboration commerciale entre les différentes fonctions. Cette transformation se manifeste à la fois par l’intégration de nouveaux outils technologiques à disposition des juristes et par l’évolution des méthodes de prestation de services adoptées par les directions juridiques.
En outre, le numérique offre de nombreux avantages, tels qu’un gain de temps, une communication plus fluide, un accès simplifié à l’information juridique, la gestion électronique et la dématérialisation des documents, ainsi qu’une optimisation des services fournis aux collaborateurs internes. Toutefois, ces changements de méthodes de travail peuvent susciter certaines réticences. Il est donc essentiel de bien appréhender les apports du numérique et leur mise en œuvre afin de saisir pleinement de quelles manières ils peuvent soutenir les activités des directions juridiques.
Table des matières
Raison n°1 : une hausse significative de la productivité
La digitalisation permet de booster considérablement la productivité des directions juridiques. Des processus RH à la conformité aux normes de sécurité en passant par la sécurisation des contrats, la direction juridique garantit la cohérence de la stratégie de l’entreprise. Cependant, certaines tâches peuvent entraver l’efficacité des juristes et limiter la productivité globale de l’entreprise.
Prenons l’exemple des recherches juridiques et la rédaction de contrats. Ces activités peuvent être digitalisées, voire automatisées, et surtout mutualisées. Grâce à une direction juridique digitalisée, des modèles de contrats standardisés peuvent être facilement échangés et adaptés. Pour y parvenir, il est généralement recommandé d’investir dans les LegalTechs proposant des services de génération automatique de documents. En optant pour ce type d’outils digitaux, vous pouvez accélérer la génération de documents tout en minimisant les erreurs liées aux modèles préexistants. Cela vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur l’aspect essentiel du conseil aux clients concernant les clauses types.
De même, les résultats des recherches juridiques peuvent être centralisés et partagés avec toute l’équipe grâce à des outils numériques dédiés. En se libérant de ces tâches, le juriste peut se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée telles que la supervision des contrats, la gestion des litiges, ou encore le conseil juridique.
Raison n°2 : une meilleure agilité pour faire face aux nouvelles exigences du marché
Dans le domaine juridique, les clients sont de plus en plus exigeants en termes de délais de traitement. Les directions juridiques sont ainsi confrontées à la nécessité d’adopter des méthodes de travail innovantes afin de fournir rapidement des livrables tout en préservant la qualité de leurs services. Pour répondre à ces exigences, la digitalisation joue un rôle crucial.
Tout d’abord, la digitalisation permet aux directions juridiques d’améliorer leur réactivité. Grâce à l’automatisation des processus, les tâches administratives et les flux de travail peuvent être simplifiés et accélérés. Par exemple, la gestion électronique des contrats et des documents permet un accès instantané et sécurisé à l’information pertinente, réduisant ainsi les délais de traitement et les risques d’erreurs (exemples de solutions : DocuSign, PandaDoc, Leeway, DiliTrust ou encore Diligent). Les outils de suivi et de notification automatisés (ContractSafe, Clio…) aident également à respecter les échéances importantes et à prendre des mesures proactives en cas de modifications réglementaires.
En outre, la digitalisation facilite l’adaptation aux nouvelles exigences du marché. Les directions juridiques peuvent utiliser des logiciels de veille juridique et des solutions d’analyse des données pour surveiller les tendances et les changements juridiques (LexisNexis, Westlaw, Thomson Reuters Practical Law, Premonition…). Cela leur permet de rester informées en temps réel des développements pertinents et d’ajuster rapidement leur stratégie et leurs pratiques en conséquence. Par exemple, en identifiant les nouvelles réglementations ou les décisions judiciaires influentes, les directions juridiques peuvent anticiper les risques et conseiller proactivement l’entreprise sur les actions à prendre.
Raison n°3 : une communication externe améliorée
La transformation numérique permet aux directions juridiques d’améliorer leur communication externe en favorisant la collaboration, l’accessibilité à l’information et la réactivité. Les directions juridiques peuvent utiliser des solutions numériques (Diligent Boards en l’occurrence) pour communiquer plus facilement avec les parties prenantes externes, telles que les clients, les cabinets d’avocats et leurs partenaires commerciaux. Les échanges de documents peuvent également être réalisés de manière sécurisée via des portails en ligne, ce qui facilite la collaboration et réduit les délais dans le processus de communication.
Les directions juridiques peuvent configurer des rappels automatiques pour les échéances importantes, les renouvellements de contrats ou les démarches juridiques spécifiques via des outils dédiés (Practical Guidance de LexisNexis, Juro…). Cela garantit une communication proactive et évite les oublis qui pourraient avoir un impact négatif sur les relations et les résultats juridiques.
Les directions juridiques peuvent également utiliser les réseaux sociaux et d’autres canaux numériques pour communiquer avec leurs publics cibles, partager des informations juridiques pertinentes et accroître leur visibilité. Chacune de ces plateformes numériques offrent des opportunités de diffuser des mises à jour, des analyses juridiques et des conseils aux clients, renforçant ainsi la position de la direction juridique en tant qu’expert dans son domaine.
Raison n°4 : Une réduction des coûts
La digitalisation offre aux directions juridiques une opportunité précieuse de réduire considérablement les coûts inhérents à l’impression, à la reproduction et au stockage des documents physiques. En abandonnant les supports papier au profit de documents numériques, les directions juridiques sont en mesure de réaliser des économies substantielles sur les fournitures de bureau, les frais d’archivage et les espaces de stockage physique dédiés à la documentation juridique.
Par ailleurs, la digitalisation permet aux directions juridiques d’accéder rapidement à une vaste gamme de ressources juridiques en ligne. En utilisant des outils numériques tels que des bases de données juridiques, des jurisprudences et des recherches spécialisées, les juristes peuvent effectuer des recherches juridiques plus efficacement. Cela se traduit par une optimisation du temps des juristes, qui peuvent consacrer davantage d’heures facturables à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Raison n°5 : une gestion interne optimisée
Les outils de collaboration en ligne permettent aux membres de l’équipe juridique de travailler ensemble de manière synchronisée, peu importe leur emplacement géographique. Ils peuvent partager des documents, collaborer sur des projets, suivre les modifications et les commentaires en temps réel, ce qui améliore l’efficacité et la productivité de l’équipe. Les solutions numériques offrent des fonctionnalités de communication interne, telles que les messageries instantanées, les forums de discussion ou les outils de visioconférence. Ces outils permettent aux membres de l’équipe de communiquer rapidement, d’échanger des idées, de poser des questions, de partager des informations, ce qui renforce la collaboration et la cohésion au sein de la direction juridique.
Les outils de gestion de projets numériques permettent aux directions juridiques de suivre et d’assigner des tâches, de fixer des échéances, de suivre l’avancement des projets, d’attribuer des responsabilités et de gérer les délais. Cela facilite la coordination et la planification des activités juridiques au sein de l’équipe. La digitalisation permet de briser les silos au sein de la direction juridique en facilitant le partage d’informations et la collaboration transversale entre les différents membres de l’équipe. Cela favorise la transparence, l’efficacité et la prise de décision éclairée.
Quels sont les enjeux des directions juridiques face à la digitalisation de leurs activités ?
Les directions juridiques font face à deux défis majeurs dans le cadre de la digitalisation de leurs activités : d’une part, assurer la formation des collaborateurs, et d’autre part, veiller à la protection des données.
La formation des collaborateurs : une problématique de premier plan
Selon une étude menée par le Cercle Montesquieu, le cabinet CMS Francis Lefebvre Avocats et le cabinet de conseil en management Day One, le budget moyen alloué à la digitalisation des directions juridiques en France est de 97 500 €. Cette étude révèle que 80 % des interrogés ne disposent pas d’un budget spécifique pour la digitalisation de leur direction juridique, et seulement 24 % d’entre eux considèrent l’utilisation des LegalTechs comme un critère important dans le choix de leurs cabinets d’avocats. Cependant, au-delà du budget, il est également essentiel de prendre en compte les aspects liés aux ressources humaines, à la formation et au recrutement.
Cette étude souligne l’importance de développer les compétences nécessaires à l’utilisation des outils de digitalisation. Les pratiques actuelles révèlent que, dans les projets de digitalisation, une part trop importante du budget est consacrée au choix et à la mise en place technique des outils, tandis qu’une part trop faible (voire inexistante) est allouée à la formation concernant leur utilisation. Il est crucial que les entreprises investissent dans la formation aux outils digitaux afin d’éviter le rejet de la part des juristes-utilisateurs qui pourraient ne pas maîtriser correctement ces outils, entraînant ainsi une perte de temps plutôt qu’un gain d’efficacité.
La transformation digitale des directions juridiques ne peut pas être improvisée. Avec l’essor du digital et la crise de 2020, il est crucial d’initier dès maintenant un processus de digitalisation pour maintenir sa compétitivité. À cet égard, différentes solutions alternatives s’offrent aux entreprises, telles que le recrutement d’un Legal Operations Officer ou le choix de l’externalisation, en faisant appel à des entreprises spécialisées.
Le RGPD et la protection des données
La digitalisation des activités implique souvent la collecte, le traitement et le stockage de données personnelles. Les directions juridiques doivent s’assurer que toutes les activités de l’entreprise respectent les principes et les obligations du RGPD. Cela implique d’évaluer les risques associés à la collecte et au traitement des données, de mettre en place des politiques de protection des données, de former le personnel et de veiller à la mise en œuvre de mesures de sécurité appropriées.
La digitalisation peut également accroître les risques liés à la sécurité des données, tels que les cyberattaques, les fuites de données ou les violations de la confidentialité. Les directions juridiques doivent travailler en étroite collaboration avec les équipes informatiques pour mettre en place des mesures de sécurité appropriées, telles que la gestion des accès, le chiffrement des données, la sensibilisation à la sécurité et la réponse aux incidents de sécurité.
L’utilisation d’outils digitaux induit également des collectes de données personnelles dans certaines situations. Cela oblige les entreprises à obtenir un consentement éclairé et spécifique des personnes concernées avant de collecter leurs données personnelles. Ainsi, la transformation digitale des directions juridiques nécessite la mise en place de mécanismes pour recueillir, enregistrer et gérer ces consentements de manière conforme au RGPD. Cela peut impliquer la mise en place de politiques de consentement, de formulaires en ligne, de mécanismes de retrait du consentement, etc.
Conclusion
Il est essentiel pour les directions juridiques de prendre conscience de l’importance de la transformation digitale et d’adopter une approche proactive pour exploiter pleinement les possibilités qu’elle offre. La transformation digitale peut prendre différentes formes en fonction des besoins et des objectifs spécifiques de chaque direction juridique : il peut s’agir de l’adoption de nouveaux outils technologiques, de l’automatisation des processus, de la centralisation des données ou de la formation des équipes à l’utilisation des nouvelles technologies. Chaque direction juridique doit identifier les domaines où une digitalisation stratégique peut apporter le plus de valeur ajoutée.
Enfin, il est important de souligner que la transformation digitale des directions juridiques est un processus continu qui nécessite une adaptation constante aux évolutions technologiques et aux besoins changeants de l’entreprise. Les directions juridiques doivent rester à l’affût des innovations et des tendances émergentes, tout en veillant à maintenir un équilibre entre la technologie et l’humain.
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