Dès lors qu’ils sont appelés à produire des effets juridiques à l’international, la plupart des actes publics français doivent au préalable, à moins d’en être exemptés, faire l’objet d’une légalisation ou d’une apostille. Ces formalités, si elles permettent alors aux autorités étrangères de s’assurer de l’authenticité des documents, s’avèrent cependant longues et obéissent à des règles strictes qui varient selon la nature de ces actes et leur État de destination.
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Rappel du régime juridique de l’authentification des actes publics français destinés à l’étranger
À moins qu’ils ne soient dispensés de toute démarche, pour être opposables à l’étranger, les actes publics français doivent préalablement être légalisés ou apostillés afin que soit attestée la véracité de la signature du document, la qualité de son signataire et, le cas échéant, l’identité du sceau ou du timbre dont il est revêtu. Bien que la légalisation et l’apostille poursuivent alors un même objectif – permettre la circulation internationale des actes publics tout en garantissant un niveau de sécurité juridique maximal – ces formalités doivent, à bien des égards, être distinguées.
Le régime juridique de la légalisation
Au sens de l’article 1er du décret du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises, sauf à être expressément écartée par une convention internationale, la légalisation s’impose pour tous les documents juridiques français destinés à être produits à l’étranger. Cette formalité d’origine coutumière se traduit par l’apposition d’un cachet sur l’acte.
Pour permettre l’authentification d’un acte, la légalisation requiert une double procédure :
- Une première légalisation par le bureau des légalisations du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères qui atteste de la signature de l’acte.
- Une seconde légalisation par l’ambassade ou le consulat de l’État étranger sur le territoire duquel l’acte doit produire ses effets qui certifie le cachet du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères.
Énumérés par l’article 2 du décret du 17 septembre 2021, les actes publics français destinés à une autorité étrangère qui font l’objet de la procédure la légalisation sont :
- Les actes qui émanent des juridictions administratives ou judiciaires, de leurs ministères publics ou de leurs greffes (jugements, Kbis).
- Les actes établis par les huissiers de justice.
- Les actes d’état civil (acte de naissance, acte de mariage ou encore acte de décès).
- Les actes établis par les autorités administratives (diplôme, casier judiciaire, certificat de nationalité).
- Les actes notariés.
- Les déclarations officielles telles que les mentions d’enregistrement, les visas pour date certaine et les certifications de signatures, apposées sur un acte sous seing privé (pouvoir, contrat, statuts de société).
- Les actes établis par les agents diplomatiques et consulaires.
Afin d’être recevables à la formalité de légalisation, les actes publics français doivent au préalable répondre à plusieurs conditions. En fonction du type d’acte, chaque document doit déjà respecter des règles de conformité spécifiques, à titre d’exemple :
- Seul un Kbis original signé au greffe et datant de moins de 3 mois peut être légalisé.
- Seul un acte judiciaire original signé au greffe ou la copie certifiée conforme par le tribunal ayant établi ce document peut être légalisé.
- Seul un acte sous seing privé dont la signature a été certifiée en mairie, par un notaire ou par la Chambre de commerce et d’industrie peut être légalisé.
Enfin, pour faire l’objet d’une légalisation l’acte doit être rédigé en français ou, à défaut, être accompagné d’une traduction simple ou assermentée. Celle-ci doit être effectuée par un traducteur expert agréé par la Cour d’appel. La signature du traducteur doit, selon les cas, finalement être certifiée en mairie, par un notaire ou la par Chambre de commerce et d’industrie.
En France, la légalisation relève aujourd’hui de la compétence de deux autorités : le bureau des légalisations du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères ainsi que la représentation diplomatique ou consulaire de l’État dans lequel l’acte doit être produit. À l’occasion de la réforme de la procédure de légalisation, ces autorités sont cependant amenées à évoluer. Le 1er septembre 2023, moins qu’elle ne s’inscrive dans le cadre d’une demande d’entraide judiciaire en matière pénale ou qu’elle concerne certains actes ou territoires particuliers, il appartiendra alors aux notaires d’accomplir cette formalité.
En France, le tarif actuel est de 10€ par document légalisé, quel que soit le nombre de pages. La formalité de légalisation ayant vocation à être assurée par les notaires dès le 1er septembre 2023, son prix est cependant susceptible d’être modifié.
Le régime juridique de l’apostille
Parce que la légalisation est une procédure complexe qui implique de réaliser plusieurs démarches auprès de diverses autorités, la convention de la Haye du 5 octobre 1961 a entendu simplifier les règles d’authentification. Au sens de ce texte, dès lors qu’un acte public circule entre deux États parties, l’apostille se substitue alors à la procédure de légalisation et seule cette formalité peut être exigée pour attester la véracité de la signature du document. Ratifiée par 90 États, dont la France, et une organisation régionale d’intégration économique en la personne de l’Union européenne, la convention de la Haye constitue depuis la principale exception au principe de légalisation.
L’apostille est une formalité simplifiée et unique par laquelle l’autorité compétente désignée, en France le parquet général de la Cour d’appel, atteste la véracité de l’acte en lui apposant un timbre conforme au modèle annexé à la convention
Seuls les actes publics établis sur le territoire d’un État contractant et qui doivent être produits sur le territoire d’un autre État contractant peuvent faire l’objet d’une apostille. L’article 1 de la convention de la Haye indique que les actes concernés par cette formalité sont :
- Les documents qui émanent d’une autorité ou d’un fonctionnaire relevant d’une juridiction de l’État, y compris ceux qui émanent du ministère public, d’un greffier ou d’un huissier (jugement, extrait Kbis).
- Les documents administratifs (diplôme, casier judiciaire, certificat de nationalité).
- Les actes notariés.
- Les déclarations officielles telles que les mentions d’enregistrement, visas pour date certaine et certifications de signature, apposées sur un acte sous seing privé (pouvoir, contrat, statut de société).
En revanche, sont expressément exclus du bénéfice de cette formalité les documents établis par les agents diplomatiques ou consulaires et les documents administratifs ayant directement trait à une opération commerciale ou douanière. À ce titre, sauf s’ils bénéficient d’une dispense, ces actes doivent être légalisés pour pouvoir être valablement produits à l’étrangers.
Avant de pouvoir être apostillés, les actes publics français sont soumis à des exigences particulières. Ils doivent alors comporter la signature de l’autorité, son sceau et le nom ainsi que la fonction du signataire de l’acte. Les actes doivent également être rédigés en français ou, à défaut, faire l’objet d’une traduction simple ou assermentée par un traducteur agréé par la Cour d’appel dont la signature doit ensuite être certifiée en marie, par un notaire voire par la Chambre de commerce et d’industrie.
À ce jour, l’apostille est délivrée gratuitement en France. Le décret du 17 septembre 2021 qui attribue aux notaires la compétence pour apostiller les actes est cependant susceptible de revenir sur ce principe et, dès le 1er septembre 2023, cette formalité pourrait donner lieu à une redevance.
En France l’apostille est actuellement délivrée par le service apostille du parquet général de la Cour d’appel dans le ressort de laquelle l’acte a été établi. La procédure tend pourtant à être réformée et dès le 1er septembre 2023, hormis les cas où elle concernerait une demande d’entraide judiciaire en matière pénale et où elle impliquerait certains actes ou certains territoires, cette formalité s’obtiendra auprès des notaires.
Les cas de dispense
Si la production d’actes publics nationaux auprès d’autorités étrangères requiert généralement une formalité d’authentification préalable, certains États ont décidé entre eux d’écarter ces procédures pour faciliter la circulation internationale des documents. Dans ces cas, ni la légalisation ni l’apostille ne peuvent être exigées pour attester la véracité de la signature de l’acte, la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou du timbre dont ce document est revêtu.
En France, ces dispenses résultent d’abord du règlement 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif à la simplification des conditions de présentation de certains documents publics dans l’Union européenne. Celui-ci supprime l’exigence de légalisation et d’apostille pour certains documents publics délivrés dans un État membre et destinés à être produits dans un autre État membre, lesquels peuvent alors librement circuler sans qu’aucune démarche préalable ne soit requise.
Elles résultent enfin des conventions bilatérales qui portent dispense de légalisation ou d’apostille pour les actes publics établis dans l’un des deux États et appelés à produire des effets dans l’autre État. La France est partie à plus de 40 conventions de ce type comme, par exemple, la convention franco-congolaise de 1974, la convention franco-nigérienne de 1977, la convention franco-uruguayenne de 1991 ou encore la convention franco-vietnamienne de 1999.
Nouvelle procédure 2023, quels changements pour les formalités de légalisation et d’apostille ?
L’Ordonnance du 4 mars 2020 portant réforme des modalités de délivrance de la légalisation et de l’apostille et dont les modalités ont été précisées par le décret du 17 septembre 2021 réforme les procédures de légalisation et d’apostille. Pour alléger la charge de travail qui incombe aux juridictions, suivre le mouvement de dématérialisation des actes et assurer leur contrôle effectif, elle prévoit alors au 1er septembre 2023 :
- Le transfert aux notaires de la compétence pour délivrer les formalités de légalisation et d’apostille, sauf cas exceptionnels.
- La possibilité de demander la délivrance de la légalisation ou de l’apostille directement en ligne pour les actes établis sous forme électronique.
- La mise en place d’une base de données de signatures publiques.
- La création d’un registre des légalisations et des apostilles dès le 1er janvier 2023.
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