Vous souhaitez sous-traiter une formalité juridique mais avez besoin d’un suivi personnalisé et d’un service adapté ? LegalVision, le cabinet de formalités juridiques en ligne nouvelle génération propose une offre de services sur-mesure à destination des professionnels du droit. Dématérialisez dès maintenant votre chaîne de valeur liée aux formalités et passez à la vitesse supérieure !
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Pourquoi dématérialiser la chaîne de valeur relative à la formalité juridique ?
Une formalité juridique se décompose en plusieurs étapes importantes : la constitution du dossier juridique, la collecte des signatures des parties, le passage d’une annonce légale si nécessaire et enfin la réalisation de la formalité auprès du centre des formalités des entreprises.
Quelle que soit la formalité à réaliser, il est nécessaire de produire un ensemble de documents juridiques que les administrations réclameront. Dans le cadre d’un transfert de siège hors ressort par exemple, vous devrez produire :
- Un exemplaire de la décision de transférer le siège qui prendra le plus souvent la forme d’un procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire
- Les statuts mis à jour
- Une liste des anciens sièges sociaux
- Un pouvoir si vous décidez de passer par un mandataire formaliste
La production de ces documents peut se faire de diverses manières. Certains disposent d’une solution d’édition de documents, tandis que d’autres utilisent des modèles propres à leur structure. Concernant la mise à jour des statuts, celle-ci peut s’avérer délicate, notamment lorsque le document se trouve dans une version ancienne dans un format non éditable. Cette partie de production peut s’avérer chronophage puisque dans la majorité des cas, les dossiers concernent des formalités simples et répétitives.
La seconde partie du processus revient à faire signer les parties. Toujours dans l’exemple du transfert de siège social, vous devrez donc faire signer à votre client le procès-verbal, faire certifier conformes à l’original les statuts mis à jour, etc. Là encore, plusieurs méthodes existent : signature physique en présentiel (bien que réduite depuis la pandémie), signature électronique via des solutions tierces (DocuSign, YouSign, Odoo…) voire un envoi par courrier !
Enfin, la troisième et dernière partie de la chaîne de valeur se trouve à la réalisation de la formalité. Le dépôt de votre transfert de siège social devra être effectué auprès du centre des formalités des entreprises compétent (CCI, CMA, Chambre d’agriculture…). Néanmoins, pour accélérer la procédure et obtenir un extrait KBIS à jour, et en application de l’article R.123-5 du Code de commerce (procédure dite de l’article 3), il est généralement conseillé de passer par les greffes des tribunaux de commerce.
Là encore, plusieurs solutions : déposer matériellement votre dossier auprès du greffe en mains propres, l’envoyer par courrier, ou bien via la plateforme du GIE infogreffe.fr.
Si l’on récapitule : réaliser sa formalité suppose a minima trois étapes, d’utiliser trois solutions logicielles différentes, ou bien bon nombre de déplacements. Au travers ce postulat, LegalVision veut répondre à l’ensemble de ces problématiques. Il ne faut donc pas se restreindre en un mandataire formaliste, mais proposer à nos clients de remonter cette chaîne de valeur liée aux formalités, en proposant une solution complète et 360.
En se connectant sur votre espace LegalVision, vous pourrez donc démarrer votre formalité en commençant par le commencement. Vous allez sélectionner votre opération juridique, compléter un formulaire qui génère, en format éditable vos documents juridiques nécessaires à la constitution du dossier.
Toujours sur votre plateforme, vous déposerez l’intégralité des documents annexes : statuts (que l’on mettra à jour), documents justificatifs (domicile, identité, licences, etc…).
Dans la continuité, et sur demande, nous nous chargeons de collecter électroniquement les signatures des parties en présence. Pour cela, pas d’inquiétude, ces enveloppes sont envoyées en signature avancée au sens de la réglementation eIDAS (voir plus bas) pour répondre aux impératifs juridiques.
Enfin, en un clic, vous pourrez envoyer votre dossier pour réalisation à nos formalistes expérimentés. Chaque étape d’avancée vous sera automatiquement signalée par mail et vous retrouverez vos documents à jour (KBIS, statuts à jour, publication, factures) sur votre espace.
En conclusion, nous avons souhaité répondre à l’intégralité du processus lié à la formalité juridique sur une seule et même interface. Inutile donc de passer plusieurs heures à la réalisation de sa formalité, de souscrire à plusieurs abonnements, et de converser directement avec les administrations. Notre valeur ajoutée : vous dégager du temps.
Quels avantages à la signature électronique ?
Depuis bientôt 4 ans, l’heure est à la digitalisation des cabinets d’avocats et des études notariales. S’il s’agit d’un mouvement progressif, un domaine quant à lui n’est pas en reste : la signature électronique. Fin des courriers papiers, de l’affranchissement, des pertes, bon pour l’environnement, rapidité, gamification client, modernité… bon nombre de raisons sont valables d’opter pour la signature électronique.
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Le cadre des formalités juridiques n’échappe pas à son spectre. En effet, les formalités requièrent toujours la signature de divers documents (procès-verbal d’assemblée générale, statuts, documents annexes, etc.). En préambule, quelques rappels sur la signature électronique :
La valeur de la signature électronique a été consacrée légalement au même rang que la signature manuscrite.
- L’article 1366 du Code civil dispose « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
- L’article 1367 du Code civil dispose « La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte. »
La signature électronique suppose l’usage d’un procédé fiable d’identification qui garantit le lien entre les parties et le document.
La valeur légale de la signature électronique a été renforcée par la réglementation eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) entrée en vigueur le 1er juillet 2016 en remplacement de la directive 1999/93/CE. Elle tend à favoriser le développement des usages numériques en Europe et à faciliter le déploiement en Europe de la signature électronique.
Trois niveaux de sécurité sont définis: simple, avancé et qualifié. Les deux derniers font intervenir un tiers de confiance au sens de la réglementation. En termes de preuve, la signature électronique est fiable devant les tribunaux. Pour autant, l’authentification et l’identification par facteurs vous permettront de renforcer la valeur de votre enveloppe de signature électronique. Dans le cadre d’une signature simple, cela peut constituer à l’envoi d’un code par SMS/mail par le prestataire pour confirmer l’identité du signataire. Dans le cadre d’une signature avancée, il s’agira de confirmer l’identité par la transmission d’une pièce d’identité valide. Enfin, pour une signature qualifiée, un prestataire agréé vous demandera, par visio, de contrôler la validité de la pièce d’identité.
La réalisation des formalités juridiques n’est pas soumise à un niveau de signature en particulier. Il n’est donc pas nécessaire de se soumettre à la signature qualifiée. Pour autant, s’agissant d’actes pouvant entraîner de lourdes conséquences, il peut être préférable d’utiliser des facteurs d’authentification tels que le SMS a minima.
LegalVision s’est approprié la signature électronique depuis son commencement. Nous en avons fait une expertise métier. Au-delà du cadre relatif aux formalités juridiques, nos experts répondent aux demandes de signatures de masse. Aussi, dans le cadre de d’opérations sur le capital, d’émissions d’actions à destination de ses salariés, de nombreuses directions juridiques ont fait appel à nos services pour dématérialiser la collecte de plus de 15 000 signatures destinées à plus de 5000 destinataires. Il s’agira donc dans un premier temps d’auditer l’opération, de matérialiser les templates pour répondre aux exigences que supposent de telles opérations. Dans vos locaux, à distance, selon les fuseaux horaires respectifs, nos équipes démarreront l’envoi de l’ensemble des enveloppes et regrouperont les documents signés en fonction de vos exigences de classement. En cas de problème, les équipes assurent un SAV en français, anglais, portugais et espagnol si nécessaire.
Quelle que soit son utilisation, la signature électronique revêt de multiples qualités. Pour autant, son déploiement, tant en termes de coût que de formation peut s’avérer long et fastidieux. Certaines fonctionnalités peuvent également être méconnues (formulaires, collecte de documents, règlement des notes d’honoraires en ligne). Dans le cadre de vos formalités juridiques, confiez-nous le soin de collecter les signatures de vos clients. Dans le cadre d’opérations plus complexes, gagnez en souplesse et rapidité en faisant appel à nos experts internes.
NB : Depuis le 1er janvier 2021 (suite à l’adoption de la loi de finances du 20 décembre 2020), les services des impôts des entreprises acceptent d’enregistrer les actes signés électroniquement. La réalisation de vos formalités avec enregistrement ne sont plus qu’une simple formalité.
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